Правила согласования приказов до подписи начальника

Устная или письменная форма распоряжения?

Некоторые руководители предпочитают отдавать распоряжения подчиненным в устном виде: с их точки зрения это экономит время и избавляет от дополнительной бумажной работы. Однако такой вариант — не самое лучшее решение.

Например, бывают случаи, когда сотрудник выполняет распоряжение начальства ненадлежащим образом или совсем его игнорирует. Привлечь в такой ситуации его к дисциплинарному взысканию за неисполнение устного распоряжения будет невозможно.

https://www.youtube.com/watch?v=https:tv.youtube.com

Если же оформить документ в письменной форме, таких сложностей (да и многих других) удастся избежать.

Именно поэтому эксперты настоятельно рекомендуют все ключевые рабочие моменты в плане распорядительной деятельности оформлять в письменном виде: приказами или распоряжениями.

Когда требуется составить проект приказа

По своей сути приказ, который издается за подписью руководителя организации, является правовым актом, регулирующим основную деятельность предприятия, вопросы его документационного, материально-технического обеспечения, социальной политики и пр.

Правила согласования приказов до подписи начальника

С помощью приказов осуществляется трансляция управленческих решений и обеспечивается оперативность их выполнения.

Любой приказ, прежде, чем он будет направлен на подпись руководителю, проходит стадию предварительной подготовки и оформления в виде проекта приказа. При этом такой проект может быть подготовлен либо по распоряжению руководства, либо в порядке собственной инициативы специалистами, курирующими какую-либо отрасль производственной, организационной, финансовой или социальной деятельности организации.

Обратите внимание: Ответственность за содержание проектов приказов, подготовленных специалистами подразделения, несет его руководитель, за соответствие оформления документов требованиям стандартов — служба делопроизводства.

Подготовка проектов приказов осуществляется когда необходимо решить какую-либо производственную, административную, организационную задачу, в целях обеспечения непрерывности и эффективности деятельности хозяйствующего субъекта.

  • приема нового сотрудника на работу;
  • предоставления отпуска работнику;
  • вынесения дисциплинарных взысканий и поощрений;
  • привлечения к работе сверхурочно, в выходные или праздничные дни.

Справка

Проект создания приказа также должен быть подготовлен когда, например, требуется:

  1. установить или распределить полномочия  и обязанности должностных лиц предприятия;
  2. ввести в действие новый бизнес — или технологический процесс;
  3. утвердить внутренний нормативный документ, инструкцию или порядок, регламентирующие деятельность компании;
  4. провести оценочные кадровые мероприятия (аттестацию) или уценку условий труда (спецоценку рабочих мест), хозяйственную операцию (инвентаризацию).

Как правило, для сопровождения типовых управленческих решений (прием на работу, отпуск, увольнение, утверждение документов и пр.) проекты приказов не составляются. В таких случаях сразу заполняются уже готовые формы.

В нетипичных случаях, когда управленческие решения, транслируемые приказом, затрагивают деятельность нескольких структурных подразделений, изначально составляется его проект, который затем проходит обязательную стадию согласования.

Форма проекта приказа, хоть и предполагает дальнейшее внесение изменений и дополнений, но должна изначально оформляться с учетом тех требований, которые установлены ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации.

Обратите внимание! Проект приказа не имеет характер распоряжения, обязательного к исполнению. В ходе подготовки и обсуждения в него в рабочем порядке вносятся исправления и дополнения. В виде приказа он может быть оформлен только после согласования со всеми заинтересованными должностными лицами.

При этом существует разница в оформлении проекта приказа и окончательного варианта документа. Так, нет необходимости использовать при оформлении проекта бланк организации или указывать некоторые реквизиты, отсутствие которых может сделать сам приказ недействительным.

Документ должен иметь заголовок к тексту, отражающий суть составляемого приказа. Заголовок состоит из наименования документа — «Проект приказа» и смысловой части, которая начинается с предлогов «Об», «О» и формулируется с использованием отглагольных существительных или существительных, указывающих на предмет:

  • Об утверждении штатного расписания;
  • О приеме на работу;
  • О создании экспертной комиссии и проведении экспертизы ценности документов.

