Аудит делопроизводства в организации

Схема аудита делопроизводства компании

Вне зависимости от выбранного вида аудита проверку делопроизводства возможно построить по следующей схеме:

  1. Организационный этап. В данном случае определяется состав аудиторской группы, определяются цели, задачи и сроки проведения аудита.

Компании, серьезно подходящие к организации и развитию бизнеса, давно перестали рассматривать аудиторскую проверку как формальность, поэтому целями процедуры будут являться представление истинной картины деятельности, компетентная оценка и полезные рекомендации.

https://www.youtube.com/watch?v=upload

Согласно сформулированным целям отдается предпочтение внешним или же внутренним аудиторам.

В случае если выбор сделан в пользу внешних проверяющих, то следует обратить внимание на наличие у специалистов знаний не только общего делопроизводства, но и понимания специфики сферы деятельности предприятия.

Внутренние же аудиторы, напротив, зачастую отлично разбираются в тонкостях своего направления, но оценка деятельности по ряду причин не всегда может быть объективной. В таком случае к проверке дополнительно следует привлекать незаинтересованных сотрудников компании (возможно, из других отделов, филиалов), а если аудит организован на постоянной основе, то в традиционный состав аудиторов включать новые персоны со свежими мыслями и идеями.

Сроки проведения аудита не должны быть слишком затянуты, поскольку любая проверка так или иначе парализует рабочий процесс. Оптимальный период определяется индивидуально в каждом конкретном случае в зависимости от объема исследуемого материала и может составлять от двух до семи и более дней.

Аудит делопроизводства в организации

Решения, принятые на организационном этапе, следует отразить в распорядительном документе – приказе, который и будет служить основанием к проведению мероприятия (приложение 1). В случае если компания располагает внутренним стандартом, регламентирующим проведение аудиторских проверок, приказ может содержать не все указанные выше параметры или отсутствовать вовсе.

  1. Определение объекта аудита. Аудит делопроизводства может быть проведен как в организации в целом (ее филиале), так и в отдельно взятом структурном подразделении. В зависимости от выбранного объекта проверки формируется план мероприятия (приложение 2) и определяется перечень документов, подлежащих проверке (приложение 3).

Этап второй возможно объединить с первым, в этом случае решения, принятые по определению объекта и предмета проверки, отражаются в приказе, план мероприятия может служить приложением к приказу и пр.

План проведения проверки позволяет эффективно распределять работу междуспециалистами, разграничить зоны ответственности, определить сроки для каждого этапа процедуры. Планирование способствует тому, чтобы важным областям аудита было уделено необходимое внимание, чтобы были выявлены реальные и потенциальные проблемы и работа была выполнена с оптимальными затратами, качественно и своевременно.

Перечень документов, подлежащих проверке, — документ, целью которого является не только помочь аудиторам провести проверку, но и позволить проверяемым подготовиться к этой проверке, заранее собратьвесь необходимый материал, не тратя в ответственный момент драгоценное время на его поиски на полках, в архивах и у ответственных лиц.

  1. Сверка документов. Процедура предполагает проверку наличия документов. Перечень необходимых документов каждая организация устанавливает самостоятельно. К часто встречаемым обязательным документам в сфере делопроизводства относятся: распорядительные документы (приказы, распоряжения, указания), Методическая инструкция по делопроизводству, нормативные документы в сфере архивного делопроизводства.

Сверку документов возможно проводить по номенклатуре дел (список дел, образующихся в деятельности компании), которую каждый отдел согласно правилам делопроизводства формирует в конце текущего года на последующий календарный год.

Результаты сверки можно представить в таблице (табл. 1).

Таблица 1. Пример отражения результатов сверки документов

Документ в наличии

Документ в наличии, но требует актуализации

Документ отсутствует

Нормативные акты Российской Федерации в области делопроизводства

— ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. документации. Требования к оформлению документов» (копия);

 

— ГОСТ Р ИСО 15489-1 – 2007 «Управление документами. Общие требования» (копия);

 

— Основные правила работы архивов организаций, утвержденные коллегий Росархива 2002 (копия)

 

-//-//

Правила оказания услуг почтовой связи, утвержденные постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 № 221 (копия)

Локальные нормативные акты

— Положение о службе ДОУ;

 

— Должностные инструкции сотрудников службы ДОУ (копии);

 

— Инструкция по организации работы в автоматизированной системе (СЭД);

 

— Положение об архиве

— Методическая инструкция по делопроизводству;

 

