Горячая линия бесплатной юридической помощи:
Москва и область:
Москва И МО:
+7(499)938-71-58 (бесплатно)
Регионы (вся Россия, добавочный обязательно):
8 (800) 350-84-13 (доб. 215, бесплатно)
Как правильно сшивать и заверять документы для налоговой

Как заверить копии документов для налоговой

Печать

Отметка о заверении копии должна иметь обязательные реквизиты согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016 “Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу.

Таблица 1. Обязательные реквизиты заверенной копии документа

Реквизит

Содержание

Заверительное слово или словосочетание

«Верно» или «копия верная». Допускается использовать специальный штамп

Должность заверителя

Руководитель организации или уполномоченное лицо. Полномочия заверителя, если он не является руководителем указывают в приказе или доверенности

Подпись заверителя

Фамилия и инициалы заверителя

Р.7.09.7-2016 допускает отсутствие расшифровки подписи. Однако негласные правила делового документооборота предписывают обязательно расшифровать ее

Печать

Допускается использовать любую печать, предусмотренную организацией. Главное – наличие на бланке печати обязательных реквизитов в соответствии с ГОСТ Р 51511–2001 “Государственный стандарт Российской Федерации. Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования» (утв. пост. Госстандарта от 25.12.2001 № 573-ст).

Если у ИП печать отсутствует (Федеральный закон от 08.08.2001 № 129-ФЗ не обязывает ИП иметь печать), то достаточно будет только подписи самого индивидуального предпринимателя

Отметка о местонахождении оригинала

Фраза: «подлинник или оригинал документа находится в (у) ООО «ООО» (ИП ФИО)». В основном ставится на копиях трудовых книжек.

Дата

Число, месяц и год выдачи или заверения документа

https://www.youtube.com/watch?v=ytabout

Как известно, с 7 апреля 2015 ООО и АО не обязаны иметь печать. В связи с этим печать организации ставится при наличии. Если печать есть, проставление печати обязательно, так как согласно ГОСТу печать заверяет подлинность подписи должностного лица.

Печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном «МП» — «Место печати». (п. 5.24 ГОСТ Р 7.0.97-2016)

Соответственно на заверенной копии документа печать не должна перекрывать подпись лица, заверившего копию.

Заверительная надпись, которая проставляется на вытребованных ИФНС копиях, состоит из:

  • Фразы «копия верна», «с оригиналом совпадает» или «верно» (проставляется с целью засвидетельствования действительности предоставляемой бумаги).
  • Подпись лица (должностного лица), заверившего копии.
  • Расшифровка подписи с указанием фамилии и инициалов лица, подписавшего документы.
  • Дата заверения копий документов в установленном формате, пример: 01.01.2018.
  • Оттиск печати предприятия (организации) или частного предпринимателя.
Как заверить копии документов для налоговой

Как правило, на крупных предприятиях надпись проставляется в виде штампа, а не пишется от руки

Важно! Если физическое лицо-предприниматель не имеет собственной печати, подача копий без ее проставления допускается и не приведет к признанию заверения «ненадлежащим».

Как заверить копии документов для налоговой

Когда в налоговую инспекцию подается один документ, вся заверительная надпись оформляется прямо на самой копии. Если же документ на нескольких листах, он сшивается. Сшивать пакет необходимо большой иглой, дырки проделывать шилом или дыроколом, дырки не должны задевать текст, и после скрепления должен остаться свободный доступ к полному развороту листов и снятия с них копий, для этого делается две-три дырки с левой стороны на вертикально расположенном листе А4.

Из белой бумаги необходимо сделать прямоугольник размером 6 на 4 сантиметра и приклеить его к прошитой папке так, чтобы узел нитей оказался по центру приклеенного прямоугольника. Концы веревки должны составлять немного больше двух сантиметров.

Заверительная надпись проставляется непосредственно на приклеенном прямоугольнике, на котором также указывается надпись о количестве прошитых и пронумерованных листов (как правило, организации имеют бланки таких заверительных листов).

Важно! Все документы в сшитой папке пронумеровываются. Номеровать необходимо листы, а не страницы, поскольку двусторонняя копия при предъявлении в налоговую не допускается.

