Горячая линия бесплатной юридической помощи:
Москва и область:
Москва И МО:
+7(499)938-71-58 (бесплатно)
Регионы (вся Россия, добавочный обязательно):
8 (800) 350-84-13 (доб. 215, бесплатно)
Протокол: типовые требования к оформлению и специфика акционерных обществ

Итоговое заседание и подписание протокола — Справочник наблюдателя

Специфика оформления

Как выше было сказано, понятие «акт» используется в юридической сфере. В этой области термин выступает не как обозначение вида, а как родовое определение группы документов. К примеру, к актам законодательного значения относят Конституцию, Указы Президента, Постановления Правительства и прочих органов государственной, региональной, муниципальной власти.

В сфере гражданских правоотношений также используется эта группа документов. К примеру, актами подтверждаются те или иные события – смерть, рождение, вступление в брак, смена фамилии, имени, усыновление.

Составление акта (при отсутствии унифицированного бланка) осуществляется на листе А4. В качестве заголовка выступает краткое описание фиксируемых событий или фактов. Строгих требований к нему законодательство не предъявляет.

При оформлении нужно следить за согласованностью слов. Допускается формулировать заголовок с использованием отглагольного существительного (предложный падеж) и предлога «о». К примеру, могут составляться акты о/об:

  1. Утрате и уничтожении удостоверений и пропусков.
  2. Расследовании производственной аварии.
  3. Нормировании труда.
  4. Оснащении учебных заведений.

В иных случаях заголовок можно оформить с помощью отглагольного существительного, поставленного в родительный падеж. К примеру, могут составляться акты приема работ, выдачи документации, проверки исполнения коллективного договора, готовности проектно-сметных мероприятий и так далее.

Как правило, акт включает в себя вводную и констатирующую части. В первой указывают:

  1. Основания, в соответствии с которыми осуществляется составление акта . Здесь приводятся реквизиты распорядительного либо нормативного документа, приводится устное указание начальника. В качестве основания может выступать и плановое задание.
  2. Состав комиссии. В этой части необходимо указать наименования должностей, ФИО председателя и членов рабочей группы. В некоторых случаях в состав комиссии могут входить представители сторонних предприятий. В этом случае рядом с указанием должности прописывается наименование организации, от лица которой они действуют.

Отдельными строками в вводной части указываются ФИО субъектов, которые участвовали в составлении акта. Слова «Члены комиссии», «Основание», «Председатель», «Присутствовали» и пр. пишутся с большой буквы от начала левого поля бланка и остаются открытыми.

Организационно-распорядительная деятельность

В ее рамках достаточно часто осуществляется составление актов, договоров и прочих документов. Ответственными за это могут быть несколько лиц (в составе специальной комиссии) или один субъект, наделенный полномочиями.

Как правило, составление акта обусловлено необходимостью зафиксировать то или иное событие либо факт. В ряде случаев оформление документа осуществляется инспектором или ревизором. Например, в ходе расследования производственной аварии производится составление акта обследования.

В связи с тем что составление акта осуществляется при фиксации различных аспектов деятельности должностных лиц и предприятий, документирования действий и событий в разных отраслях, единого универсального бланка не существует.

Оформление документа производится с учетом конкретных обстоятельств. Для некоторых ситуаций предусмотрены унифицированные бланки. Они считаются типовыми и не могут быть изменены организацией или должностным лицом.

Итоговое заседание комиссии[]

Symbol book class.svg    Пункт 26 статьи 68

После завершения подсчетов и подготовки протокола комиссия проводит итоговое заседание, на котором обязана рассмотреть жалобы (заявления) лиц, присутствовавших при подсчете, и вынести по ним решения. В частности, если подсчет производился с использованием КОИБ, то при наличии обоснованных требований комиссия вправе принять решение о проведении ручного подсчета.

  Сведения о количестве поступивших в участковую комиссию в день голосования и до окончания подсчета голосов избирателей, участников референдума жалоб (заявлений), прилагаемых к протоколу        

Особые мнения членов комиссии с правом решающего голоса, а также заявления, не являющиеся жалобами на нарушение закона, в этой строке не указываются.

Главным вопросом заседания комиссии является утверждение протокола об итогах голосования. Это решение принимается большинством голосов от установленной численности комиссии (п. 13 ст. 28).

