Функционально штатная структура организации

Штатное расписание: понятие, составление, образец оформления

[ads-pc-3] [ads-mob-3]

Штатная численность организации и структура закрепляются, как правило, в уставных документах. Это особенно важно при формировании новой экономической структуры, ведь должна быть распланирована как организационная структура управления организацией, так и порядок взаимодействия с подчиненными, причем следует учитывать динамику роста компании с учетом ее расширения.

Если структура организации довольно большая, то органиграмма предприятия может быть разбита отдельно по каждому структурному подразделению.

Не стоит пренебрегать составление данного документа, так как это позволит избежать лишней нагрузки на организацию, как на стадии развития, так и при планировании деятельности уже давно существующей компании.

К тому же внедрение или сокращение отделов может быть жизненно важным мероприятием для сохранения конкурентной способности организации. Если структура и штатная численность закреплена на основании уставных документов, то внесение изменений в первоначальную структуру требуют изменений и самих учредительных документов.

Одним из важных документов, определяющих структуру компании – является штатное расписание, на основании которого осуществляется прием сотрудников в компанию. Он же регламентирует и заработную плату по каждой должностной единице.

Штатное расписание – организационно-правовой документ, устанавливающий количественный и качественный состав работников
предприятия в целом и по каждому из его структурных подразделений. Штатное расписание определяет структуру, численность и должностной состав работников
предприятия с указанием должностных окладов.

Здесь представлен образец оформления штатного расписания на основе унифицированной формы штатного расписания (формы Т-3).

Составляется и утверждается штатное расписание ежегодно по состоянию на 1 января приказом руководителя предприятия. Изменения в штатное расписание
вносятся в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным им лицом.

До 1 января 2013 г. для составления штатного расписания всеми организациями независимо от формы собственности, применялась унифицированная форма
штатного расписания — форма № Т-3, утвержденная Постановлением Госкомстата РФ от 5
января 2004 г.

С 1 января 2013г. формы первичных учетных документов, в том числе и форма Т-3, не являются
обязательными к применению (за некоторым исключением). [2] Тем не менее, многие организации продолжают
использовать в своей работе именно эту форму штатного расписания.

В соответствии с Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (Постановление Госкомстата России
от 5 января 2004 г. № 1), форма Т-3 применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее Уставом
(Положением) и содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве
штатных единиц.

При заполнении графы 4 «Количество штатных единиц» по соответствующим должностям (профессиям), по которым предусматривается содержание
неполной штатной единицы с учетом особенностей работы по совместительству в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, указывается
в соответствующих долях, например 0,25; 0,5; 2,75 и пр.[4]

В графе 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр.» указывается в рублевом исчислении месячная заработная плата по тарифной ставке (окладу),
тарифной сетке, проценту от выручки, доле или проценту от прибыли, коэффициенту трудового участия (КТУ), коэффициенту распределения и пр.

в зависимости от
системы оплаты труда, принятой в организации в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, коллективными договорами, трудовыми договорами,
соглашениями и локальными нормативными актами организации.[4]

В графах 6 — 8 «Надбавки» показываются стимулирующие и компенсационные выплаты (премии, надбавки, доплаты, поощрительные выплаты),
установленные действующим законодательством Российской Федерации (например, северные надбавки, надбавки за ученую степень и пр.

При невозможности заполнения организацией граф 5 — 9 в рублевом исчислении в связи с применением в соответствии с действующим
законодательством Российской Федерации иных систем оплаты труда (бестарифная, смешанная и пр.

Разрабатывая собственную форму штатного расписания, можно взять за основу унифицированную форму Т-3, добавив или удалив часть реквизитов,
учитывая при этом ГОСТ Р 6.30-2003
и ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ, в которой перечисляются обязательные реквизиты первичного учетного документа:

  • наименование и дата составления документа;
  • наименование экономического субъекта, составившего документ;
  • содержание факта хозяйственной жизни;
  • величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
  • подписи, фамилии (с инициалами), а также должности лиц, совершивших сделку, операцию и ответственных за правильность ее оформления, либо лиц, ответственных за правильность оформления
    свершившегося события.