При составлении проекта приказа нужно учесть, что как и сам приказ, он содержит  две взаимосвязанные части: констатирующую и распорядительную. В констатирующей части дается обоснование составлению и изданию приказа.

В начале распорядительной части ставится слово: «ПРИКАЗЫВАЮ», ниже которого располагается перечень мер и управленческих распоряжений с указанием ответственных исполнителей и сроков исполнения. Если поручение вменяется в обязанность исполнителю на постоянной основе, срок исполнения не указывается.

Справка

На этапе составления проекта приказа, документ может содержать следующие реквизиты:

  1. код предприятия по ОКПО;
  2. код документа по ОКУД;
  3. наименование предприятия;
  4. наименование вида документа, заголовок;
  5. место составления;
  6. текст проекта приказа;
  7. отметка о наличии приложений;
  8. гриф согласования;
  9. ФИО сотрудника, который проект приказа подготовил, его контактный телефон.

Проект приказа образец представлен ниже.

Обычная управленческая деятельность с использованием типовых форм приказов, как правило, согласования не требует. Но в некоторых случаях основные тезисы и распоряжения, предлагаемые проектом приказа, необходимо бывает обсудить с руководителями других подразделений и получить их одобрение в виде согласующей подписи.

По сути, согласование проекта документа — это оценка его содержания экспертами — руководителя соответствующих служб и компетентными должностными лицами. В ходе обсуждения проекта они вправе высказывать свои замечания, которые должны учесть составители документа.

После того, как ответственным исполнителем подготовлен проект приказа, он должен определить состав согласующих и сроки, в которые должен быть согласован документ. После того, как они выскажут замечания, соответствующие корректировки, предложенные рецензентами, вносятся в текст проекта.

Если проект приказа был подготовлен в соответствии с резолюцией руководителя предприятия, в его согласовании участвуют те должностные лица, которые были указаны в резолюции. Те проекты приказов, которые специалисты готовят в порядке собственной инициативы, должны быть согласованы с руководителями тех подразделений, которые задействованы в тексте приказа. Это необходимо, чтобы они подтвердили возможность реализации предлагаемых проектом распоряжений.

Как правило, в согласовании проекта приказа принимают участие:

  1. Автор — специалист, который проект приказа подготовил;
  2. Руководитель структурного подразделения предприятия, ответственного за подготовку документа;
  3. Руководящее должностное лицо, курирующее работу данного структурного подразделения — заместитель директора;
  4. Руководители других заинтересованных структурных подразделений и служб.

Справка

В зависимости от содержания проекта приказа, в согласовании могут участвовать:

  1. главный бухгалтер, отвечающий за финансовую реализацию предлагаемых управленческих решений;
  2. начальник кадровой службы, отвечающий за соблюдение трудового законодательства;
  3. начальник юридического отдела, контролирующий юридическую значимость документа и соответствие предлагаемых распоряжений нормам федерального и отраслевого законодательства;
  4. технический директор, главный инженер, начальник производства, ответственные за возможность технической и технологической реализации распоряжений;
  5. руководитель службы ДОУ, ответственный за соблюдение требований оформления документа.

Руководитель службы ДОУ или секретарь согласовывают проект приказа в последнюю очередь, после того, как проверят оформление документа, стилистику текста, орфографию и пунктуацию, наличие всех остальных согласующих виз.

Установленный в организации порядок согласования документов должен быть закреплен в Инструкции по документационному обеспечению (делопроизводству) организации. При подготовке соответствующего раздела Инструкции по делопроизводству следует руководствоваться нормативными документами, которые регламентируют порядок согласования документов, а также учитывать специфику деятельности организации. К числу нормативных документов, рассматривающих вопросы согласования документов, относятся:

  1. ГОСТ Р 6.30-2003 “Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов” (положения этого стандарта рассмотрены в статье).
  2. Правила подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации, утв. постановлением Правительства Российской Федерации от 13.08.1997 № 1009.
  3. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. приказом Минкультуры России от 08.11.2005 № 536.

Правила подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации, как следует из их названия, касаются, во-первых, только министерств и ведомств и, во-вторых, только шести документов, в форме которых могут издаваться нормативные правовые акты, это – положения, правила, инструкции, постановления, приказы, распоряжения.

