Горячая линия бесплатной юридической помощи:
Москва и область:
Москва И МО:
+7(499)938-71-58 (бесплатно)
Регионы (вся Россия, добавочный обязательно):
8 (800) 350-84-13 (доб. 215, бесплатно)
Какие документы должны выдать при увольнении по собственному желанию: список бумаг и справок, а также образцы документации, которую нужно забрать сотруднику и взять с собой при уходе с работы

Какие документы должен отдать работодатель при увольнении в 2019 году

Краткий перечень бумаг

Каждому увольняющемуся нужно знать, что в любом случае — при расторжении трудового договора по взаимному согласию, по собственному желанию, в порядке сокращения и даже по статье за допущенное серьезное нарушение или дисциплинарный проступок список основополагающих документов неизменен. Любому сотруднику причитаются следующие документы при увольнении от работодателя в 2018 году:

  • расчетный листок;
  • трудовая книжка;
  • медицинская книжка;
  • справка о зарплате по форме 2-НДФЛ;
  • справки о размерах заработной платы;
  • информация о страховом стаже по новой форме СЗВ-М;
  • выписка по форме СЗВ-Стаж;
  • справка-расчет по страховым социальным взносам.

Разберем суть и назначение каждой бумаги.

Документ № 6. Расчетный листок

Расчетный лист — это документ установленного образца, в котором указывается размер зарплаты, аванса, премии и всех удержаний (за испорченный инструмент, в порядке выплаты алиментов и т. п.) из дохода работника, если таковые были ему начислены в законном порядке.

Расчетный лист согласно ТК должен выдаваться дважды в месяц, с авансом и основной частью зарплаты, хотя большинство работодателей в целях снижения бюрократических издержек печатают его только один раз в месяц.

При увольнении, перед выплатой расчета на руки или переводом положенной суммы на банковскую карту бухгалтерия обязана выдать гражданину последний расчетный лист. В нем будет подробно указано, сколько ему причитается заработной платы, и за какой срок работы (включая сверхурочные и другую переработку), какова величина пособия и т. д. Основание  136-я статья Трудового кодекса России.

В расчетном листке вы конкретизируете составные части зарплаты подчиненных (ст. 136 ТК РФ). Здесь же отражаете размер и основания удержаний из выплат, а также общую сумму к выплате.

Расчетный листок вы обязаны выдавать ежемесячно каждому сотруднику независимо от того, просит ли он документ (ч. 1 ст. 136 ТК РФ). При этом неважно, как вы выдаете зарплату — наличными из кассы или перечисляете на счет работника.

Если не выдаете расчетные листки, вас могут оштрафовать. Сумма штрафа для фирмы от 30 000 до 50 000 руб., для бизнесмена — от 1000 до 5000 руб. (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).

Расчетный листок выдавайте на бумаге или по «электронке». Минтруд это разрешает (письмо от 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560). Судьи тоже не видят нарушения в рассылке листков через Интернет (апелляционное определение Красноярского краевого суда от 13.08.

Если выдаете на бумаге, ведите отдельный журнал учета выдачи или просите работников расписываться в отрывной части листка. Трудинспекторы на проверке могут потребовать документ, который подтвердит выдачу расчетных листков.

Копии и выписки, которые могут пригодиться в дальнейшем

Увольнение сотрудника по собственному желанию — наиболее часто встречающийся способ прекращения трудовых отношений. Работнику нужно написать заявление на имя руководителя не позднее чем за две недели до даты предполагаемого увольнения (ст. 80 ТК РФ).

Однако если увольняется руководитель, срок составляет месяц. А вот сотруднику, находящемуся на испытательном сроке, подать заявление о своем увольнении можно за три дня (ст. 71 ТК РФ). Также за три дня оформить заявление могут лица, с которыми трудовой договор заключен на срок менее двух месяцев (ст. 292 ТК РФ), а также те, кто занят на сезонных работах (ст. 296 ТК РФ).

Заявление работник может подать лично либо направить его заказным письмом или иным способом, позволяющим определить факт и дату получения заявления организацией.

Отметим, что в течение двух недель (месяца либо трех дней) сотрудник может отозвать свое заявление и продолжить работу (ст. 80 ТК РФ). Но только если на вакантное место не приглашен другой сотрудник, которому согласно законодательству нельзя отказать в приеме на работу.

Это может быть, например, сотрудник, приглашенный из другой организации в порядке перевода. Ведь с таким сотрудником организация обязана оформить трудовые отношения в течение месяца со дня его увольнения с прежнего места работы (ст. 64 ТК РФ).

На основании заявления работника, которое подписано руководителем организации, сотрудник отдела кадров либо бухгалтер, если на него возложен кадровый учет, оформляет приказ об увольнении по форме № Т-8 . Форма утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

При увольнении по соглашению сторон инициатором расторжения трудового договора может быть как сотрудник, так и работодатель. Особенность процедуры в том, что нужно оформить специальный документ — соглашение.