Какая организационно-функциональная структура была на одном из наших предприятий

Структура персонала на работе

За время своей практики финансовым директором, я выработал несколько принципов построения ОФС:

  1. Структура должна быть легкой к восприятию и пониманию.
  2. Структура должна быть максимально приближена к основному бизнес-процессу компании и формироваться слева направо по ходу движения бизнес-процесса.
  3. Структура группируется по «зонам», содержащим вектор целеполагания подразделений.
  4. В ней должны быть указаны все субъекты бизнес-процессов, включая комиссии, группы и советы, которые отсутствуют в штатной структуре, но действуют на постоянной основе и по утвержденным регламентам.
  5. Одинаковые по задачам, функционалу, подчиненности подразделения в ОФС достаточно указывать одним общим подразделением для снижения несущественных деталей картинки.
  6. К каждому элементу структуры, в зависимости от выполняемых им задач можно применить одну базу для распределения его затрат в себестоимость изделий/услуг (об этом речь пойдет в другой заметке). Если таких баз несколько, скорее всего, элемент сформирован некорректно и его необходимо делить.

Эти принципы позволяют легче воспринимать ОФС, строить на ее основе справочники ЦФО для бюджетирования, а для некоторых подразделений это может и поменять ощущение своего предназначения в деятельности компании.

Попытаемся разобраться, как работают эти принципы на примере одного предприятия пищевой промышленности.

Изначально ОФС предприятия выглядела так (см. рис. 1)

Рисунок 1. Прежняя структура (кликните на рисунок, чтобы увеличить)

Кто составляет документ

Из-за постоянно растущей конкуренции на рынке требуется гибкость и оперативность в решении ряда вопросов, данные изменения касаются численности штата и его структуры, поэтому, данный вопрос, как правило, является компетенцией руководителя организации.

Именно он обязан регулировать штат и выстраивать специфику служебных отношений в компании, руководствуюсь финансовым положением, рынком и направлением деятельности. Руководитель отвечает перед учредителями за конечный результат и может совершать без их предварительного разрешения организационные мероприятия.

В большинстве случаев средние и малые организации далеко не всегда используют локально нормативные акты, закрепляющих структуру организации и ее штатную численность. Либо могут применять такие документы в виде схемы, которая определяет иерархию структуры управления организации и служебные связи, как между руководителями, так и исполнителями (подчиненными). Также может быть отдельно выделено каждое структурное подразделение в отдельности.

Функционально штатная структура организации

Схема представляет себе перевернутое двухмерное дерево, которое схематично показывает структуру подчинения сотрудников в виде линейного типа построения. Внутренняя структура может документально не закрепляться в следующих случаях:

  • Организация имеет сложную многомерную структуру.
  • Нет необходимости производить деление персонала на отдельные группы, в связи с тем, что организация веден один род деятельности.
  • Управление и принятие решений осуществляет одно и тоже лицо.
  • Организация относится к малому предпринимательству, в связи с этим разработка и внедрение должностных инструкций сотрудникам будет более рациональным действием.

Содержание документа

Данный документ не имеет установленной унифицированной формы, при его составлении следует придерживаться определенных правил:

  • Содержательная часть документа может быть составлена в виде схемы, текста или таблицы.
  • Определять необходимую численность и формировать требуемую для успешного решения задач предприятия организационную структуру должен либо руководитель, либо директор по персоналу. При этом данное ответственное лицо должно владеть всей необходимой информацией о состоянии рынка, перспективами развития организации и обладать при этом необходимыми знаниями и опытом.
  • Готовый документ необходимо согласовать с руководителями структурных направлений (подразделений).

Документ, определяющий штатную численность и структуру организации, является основой для формирования штатного расписания предприятия.

Как мы ее изменили

Рисунок 2. Новая структура ( кликните на рисунок, чтобы увеличить)

Поясненим по зонам.

«Развитие — кому продаем и что»: Маркетинговая служба (через ассортиментный совет и дегустационную комиссию) определяет, ЧТО будет являться нашим продуктом и КТО будет нашим потенциальным покупателем.

Занимается как развитием нашего продукта под запросы рынка, так и развитием потребителя под новые продукты. Создает дорожную карту, шпаргалку для следующей зоны (продажи): кому какие продукты предлагать в каких ценовых диапазонах.