Symbol book class.svg    Пункт 28 статьи 68

Закон указывает, что член комиссии с правом решающего голоса вправе заявить о наличии у него особого мнения по протоколу об итогах голосования уже в ходе подписания протокола. В то же время следует иметь в виду, что своевременно сделанное предупреждение о готовности подписать протокол с особым мнением способно убедить комиссию вести подсчет в строгом соответствии с законом;

Подготовку письменного текста особого мнения следует начать заблаговременно, поскольку особое мнение должно быть приобщено к первому экземпляру протокола об итогах голосования, который должен направляться в вышестоящую комиссию немедленно после его подписания и выдачи копий.

Порядок составления актов

Несмотря на то что документы используются в разных сферах и могут иметь свою специфику, к ним предъявляется ряд общих требований. Правила составления акта обязывают субъекта, ответственного за оформление, включать в бланк следующие реквизиты:

  1. Название вышестоящей организации (если она есть).
  2. Наименование предприятия, на котором оформляется документ.
  3. Название вида бланка (в данном случае «Акт»). В зависимости от события или факта к наименованию добавляют его краткое описание. К примеру, может осуществляться составление акта выполненных работ , приемки-передачи и так далее.
  4. Место оформления.
  5. Текст.
  6. Указание на наличие приложения (если оно есть).
  7. Подпись и дата оформления.
  8. Регистрационный индекс.

В ряде случаев на документе должны быть и другие реквизиты. Например, составление акта осмотра предполагает включение в бланк сведений о проверяющих лицах, их подписи, отметки об ознакомлении. На некоторых документах должен присутствовать гриф утверждения либо согласования, печать предприятия или ответственного лица.

Подписание протокола[]

Автограф ставит составитель и лица, участвовавшие в оформлении акта. Если фиксацию фактов осуществляла комиссия, то в реквизите «подпись» следует указывать не должности ее членов, а распределение их обязанностей в рамках рабочей группы.

Первым ставит подпись председатель. После него расписываются члены комиссии в алфавитном порядке. Если у кого-либо есть замечания по оформлению документа, они ставят соответствующую отметку. Непосредственно сами выводы излагаются на отдельном бланке.

Если замечания небольшие по своему объему, их можно вписать в акт. В заключение ставится дата. Срок составления акта может быть различным. Законодательство не содержит общих указаний на этот счет. Некоторые документы оформляются непосредственно в момент выявления фактов.

Symbol book class.svg    Пункты 26−28 статьи 68, статья 67

Протокол подписывается всеми присутствующими членами комиссии с правом решающего голоса.

Напротив фамилий отсутствующих членов комиссии делается отметка о причинах отсутствия. Закон не содержит специальных указаний о порядке простановки такой отметки. Инструкция ЦИК к президентским выборам (п. 2.17.

Указание на наличие особого мнения ставится рядом с подписью («Особое мнение» или «С особым мнением»).

На протоколе указывается дата и время подписания и ставится печать участковой комиссии. Если протокол составляется после полуночи, то нередкой ошибкой является указание неправильной («вчерашней») даты.

Протокол подписывается в двух экземплярах, на каждом экземпляре проставляется номер (1 или 2). Время подписания протокола на обоих экземплярах должно быть одинаковым.

Протокол должен оформляться на одном листе, оформление протокола на нескольких листах допускается в исключительных случаях. При наличии нескольких листов — каждый лист протокола нумеруется, подписывается всеми членами комиссии и заверяется печатью.

Изготовление копий протокола[]

Symbol book class.svg    Пункты 29−30 статьи 68
Итоговое заседание и подписание протокола — Справочник наблюдателя

Памятка 2011 года по оформлению копии

Symbol redirect vote.svg   Подробнее см. отдельную статьюОформление копии протокола УИК

Копии изготавливаются по требованиям лиц, присутствующих при подсчете. Для изготовления копий необходимо использовать первый экземпляр протокола[1].

Выдаваемые копии нумеруются, а сведения о них вносятся в реестр выданных копий, где получатель копии расписывается.

Общие требования к заверению документов избирательной комиссии содержатся в пункте 12 статьи 30:

  • слова «Верно» или «Копия верна»;
  • подпись председателя, заместителя председателя или секретаря комиссии;
  • расшифровка подписи (инициалы, фамилия);
  • дата и время заверения копии;
  • печать.

При изготовлении копии на нескольких листах — каждый лист должен быть полностью заверен отдельно, а если оригинальный протокол был исполнен на одном листе, а копия на нескольких, то под номером копии на листах копии должен быть указан номер листа.

Выдача копии, содержащей недостоверные данные или заверенной ненадлежащим образом, является административным правонарушением, предусмотренным частью 2 статьи 5.6 КоАП РФ; ответственность по ней несет лицо, заверившее копию.