Например, дополнительно в соглашении можно прописать условие о предоставлении отпуска перед увольнением, порядок выплаты и размер компенсации и т. п. Составляют такой документ в двух экземплярах. Первый — для работника, второй остается у организации.

 Соглашение о расторжении трудового договора

Документ № 2. Трудовая книжка

Трудовая книжка необходима работникам в двух случаях. Первый — при увольнении, чтобы потом отдать новому нанимателю. Второй — для оформления пенсии в ПФР. В остальных случаях трудовые книжки на руки подчиненным не выдавайте (п. 35 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

При увольнении трудовую книжку выдавайте в последний день работы (ст. 84.1 ТК РФ). А по запросу для оформления пенсии — в течение трех рабочих дней (ст. 62 ТК РФ).

Если сотрудник просит трудовую книжку для оформления пенсии, выдайте документ по письменному заявлению.

У подчиненного, который собирается оформлять пенсию, попросите заявление о выдаче трудовой книжки. Здесь же пусть сотрудник напишет: «Трудовую книжку получил», дату, ФИО и проставит свою подпись.

Сообщите будущему пенсионеру, чтобы он вернул книжку в течение трех рабочих дней после того, как ему вернет документ ПФР (ч. 4 ст. 62 ТК РФ).

При увольнении работника внесите в трудовую книжку запись о прекращении трудового договора, попросите работника расписаться. Сведения о работе заверяет кадровик своей подписью. Печать ставьте, если используете ее в работе (приказ Минтруда России от 31.10.2016 № 589н).

Образец трудовой книжки (увольнение по собственному желанию)

Документ № 3. Справка о среднем заработке для расчета пособий

Справка о заработке понадобится сотруднику, чтобы предъявить будущему работодателю. Данные из справки новый работодатель возьмет, чтобы рассчитать больничные, декретные и пособия по уходу за ребенком (п. 2.1 ст. 15 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ, далее — Закон № 255-ФЗ).

Выдайте документ в день увольнения (подп. 3 п. 2 ст. 4.1 Закона № 255-ФЗ). Если за справкой обратился бывший сотрудник, выдавайте документ по заявлению не позднее трех рабочих дней (подп. 3 п. 2 ст. 4.1 Закона № 255‑ФЗ).

Справку заполните по обновленной форме из приказа Минтруда России от 30.04.2013 № 182н (в редакции от 09.01.2017 № 1н).

Укажите в справке:

  • данные о фирме и сведения о сотруднике;
  • выплаты работнику, на которые начисляли соц­взносы за текущий и два предыдущих календарных года;
  • количество календарных дней, исключаемых при расчете пособий (дни болезни, декрета, отпуска по уходу за ребенком).

Необходимо отметить, что физическое лицо, прекращающее свою трудовую деятельность в определенной организации по собственной инициативе, кроме получения основного пакета деловых бумаг, должно получить от руководителя копии и выписки из некоторых документов.

Помните, что выдача документов при увольнении по собственному желанию, необходимых физическому лицу входит в обязанность работодателей. Так какие документы нужно взять при увольнении по собственному желанию, помимо перечисленных в предыдущих разделах?

Статьей под номером 62, входящей в состав Трудового Кодекса Российской Федерации, установлено, что руководитель обязан оформить и выдать, покидающему рабочий пост сотруднику, выписку из трудовой книжки, а также копии следующих документов:

  • приказа, на основании которого физическое лицо было зачислено на работу и приступило к выполнению своих трудовых обязанностей.
  • Приказа о прекращение деловых отношений между сторонами трудового договора.
  • Приказа, содержащего распоряжение о переводе сотрудника на более высокооплачиваемую должность.
  • Приказ, накладывающий на сотрудника определенные санкции за совершение дисциплинарного проступка.

Какие документы должен отдать работодатель при увольнении в 2019 году

ВАЖНАЯ ИНФОРМАЦИЯ! Если у сотрудника возникает необходимость в получении копий или выписок из каких-либо других документов, имеющих отношение к его трудовой деятельности, то работодатель обязан их предоставить.

Таким образом, ознакомившись с текстом данной статьи, вы имеете четкое представление о том, какие документы обязан предоставить работодатель, а какие можно потребовать самостоятельно. Помните также, что документы выдаваемые при увольнении по собственному желанию должны быть снабжены всеми необходимыми печатями, зарегисрированы и иметь исходящие номера.

В случае прекращения трудового договора работодатель оформляет, а сотрудник подписывает соответствующий приказ (распоряжение). При желании работник может получить заверенную копию этого приказа. Для этого нужно обратиться с письменным заявлением к нанимателю (

Работодатель не может отказать сотруднику в выдаче копий документов, связанных с его работой: приказа об увольнении, о приеме на работу, о переводах, о поощрениях и проч. (ст. 62. ТК РФ). Они предоставляются ему бесплатно (письмо Роструда от 20.12.2012 № ПГ/95/8-6-1).