Ненадлежащее заверение копий предоставленных в налоговую документов может повлечь за собой наложение штрафа

Если прошивается несколько документов, то также в папку вкладывается опись с указанием количества экземпляров, названий документов и страниц в папке, на которых они расположены.

Также имеет значение расположение на заверительном листе указанных надписей. Так, печать должна задевать подпись, расшифровку подписи и часть фразы о подлинности копии.

Электронные документы

Если при камеральной проверке были потребованы различные документы, то в налоговую инспекцию их можно предоставить следующими способами (подп. 1 п. 2 ст. 93 НК РФ):

  • бумажные заверенные ксерокопии передаются лично налогоплательщиком или через представителя в налоговую инспекцию или заказным письмом по почте (подп. 2 п. 2 ст. 93 НК РФ);
  • в электронной форме по специальному формату и в соответствии с порядком, утвержденным приказом ФНС России от 17.02.2011 № ММВ-7-2/168@;
  • в электронной форме через личный кабинет налогоплательщика;
  • в виде скан-образов по ТКС или через личный кабинет налогоплательщика.

Налогоплательщик сам вправе выбрать, каким способом передавать ему документы по запросам и требованиям налоговиков (письмо ФНС России от 25.11.2014 № ЕД-4-2/24315).

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Налогоплательщики, обязанные сдавать отчетность только в электронном виде, не вправе направлять уведомления о невозможности представления запрашиваемых ФНС документов почтой.

Подробности см. здесь.

Передать налоговикам требуемые документы в безбумажной форме можно по телекоммуникационным каналам связи (ТКС) с применением усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП) через оператора электронного документооборота (ЭДО) или через сайт ФНС России (подробности об этом способе см. по ссылке).

Как получить электронную подпись, узнайте из публикации.

https://www.youtube.com/watch?v=upload

Благодаря такой возможности вы:

  • избегаете технических ошибок благодаря применению электронных форматов;
  • экономите свои ресурсы (не нужно распечатывать документы и приходить в инспекцию или на почту для их передачи (отправки));
  • гарантированно получаете подтверждение доставки документов.

На подготовку и представление документов у вас есть:

  • 5 рабочих дней, если налоговики ждут от вас документы (информацию) о конкретной сделке или контрагенте, в отношении которого проводится проверка;
  • 10 рабочих дней, если документы истребуются в рамках камеральной или выездной проверки в отношении вашей компании.

Отсчет сроков производится со дня получения требования о представлении документов.

При передаче налоговикам скан-образов документов, составленных на бумажном носителе, ориентируйтесь:

  • на абз. 4 п. 2 ст. 93 НК РФ, позволяющей представлять бумажные документы в электронной форме в виде электронных образов документов (составленных на бумаге документов, преобразованных в электронную форму путем сканирования с сохранением их реквизитов);
  • приказ ФНС России от 18.01.2017 № ММВ-7-6/16@, которым утвержден универсальный формат описи для передачи в налоговую сканированных копий документов, позволяющий отправлять налоговикам сканы любых бумаг;
  • письмо ФНС от 09.02.2016 № ЕД-4-2/1984@, в котором отмечена возможность представления в ИФНС любых документов в электронном виде с использованием любого программного обеспечения, если они составлены по установленным ФНС форматам.

Решая вопрос о том, в какой форме представить налоговикам истребуемые документы, не забывайте, что отдельные документы налоговики принимают исключительно в электронной форме. Подробнее об этом узнайте по ссылке.

Современное законодательство позволяет предоставлять по требованию налоговой документы в электронном варианте. Однако необходимо отметить, что оформить их следует как и подаваемые — заверительная надпись на отправленных на электронную почту документах проставляется без исключения.

При этом копия документа подготавливается, распечатывается, визируется, сканируется с заверительными надписями, и только после этого ее можно сдавать инспектору, который готовит соответствующую проверку.

При требовании налоговой инспекции предоставить копии документов необходимо уделить должное внимание их заверению и подготовить пакет должным образом. При многократной подаче документации в налоговую налогоплательщик может сделать заверительный штамп, который сэкономит время и обезопасит от ненадлежащего заверения в виде отсутствия на заверительной надписи какой-либо необходимой информации.

