Исправляем табель учета рабочего времени
Это следует сделать сразу после того, как выяснилось, что произошла ошибка. Необходимости издавать отдельный приказ для того, чтобы исправить табель, на наш взгляд, нет. У вас уже есть приказ о направлении работника в командировку, в нем указаны ее даты, есть служебное задание с заполненным разделом «Краткий отчет о выполнении задания».
Внесение изменений в табель должно быть заверено подписями тех лиц, которые его первоначально подписывали, и печатью организации.
Ответственное лицо
Табельщик | ![]() | А.И. Ивлева |
Работник
Менеджер кадровой службы | ![]() | Ю.В. Локтева |
Руководитель структурного подразделения
Начальникотделапродаж | ![]() | К.П. Антонов |
Как отмечать отпуск в табеле рабочего времени
Перед тем как отмечать отпуск в табеле учёта рабочего времени, важно знать следующие моменты:
- какой именно вид отпуска проставлять;
- период отпуска — с какого по какое число отдыхает работник;
- каким методом заполняется табель — сплошным или регистрируются только отклонения.
ОТ | очередной оплачиваемый отпуск |
ОД | дополнительный оплачиваемый |
ДО | административный (без сохранения ЗП) |
У | учебный с сохранием ЗП |
УВ | учебный без отрыва от производства (сокращенный день) |
УД | учебный без сохранения ЗП |
Р | по беременности и родам |
ОЖ | по уходу за ребёнком до 3 лет |
ОЗ | без сохранения ЗП в предусмотренных законом случаях |
ДБ | дополнительный без сохранения ЗП |
При использовании обоих методов заполнения табеля условное обозначение отпуска проставляется за каждый день отсутствия работника. Просто при использовании сплошного метода остальные дни заполняются явками (условный код «Я»), а при методе учёта отклонений — остаются пустыми.
Пересчитываем выплаты работнику
В любом случае лучше составить бухгалтерскую справку и зафиксировать в ней, к чему привела ошибка в табеле — переплате или недоплате. А теперь рассмотрим порядок учета в последних двух случаях.
Если работник откажется вернуть деньги, скорректируйте только налог на прибыль. Ведь излишне выплаченные суммы за время командировки — это необоснованные выплаты. То есть за период командировки нужно подать уточненную декларацию по налогу на прибыль, уменьшив расходы на оплату труда (в части зарплаты), доплатить налог и заплатить пенип. 1 ст. 54, ст. 75, абз. 1 п. 1 ст. 81 НК РФ.
Предположим, работник согласился вернуть переплату добровольно. Для этого он должен написать заявление о том, что просит удержать переплаченную сумму из следующей выплаты. Либо работник может вернуть деньги прямо в кассу по приходному ордеру.
Переплата работнику означает, что у вас возникла недоимка по налогу на прибыль в том налоговом (отчетном) периоде, к которому относится командировка (в части излишне начисленной зарплаты и страховых взносов с нее, которые были учтены в «прибыльных» расходах).
Поэтому необходимо уплатить недоимку и пени и подать уточненную декларацию по налогу на прибыль за этот периодп. 1 ст. 54, ст. 75, абз. 1 п. 1 ст. 81 НК РФ. В уточненке нужно указать правильную сумму налога, исчисленную с учетом изменений.
А к занижению взносов переплата не приводит, поэтому вносить изменения в расчеты не нужноч. 2 ст. 17 Закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ. Можно просто скорректировать базу текущего периода с учетом этой переплаты.
Если вы доплачиваете работнику деньги, вносить исправления в отчетность, сданную ранее в ИФНС и фонды, не потребуется. Ведь вы начисляете полагающуюся работнику сумму в текущем периоде. Следовательно, именно в этом периоде она включается и в состав «прибыльных» расходов на оплату трудаподп. 6 ч. 2 ст. 255, п. 4 ст.
272 НК РФ, и в базу по страховым взносамч. 3 ст. 15 Закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ; Письмо Минздравсоцразвития от 28.05.2010 № 1376-19. Таким образом, у вас не возникло ни недоимок по налогам и взносам, ни ошибок в ранее представленных расчетах и сведениях персонифицированного учета.
Остальные обозначения и коды в табеле
Приведём буквенные обозначения, используемые в табеле учёта рабочего времени в виде таблиц.