Трудовая

В нее вносится запись с обоснованием об увольнении. Запись заверяется подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек в организации, и печатью компании. Сотрудник также ставит свою подпись в трудовой книжке (). Еще его просят оставить автограф в Книге учета трудовых книжек и вкладышей: это подтвердит факт получения трудовой книжки на руки, и, как следствие, избавит работодателя от возможных претензий.

Если сотрудник не сможет забрать документ в день увольнения, то наниматель направит ему уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Кроме того, сотрудник может подать бывшему нанимателю заявление на выдачу трудовой книжки. И ее вернут в течение трех дней со дня получения «прошения».

Отдельные категории работников должны проходить обязательные медицинские осмотры за счет работодателя (). Данные о прохождении медицинских осмотров подлежат внесению в личные медицинские книжки, оформление и выдача которых осуществляются в соответствии с 

Пока человек трудится на предприятии его медкнижка хранится в отделе кадров компании. При увольнении (расторжении трудового договора) она должна выдаваться работнику, потому что является его собственностью.

Трудовая книжка необходима работникам в двух случаях. Первый — при увольнении, чтобы потом отдать новому нанимателю. Второй — для оформления пенсии в ПФР. В остальных случаях трудовые книжки на руки подчиненным не выдавайте (п. 35 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

При увольнении трудовую книжку выдавайте в последний день работы (ст. 84.1 ТК РФ). А по запросу для оформления пенсии — в течение трех рабочих дней (ст. 62 ТК РФ).

Статья

Если сотрудник просит трудовую книжку для оформления пенсии, выдайте документ по письменному заявлению.

У подчиненного, который собирается оформлять пенсию, попросите заявление о выдаче трудовой книжки. Здесь же пусть сотрудник напишет: «Трудовую книжку получил», дату, ФИО и проставит свою подпись.

Сообщите будущему пенсионеру, чтобы он вернул книжку в течение трех рабочих дней после того, как ему вернет документ ПФР (ч. 4 ст. 62 ТК РФ).

При увольнении работника внесите в трудовую книжку запись о прекращении трудового договора, попросите работника расписаться. Сведения о работе заверяет кадровик своей подписью. Печать ставьте, если используете ее в работе (приказ Минтруда России от 31.10.2016 № 589н).

По российскому законодательству это главный документ, удостоверяющий стаж и опыт работника. В него вносится и далее хранится информация о продолжительности работы гражданина на данном предприятии во всех занимаемых должностях, о предыдущих фирмах и компаниях, где он трудился, о полученных наградах и благодарностях, о взысканиях и выговорах.

Согласно статье 80 ТК России работодатель обязывается выдавать трудовую на руки в день увольнения, в крайнем случае — на следующий день, если увольнение было неожиданным и оформлялось в течение нескольких часов до конца рабочего дня.

Любая задержка в выдаче этого документа  является нарушением и может привести даже к иску в адрес работодателя, т. к. без нее человек не устроится на другую работу. Если он понесет материальный ущерб по причине невозможности оформиться на новом месте из-за отсутствия трудовой, которую задержал работодатель, то суд может принудить последнего к выплате компенсации (основание — статья 234 ТК).

Выдается трудовая только под расписку в получении.

Медкнижка для приема на работу требуется только некоторым категориям трудящихся. В основном это лица, занятые в пищевом производстве, а также продавцы продуктовых отделов и некоторые группы сравнительно редких профессий, для которых необходимо хорошее здоровье и общее самочувствие.

Какие документы должен отдать работодатель при увольнении в 2019 году

В книжке должна быть отметка о приеме сотрудника на конкретную должность. Перевод на другое рабочее место, награды и поощрения, присвоение категории, разряда либо класса обязательно в ней фиксируются.

  • причину разрыва трудовых отношений и ссылку на статью ТК;
  • печать учреждения;
  • подпись директора и инспектора по кадрам.

При получении трудовой на руки сотрудник ставит подпись в личной карточке и в специальной книге учета.

С момента выдачи книжки работник считается уволенным. Если в последний трудовой день сотрудник отсутствует или отказывается получать книжку, то наниматель обязан уведомить его письменно о необходимости забрать документ или предложить выслать его по почте.

Когда наниматель отказывается выдать трудовую, увольняемый имеет право обратиться с жалобой в инспекцию по труду или в суд. За каждый день задержки нанимателю придется выплатить пострадавшему компенсацию в размере его средней зарплаты.

Форма 2-НДФЛ

Информация о доходах с начала года на дату увольнения бухгалтерия предоставляется по запросу сотрудника. В справке указывается заработок за каждый месяц и размер налоговых взносов в бюджет.

По данным формы 2-НДФЛ бухгалтерия рассчитывает налоговый вычет за весь год. Кроме этого, справка о доходах нужна при оформлении кредита, ипотеки или визы для выезда за границу.

Чаще всего справку 2-НДФЛ сотрудники берут, чтобы заявить вычет по НДФЛ в ИФНС или оформить кредит в банке. Еще одна причина — увольнение работника. Выдайте справку  в день увольнения.