Представление документов на бумажном носителе производится в виде заверенных проверяемым лицом копий (абз. 2 п. 1 ст. 93 НК РФ).

Копия документа – это экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа (п. 23 ГОСТ Р 7.0.8-20131).

Выписка из документа – это копия части документа, заверенная в установленном порядке (п. 26 ГОСТ Р 7.0.8-2013).

Как заверить копии документов для налоговой

Имейте в виду, что в случае необходимости налоговый орган вправе ознакомиться с подлинниками документов (абз. 5 п. 2 ст. 93 НК РФ). Такая необходимость может возникнуть, в частности, в случае обнаружения несоответствия предоставленных сведений и сведений, содержащихся у налоговой, а также в случае сверки копий документов с их ­подлинниками (письмо Минфина РФ от 11.01.2009 № 03-02-07/1-1).

Заверяем копии

Заверенная копия документа – это копия, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость (п. 25 ГОСТ Р 7.0.8-2013).

При заверении соответствия копии документа ниже реквизита «Подпись» проставляют (п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-20032):

  • заверительную надпись «Верно»;
  • должность лица, заверившего копию;
  • личную подпись;
  • расшифровку подписи (инициалы, фамилию);
  • дату заверения.

Образец заверения см. в Примере 1.

Обратите внимание: налоговики не могут требовать нотариальное удостоверение копий документов (абз. 2 п. 2 ст. 93 НК РФ).

Чиновники в письмах ФНС России от 13.09.2012 № АС-4-2/15309@ и Минфина России от 07.08.2014 № 03-02-РЗ/39142 (направлено ­письмом ФНС России от 29.08.2014 № АС-4-2/17341) разъяснили порядок заверения многостраничных документов.

При прошивке многостраничного документа необходимо:

  • обеспечить возможность свободного чтения текста каждого документа;
  • исключить возможность механического расшития подшивки;
  • обеспечить возможность свободного копирования каждого отдельного листа документа;
  • осуществить последовательную нумерацию всех листов в подшивке и при заверении указать общее количество листов в подшивке (кроме отдельного листа, содержащего заверительную надпись).

 Как представить документы по требованию налоговой инспекции

На оборотной стороне последнего листа (либо на отдельном листе) должны быть проставлены следующие реквизиты:

  • заверительная надпись «Верно»;
  • должность лица, заверившего копию;
  • личная подпись;
  • расшифровка подписи (инициалы, фамилия);
  • дата заверения;
  • надпись «Всего пронумеровано, прошнуровано, скреплено печатью _____ листов» (количество листов указывается словами).

Образец заверения см. в Примере 2.

Подшивка документов

НК РФ не предусмотрено представление в инспекцию подшивки документов, заверенной на обороте последнего листа последнего документа. Чиновники считают, что заверена должна быть каждая копия документа, а не подшивка этих документов.

Арбитражная практика по данному вопросу противоречива. Часть ­судей считает, что заверенная подшивка документов правомерна.

Арбитры пришли к выводу о том, что своевременное представление обществом копий истребованных инспекцией документов, оформленных в виде подшивки, содержащей удостоверительную надпись уполномоченного лица, не является отказом от их представления и не может быть расценено как непредставление документов вообще. Указанный вывод прозвучал в постановлениях ФАС Центрального округа от 01.11.2013 по делу № А54-8663/2012 и Западно-Сибирского округа от 30.08.2012 по делу № А75-10187/2011.

В то же время, мы нашли судебные акты, где сказано, что заверена должна быть каждая копия документа, а не подшивка этих документов.

Судом установлено, что заявителем в ИФНС представлена подшивка документов, содержащая на оборотной стороне одного из документов следующую запись: «Всего пронумеровано, и прошнуровано, скреплено печатью 270 (двести семьдесят) листов. Копия. Верно. Представитель ООО «Тривиум-ХХ1» экономист Лазуткина Е.Г. 05.08.2008 г.». Арбитры решили, что данный факт свидетельствует о представлении обществом копий документов, не заверенных должным образом (постановление ФАС Московского округа от 05.11.2009 № КА-А41/11390-09 (определение ВАС РФ от 17.02.2010 № ВАС-946/10)).