Это локомотив и навигатор вашего бизнеса, поэтому она и стоит первой в структуре. Если маркетинговая служба не генерирует несколько толковых идей в квартал, то вы как поезд без локомотива – катитесь под уклон, пока он есть.

https://www.youtube.com/watch?v=1V1yWcsg6A0

Ассортиментный комитет и Дегустационная комиссия. Если действует рабочая группа на постоянной основе и ее деятельность регулируется соответствующим регламентом – включайте ее в ОФС обязательно (4 принципа построения ОФС).

Коммерческая служба

«Продажи – сколько и почем»: Коммерческая служба, включающая в себя «продажников» (B2B), отделы постпродажного сопровождения продукции у покупателя для удовлетворенности розничного потребителя, транспортной и складской логистики.

Определяют, КАК ПРОДАВАТЬ: конкретные цены, объемы, условия и т.п. Их политика должна быть направлена на максимально эффективное использование производственных ресурсов компании (об этом часто никто не задумывается, но на производственных предприятиях именно это является их целью).

Они как водитель, который выбирает конкретный маршрут (покупателей) и режим движения – можно ехать на 1 скорости, а можно и на 7 – все зависит от того, как они будут «переключать» коммерческие условия.

«Технология – как сделать»: Технологи решают, КАК ИЗГОТАВЛИВАТЬ продукт: состав, технологическое оборудование, виды работ и специализация персонала. ИТ-служба – обычно это подразделение ставят где-то в конце, подчинение может быть совершенно разным, и их задача видится как «обслуживание» процесса.

Перенеся ИТ-службу в зону технологий, мы акцентируем ее задачи не на «обслуживании», а на разработке и внедрении передовых технологий, позволяющих рутинные процессы и элементарные контрольные операции переложить с сотрудников на софт.

Это очень важный момент, так как результатом от эффективной работы этой службы является кратный рост производительности труда, снижение напряженности труда, качество и скорость получения управленческой информации.

Перестаньте относиться к ИТ-службе как к «обслуге процесса», они – технологи. Только посмотрите на их бюджеты: софт, оборудование. Посмотрите, как они влияют на рабочее время пользователей, в том числе, создают инструменты работы для наиболее высокооплачиваемых сотрудников.

Экономический отдел

«Экономика – сколько заработаем»: Экономисты обсчитывают предложения маркетологов, продажников, технологов, любые рацпредложения. Здесь проверяется ЦЕЛЕСООБРАЗНОСТЬ предложений, их экономический эффект.

Пока расчет экономистов не покажет требуемый результат – все предложения должны оставаться на бумаге. Ни рубля нельзя тратить, ни минуты, на внедрение не просчитанных проектов. На практике, как раз так и происходит. Только после утверждения запускается следующий этап – Снабжение.

Отдел снабжения

«Снабжение – кем, чем, на чем»: Сюда, вместо одной традиционной или закупа, попало сразу три службы: Служба персонала, Служба снабжения и Служба главного инженера. Соответственно, исходя из такого позиционирования (снабжение), у руководителя службы персонала задача не закрывать в течение нормативного срока образовавшуюся «дыру» по уволенному/ушедшему в длительный отпуск сотруднику, а не допускать появления этой дыры.

Работать с персоналом (мотивация, ротация, обучение),  создавать кадровый резерв из потенциальных кандидатов, мониторить рынок труда и т.п. действия, направленные на опережение. Обеспечить производство квалифицированными кадрами к началу каждой смены.

То же и для главного инженера – задача не отремонтировать оборудование в определенный срок, а предоставить производству к началу каждой смены оборудование в рабочем состоянии. У главных инженеров, которым я это говорил (и в пищевом производстве, и в производстве оборудования) был легкий шок – они никогда не смотрели с этой стороны на свою работу.

Другие отделы

Остальные зоны традиционны и расположены по ходу процесса: «Производство», «Качество», «Хозяйство», «Документооборот» — как завершающая и фиксирующая деятельность всей цепочки на бумаге и в регистрах.

Здесь я кратко рассмотрел принципы построения организационно-функциональной структуры. В следующей заметке речь пойдет о том, как к этой ОФС для налаживания горизонтальных связей создать читаемую альтернативу нечитаемым положениям об отделах.

Методические рекомендации по управлению финансами компании

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Юридическая помощь
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock detector