В поле «Признак» укажите:

  • 1 — если удержали НДФЛ со всех доходов (п. 2 ст. 230 НК РФ);

  • 2 — если у сотрудника был доход, с которого не удержали налог (п. 5 ст. 226 НК РФ).

Документ № 6. Расчетный листок

В расчетном листке вы конкретизируете составные части зарплаты подчиненных (ст. 136 ТК РФ). Здесь же отражаете размер и основания удержаний из выплат, а также общую сумму к выплате.

Расчетный листок вы обязаны выдавать ежемесячно каждому сотруднику независимо от того, просит ли он документ (ч. 1 ст. 136 ТК РФ). При этом неважно, как вы выдаете зарплату — наличными из кассы или перечисляете на счет работника. Обычно листок выдают в день зарплаты за вторую половину ме­сяца. При увольнении расчетный листок нужно выдать в день увольнения.

Унифицированной формы расчетного листка нет. Бланк компания вправе разработать сама или взять готовый образец из своей бухгалтерской программы. Выбранную форму утвердите приказом. Убедитесь, что в ней есть все необходимые реквизиты: ФИО работника, период начислений, начисленные суммы (оклад, надбавки, премии и др.), удержания (НДФЛ, алименты и т. п.), итоговая сумма к выплате.

Если не выдаете расчетные листки, вас могут оштрафовать. Сумма штрафа для фирмы от 30 000 до 50 000 руб., для бизнесмена — от 1000 до 5000 руб. (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).

Расчетный листок выдавайте на бумаге или по «электронке». Минтруд это разрешает (письмо от 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560). Судьи тоже не видят нарушения в рассылке листков через Интернет (апелляционное определение Красноярского краевого суда от 13.08.12 № 33-6671/2012). Порядок выдачи выберите сами и закрепите в положении об оплате труда или отдельном приказе руководителя (письмо Роструда от 18.03.2010 № 739-6-1).

Если выдаете на бумаге, ведите отдельный журнал учета выдачи или просите работников расписываться в отрывной части листка. Трудинспекторы на проверке могут потребовать документ, который подтвердит выдачу расчетных листков.

Еще три документа при увольнении

О чем справка

Для чего нужна

По какой форме составлять

Что указывать в справке

Справка с места работы

Чаще всего нужна для получения визы

Образец бланка можно взять на сайте визового центра. Но чаще всего можно составить справку в свободной форме на фирменном бланке

Название, адрес и телефон работодателя, должность, доход, стаж сотрудника. Некоторые визовые центры требуют указать, что на время поездки работодатель предоставляет сотруднику отпуск

Справка о среднем заработке для службы занятости

Чтобы служба занятости посчитала пособие по безработице

По рекомендованной форме из письма Минтруда России от 15.08.2016 № 16-5/В-421

Средний заработок за три календарных месяца, предшествующих месяцу увольнения. Считайте заработок в порядке, который установил Минтруд в постановлении от 12.08.2003 № 62

Справка второму родителю ребенка о том, что он не получал пособие

Нужна второму родителю, чтобы получить пособия при рождении ребенка или по уходу за ребенком

В произвольной форме на бланке компании или ИП

Укажите, кому выдали справку и что она подтверждает:
— отец не использует отпуск по уходу за ребенком и не получает пособие по уходу;
— отец не получал пособие при рождении ребенка.
Основание — подп. «в» п. 28, подп.  «ж» п. 54 Порядка, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 23.12.2009 № 1012н

Какие справки выдаются работнику при увольнении в 2018 году? Основной по-прежнему является известная многим справка по форме 2-НДФЛ. Ее оформление обязательно по первому требованию увольняющегося. Основанием для выдачи служит написанное им заявление.

Во многих серьезных организациях (в первую очередь бюджетных) такую справку выдают автоматически. Она требуется в основном для обращения в городскую службу занятости или в налоговую — для получения вычета, если таковой полагается.

Срок оформления справки по форме 2-НДФЛ может составлять до 2 недель.

Документ подтвердит суммы полученных у работодателя доходов, а также удержанного НДФЛ. (

Документ № 3. Справка о среднем заработке для расчета пособий

Эта справка необходима будущим работодателям для расчета выплат по временной нетрудоспособности, беременности и родам, уходу за ребенком.

Бывший наниматель должен выдать сотруднику эту справку без препятствий. Если работник не получит документ в день увольнения, то он может обратиться к работодателю с письменным заявлением. Последний выдаст справку в течение трех дней (ст. 4.1 и 4.3 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ; Приказ Минтруда России от 30.04.2013 № 182н).

Если гражданин после увольнения с работы планирует встать на учет в бюро по трудоустройству, ему потребуется справка о зарплате за последние 3 месяца. На основании ее данных рассчитывается величина пособия по безработице.

При сокращении сотрудника сведения о среднем заработке должны выдаваться в день ухода. Бывший работник также имеет право обратиться за документом, оформив письменный запрос. В течение 3 дней бухгалтерия обязана изготовить и выдать справку на руки. Она составляется в свободной форме или по установленному образцу службы занятости.