Как правило, копия документа заверяется печатью организации. Между тем с 07.04.2015 общества с ограниченной ответственностью и акционерные общества не обязаны иметь печать (п. 5 ст. 2 Федерального закона от 08.02.

Как заверить копии документов для налоговой

1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» и п. 7 ст. 2 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах»3). И ее проставление требуется на документах только в том случае, если компания не отказалась от ее применения.

Несмотря на это, фискалы выпустили письмо, в котором пояснили, что документы, представляемые в налоговую инспекцию, принимаются вне зависимости от наличия (отсутствия) печати в них до внесения соответствующих изменений в приказы ФНС РФ (письмо ФНС России от 05.08.2015 № БС-4-17/13706@).

Мария Смольянинова, главный редактор издательства ООО «Бизнес-Арсенал»

Немногие знают, что ГОСТ Р 6.30-2003 – не единственный документ, который устанавливает состав заверительной надписи на копии документа «обычной» организации. Есть нормативный правовой акт, который был принят еще в 1983 году и до сих пор официально не отменен, – Указ Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 № 9779-Х «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (далее – Указ № ­9779-Х). Несмотря на столь солидный возраст, данный документ применяется в обязательном (а не рекомендательном) порядке по сей день; подтверждается это также и тем, что 08.12.2003 в него были внесены изменения Федеральным законом № 169-ФЗ.

В отличие от ГОСТа Р 6.30-2003, в нем нет прямого указания на то, что заверительная надпись включает в себя слово «Верно» (так, на практике часто используют фразу «Копия верна»), отсутствуют и пояснения о том, что входит в реквизит «Подпись» лица, свидетельствующего верность копии. Например, исходя из текста Указа № 9779-Х можно сделать вывод, что указание инициалов и фамилии ставящего личную подпись должностного лица не является обязательным. Это подтверждается и судебной практикой (постановление Федерального арбитражного суда ­Московского округа от 20.11.2006 № КА-А40/11075-06 по делу № ­А40-29722/06-129-219).

Последовательность расположения реквизитов заверения копии документа в Указе № 9779-Х не зафиксирована. Зато выделен ряд дополнительных моментов:

1. Заверить копию документа могут только руководитель или иное уполномоченное на то должностное лицо (то есть лишь те работники, которые являются «должностными лицами» – состоят в штате организации). Иными словами, даже выдача доверенности с правом удостоверять верность копий документов организации стороннему лицу (адвокату, сотруднику юридической фирмы, специалисту компании-аутсорсера и др.) формально не позволяет последнему ставить свою подпись при заверении копии документа от имени компании.

Полномочия на заверение работником организации, не являющимся ее руководителем, копий документов следует установить:

  • во внутреннем документе предприятия (таком, как отдельный приказ или ­инструкция по делопроизводству и т.п.), и
  • в доверенности (она нужна для представления интересов организации во взаимоотношениях с третьими лицами), а также
  • в трудовом договоре с соответствующим должностным лицом (или в изменении к нему, а при наличии должностной инструкции как отдельного локального нормативного акта – и в ее новой редакции), поскольку заверение копий документов от имени организации – это не только право ставить свою подпись и оттиск печати компании, но и должностная обязанность данного работника, которую следует выполнять надлежащим образом.

Руководитель же вправе удостоверять верность копий на основании закона (соответствующие положения есть в Гражданском кодексе РФ и законах об отдельных видах юридических лиц) и в силу устава (или иного учредительного документа) организации.

2. Следует делать отметку о месте нахождения подлинника документа в той организации, в которой заверяется его копия. Обратите внимание: Указ № 9779-Х исходит из того, что организация может заверять копии своих документов. Копии же «чужих» могут ею заверяться, только если подлинники (например, письмо, полученное от контрагента) находятся в этой же организации. Поэтому нельзя заверять на своем предприятии копии, например, учредительных, регистрационных документов, локальных нормативных актов, приказов, распоряжений и т.п. других компаний.