Я | работа в дневное время |
Н | в ночное время |
РВ | работа в выходные и праздники |
С | сверхурочная |
ВМ | вахтовым методом |
К | служебная командировка |
ПК | повышение квалификации с отрывом от труда |
ПМ | повышение квалификации с отрывом от труда в другой местности |
Б | временная нетрудоспособность (больничный) с выплатой пособия |
Т | временная нетрудоспособность без выплаты пособия |
ЛЧ | сокращенный рабочий день в предусмотренных законом случаях |
ПВ | вынужденный прогул при незаконном отстранении (увольнении) |
Г | неявка в связи с исполнением государственных (общественных) обязанностей |
ПР | прогул без уважительных причин |
НС | режим неполного рабочего времени |
В | выходные и праздничные нерабочие дни |
ОВ | дополнительный оплачиваемый выходной |
НВ | дополнительный неоплачиваемый выходной |
ЗБ | забастовка |
НН | невыясненная причина неявки |
РП | простой по вине работодателя |
НП | простой по не зависящим ни от кого причинам |
ВП | простой по вине работника |
НО | отстранение от работы (оплачиваемое) |
НБ | отстранение без сохранения ЗП |
НЗ | приостановка работы при задержке ЗП |
2000 | трудовые выплаты (ЗП, вознаграждения) |
2010 | выплаты по гражданско-правовым договорам |
2012 | отпускные |
2300 | больничное пособие |
2530 | оплата в натуральной форме |
2760 | материальная помощь при увольнении и выходе на пенсию |
3020 | проценты по вкладам |
Вносим исправления в бухучет
Внесение изменений в бухучет нужно оформить бухгалтерской справкой. Порядок действий в данном случае зависит от момента обнаружения ошибки в табеле. Рассмотрим возможные ситуации.
Ошибки в учете, явившиеся следствием неправильного заполнения табеля по командированным работникам, обычно считаются несущественнымип. 3 ПБУ 22/2010.
СИТУАЦИЯ 1.Ошибка в табеле текущего года обнаружена до его окончания (так чаще всего и бывает). Исправления вносятся в месяце обнаружения ошибкип. 5 ПБУ 22/2010 на основании исправленного табеля и бухгалтерской справки.
Содержание операции | Дт | Кт |
На дату обнаружения ошибки в текущем году | ||
При переплате | ||
СТОРНО Скорректирована зарплата работника за дни командировки (на сумму разницы между текущей зарплатой и средним заработком) | 20 «Основное производство», 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу» и др. | 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» |
СТОРНО Скорректирована начисленная сумма страховых взносов | 20 «Основное производство», 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу» и др. | 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению» |
СТОРНО Скорректирована сумма начисленного НДФЛ | 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» | 68 «Расчеты по налогам и сборам» |
При доплате | ||
Вы делаете обычные проводки по начислению доплаты, НДФЛ и взносов |
СИТУАЦИЯ 2.Ошибка в табеле прошлого года обнаружена после его окончания, но до подписания бухотчетности за прошлый год. Сделайте такие же проводки, как и в ситуации 1, но только на 31 декабря отчетного годап. 6 ПБУ 22/2010.
СИТУАЦИЯ 3.Ошибка в табеле за прошлый год обнаружена после подписания годовой бухотчетности. Она исправляется записями на дату ее обнаружения в текущем годуп. 14 ПБУ 22/2010.
Содержание операции | Дт | Кт |
На дату выявления в текущем году ошибки прошлого года | ||
При переплате | ||
Отражена сумма переплаты командированному работнику | 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» | 91-1 «Прочие доходы» |
Учтена переплата по страховым взносам | 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению» | 91-1 «Прочие доходы» |
Отражена задолженность по возврату излишне удержанного НДФЛп. 1 ст. 231 НК РФ | 68 «Расчеты по налогам и сборам» | 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» |
При доплате | ||
Отражена сумма доплаты командированному работнику | 91-2 «Прочие расходы» | 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» |
Начислены страховые взносы с суммы доплаты | 91-2 «Прочие расходы» | 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению» |
Начислен НДФЛ с суммы доплаты | 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» | 68 «Расчеты по налогам и сборам» |
Несмотря на то что разница между средним заработком и окладом может получиться совсем небольшая, хлопот, связанных с исправлением ошибки, как видите, все равно будет много.
Кроме того, организация может потерять деньги, если работник откажется вернуть переплату. Поэтому имеет смысл объявить выговор табельщику или иному работнику, виновному в том, что в табеле оказались неверные сведения.