Справка о заработке понадобится сотруднику, чтобы предъявить будущему работодателю. Данные из справки новый работодатель возьмет, чтобы рассчитать больничные, декретные и пособия по уходу за ребенком (п. 2.1 ст. 15 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ, далее — Закон № 255-ФЗ).

Выдайте документ в день увольнения (подп. 3 п. 2 ст. 4.1 Закона № 255-ФЗ). Если за справкой обратился бывший сотрудник, выдавайте документ по заявлению не позднее трех рабочих дней (подп. 3 п. 2 ст. 4.1 Закона № 255‑ФЗ).

Какие документы должен отдать работодатель при увольнении в 2019 году

Справку заполните по обновленной форме из приказа Минтруда России от 30.04.2013 № 182н (в редакции от 09.01.2017 № 1н).

Укажите в справке:

  • данные о фирме и сведения о сотруднике;
  • выплаты работнику, на которые начисляли соц­взносы за текущий и два предыдущих календарных года;
  • количество календарных дней, исключаемых при расчете пособий (дни болезни, декрета, отпуска по уходу за ребенком).

«Зарплатные» справки

Здесь в первую очередь имеется в виду «Справка о сумме заработной платы, других выплат и вознаграждений» за 2 календарных года. В нее включаются сведения обо всех доходах, полученных на работе и облагаемых социальными страховыми взносами, за 2 календарных года.

По причине того, что функции ФСС были существенно урезаны, и фактически за фондом осталась только страховка «на травматизм», был изменен ряд формулировок — теперь большая часть информации «по соцстраху» направляется в налоговую.

Данная справка необходима для начисления выплат по нетрудоспособности, т. е. оплаты больничного. Должна быть выдана увольняющемуся в день увольнения. В крайнем случае допустима задержка со стороны работодателя на 3 дня.

Кроме того, по требованию работника может быть выдана общая справка о зарплате за 3 последних месяца. В некоторых случаях она требуется при обращении на биржу труда, особенно если работник был уволен по сокращению, а значит, имеет право на пособие по безработице.

Справка о страховых платежах в Пенсионный фонд, образец

В соответствии со ст. 11 №27-ФЗ, в день ухода наниматель обязан выдавать документ о сумме начисленных с его заработка страховых взносов и прочих вознаграждений, а также сведения об имеющемся стаже.

Форма справки зависит от периода взносов в Пенсионный фонд страхования:

  • до 2014 года – бланки С3В-6-1 и С3В-6-4;
  • после 2014 года – новая форма РСВ-1 (6-й раздел).

ПФ РФ ведет учет всех трудящихся для дальнейшего формирования частей пенсии. Справку готовит бухгалтерия. При ее получении увольняющиеся расписываются в журнале выдачи справок.

Если наниматель отказался предоставить копии запрошенных документов и справки при увольнении или задержал их изготовление, работник может обратиться в инспекцию по труду.

Наниматели обязаны ежеквартально отправлять в ПФ РФ информацию по каждому работнику о размере начисленных взносов с зарплаты и трудовом стаже. На сотрудника, который увольняется в связи с достижением пенсионного возраста, директор направляет в ПФ справку о стаже, а на руки выдает ее копию.

А если ваш работник увольняется в связи с выходом на пенсию, то он также может попросить у вас предоставить сведения о его стаже по форме СПВ-2. Ее надо будет направить в ПФР, а копию передать работнику.

В день увольнения наниматель должен выдать сотруднику документ, который содержит сведения (суммы начисленных страховых взносов на обязательное пенсионное страхование и проч.), направленные работодателем в ПФР за период работы сотрудника в компании (трудовая книжка

Также работник может получить («под роспись») копии его индивидуальных сведений, которые не были представлены компанией в Пенсионный фонд (п. 35 Приказа Минздравсоцразвития России от 14.12.2009 № 987н). Эти сведения работодатель передаст в ПФР в установленные законом сроки.

Документ № 4. Документы персонифицированного учета (СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ, ЕРСВ)

Какие в 2018 году появились новые документы, которые бухгалтерия должна выдавать всем при увольнении? В первую очередь — это документация, связанная с новой формой СЗВ-М. В ней отражаются данные, имеющие значение для пенсионного фонда.

Согласно закону № 27-ФЗ от 1 апреля 1996, начиная с 2017 года, в любой организации обязаны осуществлять выдачу увольняющемуся работнику выписки из формы СЗВ-М, которую, в свою очередь, он ежемесячно подает в ПФР на всех трудящихся у него сотрудников. Выписка делается за последний месяц работы,

Выписка из формы СЗВ-СТАЖ (несмотря на то, что сама форма будет полностью введена в документооборот лишь с 2018 года) должна выдаваться, всем увольняющимся, которые не уходят после увольнения на пенсию.