3. Наконец, в Указе № 9779-Х четко обозначено, что верность копии свидетельствуется не только подписью уполномоченного лица, но и печатью организации. Однако сейчас, как было верно замечено выше, печать требуется только в том случае, если она имеется на предприятии.

Таким образом, отметка о заверении копии согласно Указу № 9779-Х должна выглядеть следующим образом:

Верно.

Подлинник находится в ООО «Зевс»

Главный бухгалтер {amp}lt;подпись{amp}gt; И.И. Иванова

12.11.2015

{amp}lt;оттиск печати ООО «Зевс»{amp}gt;

Как заверить копию документа с несколькими страницами?

Есть два способа:

  1. Заверить каждую страницу по отдельности.
  2. Сшить страницы и поставить отметку о заверении на обратной стороне последнего листа.

В первом случае на каждой странице проставляют все реквизиты из обязательного перечня.

Во втором случае заверитель:

  • копирует все страницы;
  • нумерует их;
  • сшивает;
  • на обратной стороне последней страницы клеит бланк и проставляет свои реквизиты и реквизиты организации.

Жестких рамок или специальных стандартов по заверению многостраничных бланков законодательство не содержит. Заверители вправе сами выбирать как скреплять или сшивать листы между собой, какими нитками их прошивать, как должна выглядеть надпись на бланке.

Для создания универсального бланка наклейки можно руководствоваться рекомендациями письма Минфина от 29.10.2015 № 03-02-Р3/62336. Специалисты ведомства рекомендуют изготовить наклейку в формате прямоугольника размерами 40-60 мм на 40-50 мм.

Наклейка должна закрывать место скрепления прошивки полностью. Длина свободных концов нити после заклеивания места прошивки составляет примерно 2,5 см. На самой надписи «верно» или «копия верна” ставят печать предприятия при наличии таковой.

Как подписать ксерокопии документов

Как заверить копии документов для налоговой

Если документы представляются в бумажном виде, то следует придерживаться ряда правил.

Ксерокопии документов необходимо заверить у руководителя или другого уполномоченного лица. Можно также скрепить их печатью, если она есть у организации. Но это необязательно. Налоговики разрешают не заверять представляемые копии печатью, даже если компания или ИП не отказалась от печати в своей деятельности (письмо ФНС России от 05.08.2015 № БС-4-17/13706@).

Уполномоченное лицо действует на основании доверенности, выданной руководителем. Доверенность должна быть составлена в соответствии с требованием законодательства (ст. 185-189 ГК РФ и подп. 1 п. 3 ст. 29 НК РФ).

Должность заверяющего            Личная подпись           Инициалы, фамилия

Необходимо учитывать, что установленный порядок носит рекомендательный характер, поэтому считается необязательным (подп. 4 п. 1 ГОСТ Р 6.30-2003). Таким образом, надписи могут находиться в любом месте документа.

    Копия верна.

    20 ноября 2017 г.

                                                                                Смирнов

Генеральный директор ООО «Орион»         ————         Смирнов А. П.

                                                                                 М. П.

Нотариально удостоверять копии документов не требуется (п. 2 ст. 93 НК РФ). Но может возникнуть ситуация, когда без нотариуса не обойтись. Узнайте об этом из следующего раздела.

Кто может заверить документ?

Оставить отметку о заверении может:

  • директор;
  • индивидуальный предприниматель;
  • главный бухгалтер;
  • бухгалтер;
  • инспектор отдела кадров;
  • иные уполномоченные лица.

Во всех случаях, кроме заверения копии директором или ИП, в организациях издают приказ, в котором указывают конкретное лицо и на основании чего оно имеет право заверять документы.

Как заверить копии документов для налоговой

Также заверителю может быть выдана доверенность. Если это ИП, то она должна быть заверена нотариально. Для юридического лица достаточно внутренней доверенности за подписью и печатью руководителя.

Организация вправе заверять копии лишь тех документов, которые были созданы ею. Подготовка копий, произведенных сторонними организациями, возможна только при условии разрешения уполномоченными лицами этих организаций. При этом разрешение от сторонних организаций не требуется:

  • в случаях, связанных с приемом граждан на работу;
  • при оформлении личных дел на сотрудников, работающих в организации.