— Регламент работы с обращениями граждан

— Правила работы с документами ограниченного доступа;

 

Распорядительные документы

— Приказы № 1-67;

 

— Приказы № 70 — 73

— Приказ № 68 «Об определении состава экспертной комиссии»

 

 Приказ № 74 «О наделении правом подписи организационно-распорядительных документов

— Приказ № 69 «О назначении ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях» (документ утерян)

 Акты приема передач дел в архив от структурных подразделений № 1 – 15;

 

-Протоколы заседания Совета директоров № 1 – 11, № 13 — 14

-//-//

Протокол № 12 (документ находится в отделе контроллинга)

  1. Проверка документации – детальное изучение документов с целью выявления соответствия установленным требованиям, выявление ошибок.

Не ко всем распорядительным документам возможно применение параметра «Документ в наличии, но требует актуализации», поскольку представители службы ДОУ могут быть не осведомлены о кадровой ротации или смене функционала сотрудников.

Правила оформления основных видов документов зачастую изложены в Методической инструкции по делопроизводству в организации; в случае ее отсутствия в качестве эталона (свода правил) возможно использовать  ГОСТ Р 6.

30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Несмотря на то что ГОСТ носит рекомендательный характер, применение его уместно, поскольку унификация позволит избежать хаоса.

Табличная форма отражения результатов проверки документов весьма удобна, поскольку позволит увидеть типичные и уникальные ошибки, выявить основных «нарушителей» и впоследствии провести работу по разъяснению основных правил при оформлении документов (табл. 2).

https://www.youtube.com/watch?v=https:tv.youtube.com

Таблица 2. Пример отражения результатов проверки документации

Типичные ошибки (нарушения)

Уникальные ошибки (нарушения)

СП/сотрудники, допускающие ошибки

СП/сотрудники, допускающие ошибки

Приказы, распоряжения

Использование шрифтов, отличных от установленного фирменного шрифта

Отдел безопасности

Использование штрих-корректора для редактирования документа

Киселева О.А.

Отсутствие или несоответствие заголовка документа (краткого содержания) его сути

Отдел рекламы,

отдел ИТ

Употребление аббревиатур без расшифровок, что может привести к неоднозначной трактовке реалий

Отдел эксплуатации зданий и сооружений

Отсутствие дат согласования на листах согласования

Согласующее лицо –

Орлов П.П.

Использование формы документа, отличной от утвержденной

Свердлова К.Е.

Служебные записки

Отсутствие регистрации служебных записок

Отдел контроллинга

5. Анализ делопроизводственных процессов. Поскольку в понятие «делопроизводство» включена организация работы с документами, то при проверке следует обратить внимание на существующие схемы, правила документооборота, а также делопроизводственные процессы.

Данный этап может и отсутствовать в плане аудиторов в случаях, если акцент сделан в пользу анализа документации. Однако если аудит предшествует внедрению электронного документооборота или вызван необходимостью корректирующих мероприятий в области документационного обеспечения управления, игнорировать его не стоит.

Аудит делопроизводства в организации

К основным делопроизводственным процессам принято относить такие процессы, как работа с входящими документами, создание (регистрация) исходящих документов, создание распорядительных документов.

Под процессами делопроизводства в данном случае понимается последовательность определенных операций (работ, заданий), совершаемых сотрудниками компании для решения какой-либо задачи в рамках документационного обеспечения.

Каждый этап (стадия) делопроизводственного процесса включает в себя одно или несколько действий, которые производятся в соответствии с определенными правилами.

Требования к стадиям указанных процедур зачастую отражены в локальных нормативных актах, например, в Методической инструкции по делопроизводству или регламентах по работе с бизнес-процессами. Соблюдение зафиксированной технологии работы с документами является залогом успешного функционирования всей организации, однако на практике случается так, что выполнение правил затрудняется в связи с их некорректностью или недостаточной осведомленностью сотрудников, задействованных в процессе.

Поэтому при анализе делопроизводственных процедур необходимо предварительно изучить требования, изложенные в нормативных материалах, а затем определить важные в каждом конкретном случае параметры для сопоставления ожидаемыхпоказателей с реальными.

https://www.youtube.com/watch?v=ytcreators

Как правило, информация, позволяющая судить о соблюдении/несоблюдении утвержденных правил, содержится в карточках электронных документов в случае, если в компании введен электронный документооборот, или в журналах регистрации, передачи документов и на прочих бумажных носителях при традиционном документообороте.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Юридическая помощь
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock detector