При увольнении или по просьбе сотрудника вы обязаны передать три документа: СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ и раздел 3 расчета по страховым взносам.

Какие документы должен отдать работодатель при увольнении в 2019 году

Данные персонифицированного учета нужны сотруднику для назначения пенсии. Также работник может запросить сведения, чтобы убедиться, передаете ли вы данные персучета о нем в ПФР.

По запросу работника — в течение пяти календарных дней (абз. 1 п. 4 ст. 11 Федерального закона от 01.04.96 № 27-ФЗ). Тем, кто увольняется, — в последний день работы (абз. 2 п. 4 ст. 11 Закона № 27-ФЗ).

Отчеты СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ сформируйте только на сотрудника, которому выдаете документы. Остальной персонал в выписки из отчетов не включайте (письмо Отделения ПФР по г. Москве и Московской области от 03.04.2019 № В-4510-08/7361).

В форме СЗВ-СТАЖ отразите периоды работы с 1 января 2017 года до дня увольнения или по дату запроса сведений (образец отчета — ниже).

На каждого работника вы заполняете отдельный раздел 3 расчета по взносам. Если работник увольняется в середине квартала, то сформируйте раздел 3 за неоконченный отчетный период. В поле 020 запишите код периода: 21 — для I квартала; 31 — для полугодия; 33 — для 9 месяцев; 34 — для года.

Получите от работника подтверждение того, что он получил персонифицированные сведения. Например, сотрудник может расписаться на ваших экземплярах отчетов. Или заведите отдельный журнал выданных сведений.

Документ № 6. Расчетный листок

Этот документ являет собой выписку из формы «Персонифицированные сведения о застрахованных лицах», раздел 3 или, в случае, если требуются данные по периоду до 2017 года, часть 6 формы РСВ-1. В них вносятся сведения о взносах на социальную страховку, которые работодатель уплачивает за сотрудника (частью зарплаты они не являются). Расчет взносов на соцстрах также должен быть подготовлен ко дню увольнения трудящегося.

Список документов от сотрудника для увольнения

Как известно, прекращать деловые отношения без определенных на это причин, регламентированных законодательными актами, запрещено.

Документы

Поэтому, если открыть Трудовой кодекс Российской Федерации и найти в нем третий пункт 77 статьи, то руководитель организации может обрести полную уверенность в том, что собственное желание работника служит достаточно весомым основанием для увольнения.

СПРАВОЧНАЯ ИНФОРМАЦИЯ!

Для того чтобы разобраться со сроками предоставления документов при расторжении трудового соглашения по собственной инициативе сотрудника, а также другими правилами, относящихся к тому, как это правильно сделать, нужно ознакомиться со статьей под

номером 80

, которая также находится в Трудовом кодексе.

Главным условием, которое необходимо для того, чтобы работник забрал, положенный ему при увольнении список документов, является предварительное получение руководителем некоторых деловых бумаг от него самого.

Таким образом, сначала сотрудник должен предоставить работодателю определенный пакет документов.

Какие документы при увольнении сотрудника по собственному желанию ему нужно иметь на руках:

  • заявление – это основной вид документа, полагаясь на который руководитель имеет право выполнять определенную цепочку действий, необходимую для разрыва трудовых отношений.

    Физическое лицо должно указать в заявлении, что больше не желает трудиться в стенах определенного предприятия, а также написать дату и причину своего ухода.

  • Медицинская справка. В тех случаях, если работник перестает трудиться в организации по причине неудовлетворительного состояния здоровья и пишет заявление с просьбой уйти по собственному желанию, то руководителю нужно будет предоставить справку, взятую в больнице и подтверждающую этот факт.

    На основании этой справки бухгалтерия сможет произвести более корректный расчет денежных выплат. Например, если сотрудника не было на рабочем месте некоторый период времени в течение, которого он находился в больнице, то при наличии подобного справочного документа время отсутствия не будет засчитано как прогул.

    Также, если физическое лицо получило травму во время рабочего процесса или же ухудшение его здоровья напрямую связанно с вредными условиями работы, то предоставив медицинскую справку, свидетельствующую об этом, можно смело рассчитывать на денежную компенсацию со стороны работодателя.

  • Список документов при увольнении по собственному желанию включает также дополнительные бумаги. Имеется ряд определенных причин для увольнения работника, в которых ему по закону полагаются некоторые привилегии.

    Например, если физическое лицо хочет расторгнуть трудовые отношения по причине поступления в высшее учебное заведение, то ему разрешено самостоятельно выбрать дату увольнения и не отрабатывать.

    Таким образом, в зависимости от конкретной ситуации может потребоваться наличие дополнительных документов, служащих основанием для получения льгот, компенсаций, премий или каких-либо привилегий.

Образец заявления об увольнении по собственному желанию.

Далее о том, какие документы выдают при увольнении по собственному желанию.

Иная документация

По особому запросу самого увольняющегося работодатель обязан предоставить ему копии других служебных документов, непосредственно освещающих нюансы его трудовой деятельности. Также правом запросить нижеперечисленные бумаги обладают государственные органы, в некоторых случаях — сотрудники отдела кадров или службы персонала той компании, куда перешел работать уволившийся.