Нужно ли ИП заверять доверенность у нотариуса

Если документы предпринимателя для предоставления в налоговую инспекцию заверяются уполномоченным лицом, то необходима доверенность, заверенная у нотариуса (подп. 4 п. 2 ст. 11, подп. 2 п. 3 ст. 29 НК РФ).

Такого же мнения придерживаются:

  • судебные органы (см. решение Пленума ВАС РФ от 30.07.2013 № 57).
  • чиновники Минфина (письма от 24.03.2014 № 03-02-08/12763, от 01.08.2013 № 03-02-08/30900, от 15.11.2012 № 03-02-08/99, от 07.08.2009 № 03-02-08/66);
  • налоговики (письма ФНС России от 22.08.2014 № СА-4-7/16692, от 16.10.2013 № ЕД-4-3/18527@).

Как оформить копии документов

Если законодательством не предусмотрена копия документов, заверенная нотариусом, то налоговые инспекторы не имеют право требовать заверенных копий (подп. 2 п. 2 ст. 93 НК РФ, дополнительно письмо Минфина России от 07.12.2009 № 03-04-05-01/886).

Поэтому налоговым инспекторам предоставляются копии документов, заверенные руководителем.

Многостраничная копия документа обязательно прошивается и ставится единая заверительная надпись на прошивке. Листы нумеруются, и общее количество проставляется на заверительной надписи. Прошивать листы необходимо с таким условием, чтобы впоследствии не было расшития пачки, и был свободный доступ для ксерокопирования любого листа.

Если документов несколько, то копии заверяются отдельно и на каждой ставится заверительная надпись. Об этом сообщает финансовое ведомство в своих письмах от 11.05.2012 № 03-02-07/1-122, от 24.10.2011 № 03-02-07/1-374, от 30.11.

2010 № 03-02-07/1-549 {amp}lt;1{amp}gt;, а также налоговое ведомство в письме от 02.10.2012 № АС-4-2/16459. Такой же позиции придерживаются и судебные органы (постановление ФАС Московского округа от 05.11.2009 № КА-А41/11390-09).

Как заверить копии документов для налоговой

—————

https://www.youtube.com/watch?v=ytcopyright

Не следует для копии документов применять использованные листы. На обратной стороне ставятся данные об исполнителе документа – фамилия, инициалы и номер телефона (письмо от 01.02.2010 № 03-02-07/1-35).

Когда «надлежащее» заверение не обязательно

Специалисты часто не обращают внимание на некоторые нюансы при заверении. Это приводит к тому, что предъявитель документов получает их обратно, Ему приходится проходить всю процедуру заверения заново.

  1. Нет даты заверения. Отсутствие даты заверения копии является нарушением ГОСТ Р.7.09.7-2016. Без даты копию могут не принять, т.к. отсутствие одного из обязательных реквизитов делает копию недействительной.
  2. Печать организации поставлена прямо на подпись лица, заверяющего документ. Печать организации должна захватывать часть должности подписанта, но никак не его подпись. Это делает невозможным попытки идентифицировать подпись.
  3. Реквизиты визы заверения закрывают данные копии. По правилам, текст копии должен быть читаем. Его не должны перекрывать посторонние символы. Поэтому отметки о заверении должны быть проставлены на свободном месте.
  4. Печать заверителя нечеткая и плохо читаемая. Данная ошибка приведет к тому, что получатель заверенного документа не сможет идентифицировать организацию-заверителя. Документ будет считать недействительным.
  5. На копии трудовой книжки отсутствует упоминание о хранении подлинника. ГОСТ Р.7.09.7-2016 обязывает заверителя указывать местонахождение оригинала скопированного документа. Особенно это касается трудовых книжек. Рекомендует указать номер личного дела, в котором находится оригинал.
  6. Нечитаемый текст. Важно обратить внимание на то, сколько краски находится в копировальном аппарате и какая плотность пикселей выставлена в заводских настройках. Отсутствие четкости не дает возможность распознать данные документа и его реквизиты.
  7. Не приложен документ, удостоверяющий право лица подписывать заверенные копии. Таким документом может быть:
  • приказ;
  • доверенность (нотариальная или от организации).