Констатирующая часть

В ней излагаются задачи и цели документирования, характер и описание выполненных мероприятий, методы, время, потраченное на это. В констатирующей части фиксируются также факты, которые были установлены в процессе осуществления запланированной деятельности.

Если необходимо задокументировать несколько событий, то текст разделяют на соответствующее число пунктов. При необходимости по установленным фактам излагаются выводы, а также предложения по выявленным фактам.

Если они приводятся в распорядительной форме, в акте должно присутствовать указание сроков исполнения установленных предписаний. Если такой документ оформляется уполномоченным лицом сторонней организации (к примеру, контрольным органом), он предоставляется руководителю проверяемого предприятия для ознакомления под роспись.

Приложения к протоколу[]

Symbol book class.svg    Пункт 30 статьи 68

К протоколу прилагаются[2] многочисленные документы (к первому экземпляру — подлинники[3], ко второму — заверенные копии).

На практике ситуация с приложениями к протоколу существенно отличается от региона к региону и от местности к местности: в одних случаях к протоколу фактически не прилагается ничего, в других — приложения сдаются по подробному перечню.

Степень вовлеченности участников наблюдения в контроль приложений к протоколу определяется в основном тем, интересны ли им эти приложения (поскольку в отношении приложений к протоколу имеются дополнительные возможности ознакомления и получения копий).

Некоторые приложения к протоколу Федеральный закон от 12.06.2002 № 67−ФЗ «Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации» указывает явно, другие приложения упоминаются лишь косвенно.

Закон непосредственно указывает в качестве приложений к протоколу:

  • особые мнения членов комиссии с правом решающего голоса (п. 30 ст. 68, п. 28 ст. 68);
  • все жалобы (заявления) на нарушения закона, поступившие в комиссию в день голосования и до окончания подсчета, и решения комиссии по этим жалобам (заявлениям) (п. 30 ст. 68);
  • решение комиссии о признании факта утраты открепительных удостоверений и внесении информации в строку 11е протокола (п. 6 ст. 68);
  • акт о признании недействительными бюллетеней в переносном ящике для голосования (п. 12 ст. 68);
  • акт о подсчете голосов при досрочном голосования на референдуме (п. 16 ст. 68);
  • акт о невыполнении контрольных соотношений (п. 22 ст. 68);
  • акт о совпадении данных, полученных в ходе повторного подсчета голосов после подведения итогов с использованием КОИБКомплекс обработки избирательных бюллетеней — аппарат, заменяющий урну, который сканирует и автоматически распознает бюллетени (п. 25 ст. 68, п. 32 ст. 68).

Акты и реестры[]

узкий, буквальный смысл означает «документ, озаглавленный как акт (реестр)»; в широком смысле слово «акт» означает произвольный официальный документ (например, «правовой акт», «судебный акт»), а слово «реестр» — произвольный перечень.

К тому же формулировка «акты и реестры» не означает «все акты и реестры», да и исчерпывающего перечня возможных актов и реестров (даже и в узком смысле) не существует. Поэтому в разных регионах встречается самое разнообразное истолкование этого оборота.

Традиционно расшифровка состава приложений выполняется в рабочих блокнотах, выпускаемых ИКСРФизбирательная комиссия субъекта Российской Федерации к выборам регионального масштаба (в статусе официальных актов или методических пособий);

Помимо актов, для которых специально указана необходимость их приложения к протоколу, (см. выше) комиссия составляет в день голосования следующие документы, которые в 67−ФЗ названы актами:

  • акт о погашении неиспользованных открепительных удостоверений и отрывных талонов (п. 13 ст. 62);
  • акт о признании недействительными бюллетеней, извлеченных из конверта при досрочном голосовании (п. 9 ст. 65);
  • акт о голосовании с использованием переносного ящика (п. 17 ст. 66).

Кроме того, до дня голосования в участковой комиссии могут составляться следующие акты:

  • акт передачи участковой комиссии первого экземпляра списка избирателей (п. 13 ст. 17);
  • акт об утрате бланков открепительных удостоверений (п. 15 ст. 62);
  • акт передачи бюллетеней из вышестоящей комиссии в УИКучастковая избирательная комиссия (п. 12 ст. 63).

Закон не содержит однозначного ответа на вопрос, какие именно акты из перечисленных должны прилагаться к протоколу об итогах голосования.