Статья 89 Трудового кодекса прямо указывает на то, что у каждого человека есть право запросить любую свою персональную информацию, которая нашла свое отражение в служебной документации. При этом на руки выдаются копии, оригиналы остаются у работодателя.

Это могут быть:

  • копии производственных актов о произошедшем несчастном случае на производстве;
  • выписки из личного дела;
  • копии приказов о награждениях, поощрениях, переводах на другую должность и/или в другое место;копии приказов о выговорах и взысканиях (хотя они-то редко кому требуются);
  • копии приказов о приеме и увольнении;
  • справки о периодах работы в данной организации;
  • справки о зарплате, в т. ч. обо всех отчислениях и удержаниях, которые делаются из нее на законных основаниях;
  • сведения о штатном расписании организации (документ выдается только в отношении заявителя), и т. д.

Какие документы должны выдать при увольнении по собственному желанию?

Подача физическим лицом всех требуемых для аннулирования трудового соглашения документов, на основании которых руководитель подготавливает все остальные бумаги и в последствие увольняет сотрудника, как правило, еще не является завершающим этапом и не дает право навсегда попрощаться сторонам, чьи деловые отношения были ранее скреплены с помощью договора.

Чтобы окончательно завершить процедуру увольнения, работодатель должен вернуть бывшему работнику все, полагающиеся ему документы. Вот почему важно знать какие документы нужно забрать при увольнении по собственному желанию, а также, какие справки должны выдать при увольнении по собственному желанию.

ВАЖНО! В обязанности работодателя входит оформление далеко не всех документов, которые выдаются при увольнении, некоторые из них сотрудник должен потребовать самостоятельно.

Предлагаем рассмотреть список документов, которые может получить работник непосредственно в день увольнения:

  1. справка 2-НДФНЛ. Данный вид документа выдается для того, чтобы физическое лицо получило информацию о собственных доходах, заработной плате и суммах налогов, выплаченных в страховые организации.

    Справка, оформленная по форме 2-НДФЛ, содержит общие сведения об организации, где ранее работал сотрудник, его фамилию, имя и отчество, а также персональные данные работодателя.

    Главной информацией, которую вмещает в себя справка, являются сведения о некоторых видах доходов, предназначенных государством для ежемесячных вычетов в размере 13%, идущих в налоговую инспекцию, суммы всех остальных налоговых вычетов и их коды, суммарные размеры доходов, вычтенных из заработной платы, а также общая сумма налоговых выплат.

    Подобная справка является очень информативной и важной для различных организаций, предоставляющих кредиты. Поэтому она может пригодиться сотруднику, если он захочет взять в ипотеку недвижимость, либо оформить кредит на любую другую потребность.

  2. Справка 182н/4н. Справка, свидетельствующая о среднем размере заработной платы, ранее оформлялась по форме 4н, но, начиная с 007.2013 года, вступила в силу новая форма документа – 182н.

    Данный вид документа не только вмещает в себя сведения о среднем размере оклада, но и содержит информацию о различных дополнительных выплатах и премиях, которые уволенное лицо получало на протяжении двухгодичного периода, предшествующего году расторжения трудового договора.

    Справка 182н может понадобиться работнику для того, чтобы получить денежное пособие. Например, расчет пособия, выплачиваемого за больничный, производиться именно с помощью данного документа.

    Также справка требуется для получения иных денежных компенсаций, полагающихся в случае болезни или несчастных случаев, беременности или уходе за родственником инвалидом, которые выплачиваются из бюджета фонда социального страхования

    .

  3. Справка о доходах за три месяца. Определенной формы данного документа не имеется, поэтому он должен оформляться в соответствии с требованиями конкретной организации, для которой он требуется.

    Такая справка отражает данные о доходах работника, которые подсчитываются путем суммирования зарплат и всевозможных пособий (с учетом налоговых вычетов), полученных сотрудником за период равный трем месяцам.

    Также отдельно подсчитывается общая сумма налоговых выплат за три месяца и средний оклад сотрудника за этот же период.

    Подобная справка необходима в том случае, если физическое лицо нуждается в социальной защите и претендует на денежную помощь
    .

  4. Трудовая книжка. Данный документ является личной собственностью работника и поэтому работодатель обязан не только его вернуть законному владельцу, но и внести туда соответствующую пометку об увольнении.

    Подобная информационная запись проставляется на основании изданного приказа об увольнении. Трудовая книжка содержит отметку не только с датой зачисления на работу, но и с датой ухода, а также причины увольнения вместе со ссылками на законодательные акты, подтверждающие правомерность прекращения деловых отношений, и номер приказа, послужившего основанием для аннулирования трудового соглашения.

    Руководитель организации обязан отдать, покидающему рабочий пост физическому лицу, его трудовую книжку в день увольнения. Иметь в наличии данный документ необходимо для зачисления на новое место работы, а спустя некоторое время для подсчета размера пенсии.