Проставляется под реквизитом «подпись» и включает:

  • слово «Верно»
  • наименование должности лица, заверившего копию
  • его собственноручную подпись
  • расшифровку подписи (инициалы, фамилию)
  • дату заверения копии (выписки из документа)
  • надпись о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия (если копия выдается для представления в другую организацию)

Когда в ИФНС подается несколько документов, заверению подлежит каждый из них.

Если один документ содержит несколько листов, есть два варианта его заверения:

  • проставление заверительной надписи на каждом листе;
  • проставление одной заверительной надписи на прошитом документе.

Каждый предоставленный инспектору пакет не должен содержать более 150 листов и иметь опись всех бумаг, которые находятся в папке. Если же документации больше, она подается в нескольких папках или на каждый документ заводится отдельная папка, которая сшивается, пронумеровывается, заверяется.

Важно! Если налогоплательщик подает по требованию дубликат какого-либо документа, заверять его не нужно, поскольку он имеет равную юридическую силу с оригиналом.

Если в законе идет речь просто о копии, то теоретически вы вправе выдать ксерокопию без заверения (например, при подтверждении нулевой ставки НДСст. 165 НК РФ). Но судебная практика иногда вырабатывает и иные решения.

Так, Высший арбитражный суд РФ недавно разъяснил, что акционерное общество обязано выдавать заверенные копии документов, если его акционер заявил такое требованиеп. 9 Информационного письма Президиума ВАС РФ от 18.01.2011 № 144. Хотя из текста закона это совсем не следуетст. 91 Закона об АО.

Заверение копий не требует больших усилий. Но если вам приходится это делать часто, то закажите себе штамп с полным набором реквизитов — тогда точно ничего не забудете.

Как заверить документы для налоговой по требованию?

В случае возникновения у налоговой инспекции подозрений о нарушениях норм налогового законодательства со стороны налогоплательщиков (преимущественно физических лиц — предпринимателей или юридических лиц), принимается решение о проверке документации таких субъектов, после чего направляется запрос из налоговой о предоставлении документов.

Наиболее распространенным способом проверки является требование о предоставлении копий (например, ежемесячной отчетности, вторых экземпляров деклараций и пр.).

Важно! Простого предъявления в налоговый орган копий недостаточно. Чтобы инспектор принял пакет с документаций, она должна быть оформлена надлежащим образом, иметь сопроводительный лист и заверение подлинности предоставленных копий.

Если к сопроводительному листу существенных требований со стороны законодателя не закреплено, то и нарекания со стороны инспектора, принимающего документацию, возникают редко. Что же касается заверения копий предоставленных документов, то надлежащая виза может послужить не только возврату официальных бумаг, но и наложению штрафа на налогоплательщика.

При подозрении нарушения налогового законодательства инспектор может потребовать предоставить копии необходимых для проверки документов.

Внимание! При требовании представления на проверку копий у налогоплательщика инспектор указывает в письме, как необходимо заверить копии документов для налоговой (образец можно найти на сайте ИФНС) — простое заверение (предпринимателем или руководителем организации) либо же нотариальное.

Когда необходимо заверение у нотариуса, ошибок в заверении быть не должно, поскольку нотариат — официальный орган, уполномоченный на законном уровне подтверждать подлинность документов. Если же требуется простое заверение, во избежание наложения санкций необходимо уделить этой процедуре больше внимания, чтоб предоставить в ИФНС правильно подготовленные бумаги.

Действия налоговых инспекторов считаются неправомерными, если кроме заверенной копии документов запрашивается отсканированный вариант документа на дисках или в электронном виде.

В налоговом законодательстве не предусмотрено представление отсканированного варианта документа на дисках или в электронном виде, если ранее была представлена бумажная копия (ст. 93 НК РФ).

Какие штрафы ожидают компанию, если она не представит документы по встречной проверке, см. в статье «Какой штраф за непредоставление документов по встречной проверке?».

https://www.youtube.com/watch?v=ytpress

В какие сроки необходимо успеть подготовить и передать налоговикам документы, узнайте здесь.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Юридическая помощь
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock detector