Следующие документы в законе названы реестрами:

  • реестр выдачи открепительных удостоверений (п. 8 ст. 62);
  • реестр выдачи заверенных копий протокола об итогах голосования (п. 29 ст. 68)

Кроме того, закон предусматривает реестр заявлений (обращений) о голосовании вне помещения для голосования (п. 2 ст. 66), однако этот реестр, согласно указанной норме, после окончания голосования хранится вместе со списком избирателей.

Рабочий блокнот избиркома Курской области упоминает в числе приложений к протоколу:

  • акт о получении участковой избирательной комиссией избирательных бюллетеней;
  • акт о погашении неиспользованных избирательных бюллетеней;
  • копия решения участковой избирательной комиссии «Об утверждении итогов голосования».

Рабочий блокнот к выборам Мэра Москвы в 2013 году предусматривает, что к первому экземпляру протокола следует приложить:

  • копии решений УИКучастковая избирательная комиссия об удалении наблюдателей, отстранении от работы членов УИКучастковая избирательная комиссия;
  • копии реестра лиц, присутствующих при проведении голосования, подсчете голосов избирателей и составлении протокола об итогах голосования.

Дополнительно

В завершение констатирующей части указывается число экземпляров акта. Их количество определяется практической необходимостью либо нормативными документами. К примеру, составление акта о выдаче дел для временного использования осуществляется в 2-х экз.

, о необнаружении материалов, пути поиска которых исчерпаны, на предприятиях, обязанных передавать бумаги на государственное хранение, — в 2-х, не передающих – в 1-м экз. Если необходимо оформить приложения, в документе ставится на них ссылка.

Примечания[]

  1. Пункт 30 статьи 68 содержит фразу: «Первый экземпляр протокола участковой комиссии об итогах голосования после подписания его всеми присутствующими членами участковой комиссии с правом решающего голоса и выдачи его заверенных копий лицам, имеющим право на получение этих копий…», в которой слова «его заверенных копий» могут относиться как к экземпляру, так и к протоколу. Однако с учетом того, что эта норма содержится в пункте о первом экземпляре, следует исходить из узкой трактовки.
  2. Поскольку закон дает участникам наблюдения некоторые права по ознакомлению и получению копий приложенных к протоколу документов, то возможна дискуссия с комиссиями, желающими ограничить эти права. Наиболее вероятным аргументом комиссий будет то, что при первоначальном упоминании документов в п. 30 ст. 68 говорится, что они приобщаются (а не прилагаются) к первому экземпляру протокола»; однако далее в том же пункте говорится о том, что ко второму экземпляру копии документов уже прилагаются, да и в ТИКтерриториальная избирательная комиссия председатель везет первый экземпляр протокола с приложенными документами. Явно говорит о приложении жалоб к протоколу и п/п «е» п. 2 ст. 67.
  3. Представляется, что эта норма осталась со времен временных участковых комиссий и не вполне адекватна ситуации с постоянно действующими УИКучастковая избирательная комиссия.

Заключительные положения

В качестве дополнительного реквизита, придающего документу юридическое действие, выступает печать. Для некоторых актов она является обязательной, для других – рекомендованной. Однако на практике обычно печать присутствует практически на всех бланках, оформляемых предприятием.

Ее наличие позволяет избежать различных проблем, в том числе связанных с установлением подлинности документа. Печатью заверяются акты приема выполненных работ, объектов, завершенных строительством, и так далее.

В документах, которые должны пройти утверждение у вышестоящего должностного лица, оттиск ставится на грифе. Законодательство обязывает лиц, участвовавших в оформлении, ознакомиться с актом. При этом они ставят свои росписи рядом с соответствующей отметкой, их расшифровку и дату.

Составление акта, таким образом, осуществляется в соответствии с установленными общими правилами делопроизводства. В РФ действуют государственные стандарты, в которых устанавливается перечень реквизитов, которые должны присутствовать на всех официальных документах.

Дополнительные отметки, строки, надписи, грифы проставляются в зависимости от специфики события, подлежащего фиксации, особенностей отрасли и сферы деятельности организации. Как правило, на предприятии работает служба делопроизводства.

Ее сотрудники уполномочены осуществлять оформление документации, прием и отправку бумаг, проверку правильности их оформления. Составление актов, однако, не является исключительной прерогативой внутренней службы.

Оформление такого рода документов могут осуществлять и сторонние организации. Например, это может быть налоговая или иная контрольная инспекция. Между тем, вне зависимости от того, кто именно оформляет акты, документы должны соответствовать общим требованиям, установленным нормами.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Юридическая помощь
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock detector