  5. Документ, содержащий сведения о застрахованном лице, который заполняется один раз в месяц по форме СЗВ-М, принятой с первого февраля 2016 года на основании постановления пенсионного фонда.

    В данную форму руководитель вносит личные данные работника, а также страховой номер его индивидуального лицевого счета, идентификационный номер налогоплательщика, регистрационный номер сотрудника в пенсионном фонде, код причины постановки на учет и некоторые дополнительные данные.

    Подобный вид документа может понадобиться уволенному физическому лицу, для расчета размера его пенсионного пособия. Иногда форма СЗВ-М нужна, ушедшему с работы сотруднику, в качестве доказательства того, что он является добросовестным налогоплательщиком.

ВНИМАНИЕ! Вышеперечисленный список документа не является исчерпывающим. В исключительных случаях у физических лиц, расторгнувших трудовой договор, может возникнуть потребность в получении документа, предоставляющего данные о страховом стаже работника, или же справки, содержащей информацию за отчетный период об индивидуальном учете физического лица в системе государственного пенсионного страхования. Как вариант, сотруднику может даже понадобиться справка об увольнении по собственному желанию.

Такие документы при увольнении сотрудника по собственному желанию бывший работник имеет право потребовать от работодателя в последний день его работы. Они могут быть необходимы при получении налоговых вычетов при покупке недвижимости, при расчете пособий в случае преждевременного выхода на пенсию, а также в некоторых других случаях.

Образец справки 2 НДФЛ.

Форма справки 182н.

Форма справки о доходах за 3 месяца.

Форма СЗВ-М.

Чаще всего работники запрашивают у работодателей справки о зарплате при увольнении. Правда, они бывают нескольких «видов».

Начнем со справки о заработной плате за текущий год и два предшествующих года для расчета соцстраховских пособий (пп. 3 п. 2 ст. 4.1 Закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ). Она составляется по утвержденной форме (Приложение N 1 к Приказу Минтруда от 30.04.2013 N 182н).

Страница

Еще одна «зарплатная» справка, выдаваемая при увольнении, – это справка о среднем заработке для определения размера пособия по безработице. Она может понадобиться тем сотрудникам, которые после увольнения, к примеру, по сокращению штата, предполагают обратиться в службу занятости населения за назначением пособия по безработице (п. 1,2 ст. 3 Закона РФ от 19.04.1991 N 1032-1).

Вместе с другими справками при увольнении по собственному желанию или по иным основаниям работник может запросить форму 2-НДФЛ (п. 3 ст. 230 НК РФ). В ней указываются сведения о доходах работника с начала года по дату его увольнения.

На какие дополнительные документы имеет право увольняющийся

Ст. 84.1 ч. 4 ТК гласит, что нанимателю следует не позднее 3 дней с момента поступления запроса выдать заверенные копии бумаг, касающихся рабочей деятельности заявителя. К ним относятся:

  • приказы о найме на работу, переводе на другую должность, расторжении трудового соглашения;
  • сведения о льготном стаже в связи с вредными факторами;
  • приказы о поощрении или снятии дисциплинарного взыскания;
  • свидетельства о прохождении обязательной аттестации;
  • акты о произошедшем с работником несчастном случае и другие бумаги.

Перечисленные документы при увольнении предоставляются бесплатно в единственном экземпляре 1 раз.

На заверенной копии нужно указывать:

  • пометку «Верно»;
  • должность уполномоченного лица;
  • личную подпись заверителя и ее расшифровку;
  • дату заверения.

Если в запрашиваемой справке имеются сведения о других сотрудниках, нужно сделать из нее выписку. Ксерокопия в данном случае не подходит, поскольку запрещена передача персональных сведений без согласия их владельцев.

Образец

Если сотрудник увольняется, чтобы больше никогда не работать, а лишь пожинать плоды своего труда, то, как будущий пенсионер, он имеет право затребовать сведения, касающиеся собственного трудового стажа, по форме СЗВ-2.

Это одна из форм, которая подается работодателем в Пенсионный фонд России. Основание для подачи — сам факт ухода одного из трудящихся на пенсию, неважно по какой причине — по старости, инвалидности или другой. Она имеет собственный бланк.

Человеку, уходящему на пенсию, по его требованию должны сделать копию с заполненного бланка, оригинал которого отправляется в ПФР.

Штрафные санкции

За халатное отношение к законному праву работника получить при увольнении все полагающиеся документы работодателю — как организации, в целом, так и ее руководителю персонально — могут грозить солидные штрафы.

Так, при задержке дольше положенного времени или невыдачу (что является фактически одним и тем же) всех бумаг Трудовая инспекция вправе выписать юридическому лицу или ИП штраф в размере 30-50 тысяч рублей. Генеральному директору юрлица могут присудить индивидуальный штраф в размере 1-5 тысяч рублей.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Юридическая помощь
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock detector