“Проект нормативного правового акта подлежит согласованию с заинтересованными министерствами и ведомствами, если такое согласование является обязательным в соответствии с законодательством Российской Федерации, а также если в нормативном правовом акте содержатся положения, нормы и поручения, касающиеся других министерств и ведомств. Согласование нормативного правового акта оформляется визами.

Правила согласования приказов до подписи начальника

Виза включает в себя наименование должности руководителя министерства (ведомства) или его заместителя и личную подпись визирующего, расшифровку подписи и дату.

Визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника нормативного правового акта”.

законопроектов, проектов актов Президента Российской Федерации и приложений к ним, проектов актов Правительства Российской Федерации, а также документов, издаваемых министерствами и ведомствами, – приказов, распоряжений, протоколов.

Чем отличается распоряжение от приказа

Распоряжения и приказы в некоторой части схожи между собой: они имеет примерно одинаковую структуру, назначение и т.п. Однако есть между ними и различия:

  • Область влияния. Основное отличие приказа от распоряжения в том, что приказ регулирует правовые отношения и основную деятельность компании, а распоряжение – оперативные вопросы.
  • Срок действия. В большинстве случаев распоряжение касается каких-то локальных моментов, небольшого количества работников и действует строго ограниченный и достаточно короткий период: до его выполнения. Приказы имеют более длительный срок действия, в них чаще всего вносятся конкретные изменения, тогда как распоряжения обычно просто переиздаются.

Как оформить право подписи?

Приказ может исходить только от лица директора предприятия (или его представителя, действующего на основании доверенности), а распоряжение могут писать руководители структурных подразделений и филиалов, начальники отделов и т.д., то есть все те лица, в должностной инструкции которых указана данная функция в виде права.

Важно, чтобы сотрудник, издающий распоряжения имел представление о том, как правильно составлять и оформлять документ, знал основы трудового и гражданского законодательства, а также внутренние нормативно-правовые акты организации – именно на эти документы следует ссылаться при составлении документа.

Исполнительный орган юридического лица воплощает волю учредителей (участников), руководит текущей деятельностью организации. При этом он может быть как единоличным – генеральный директор (или директор) организации, так и коллегиальным – правление (или дирекция).

Именно в уставе организации фиксируется, какими правами наделен генеральный директор и правление (если оно предусмотрено). В уставе указывается порядок утверждения (подписи) документов, которые относятся к компетенции соответствующего исполнительного органа.

См. образец оформления выписки из устава в Примере 1. Для рассматриваемой ситуации ключевой является фраза «7.4. Генеральный директор Общества: …издает приказы и дает указания, обязательные для исполнения всеми работниками Общества».

Пример 1

В уставе отражено право подписи приказов только гендиректором

Пример 2

Делегирование права подписи приказов на постоянной основе

Но приказ может подписать и другое должностное лицо, при этом тоже возможно несколько вариантов. Систематизируем их, указав, кто может подписать приказ за генерального директора предприятия и какими документами фиксируются эти полномочия:

  1. В крупных организациях при большом документообороте генеральный директор может делегировать право подписи всех приказов (но чаще – приказов по определенным направлениям деятельности) своим заместителям или руководителям подразделений:
    1. Обычно только гендиректор имеет право подписи приказов на основании устава (см. Пример 1), тогда делегирование этого права иным лицам на постоянной основе оформляется распорядительным документом1 (образец такого документа показан в Примере 2). Предоставление права подписи отдельному лицу может быть оформлено «индивидуальным» приказом (как в Примере 2), но возможно составление и другого приказа – отражающего полномочия целого круга руководителей с описанием решаемых ими вопросов и перечнем документов, которые они могут подписывать;
    2. Реже, но все же встречаются случаи, когда распределение права подписи приказов на нескольких должностных лиц фиксируется сразу в уставе организации.
  2. В случае отсутствия генерального директора из-за временной нетрудоспособности, отпуска или командировки исполнение его обязанностей может быть возложено на конкретное должностное лицо на определенный период времени, т.е. на период отсутствия гендиректора:
    1. Встречаются уставы, в которых отражен данный механизм (см. возможную формулировку в Примере 3);
    2. Но чаще в уставах об этом ничего не говорится. Поэтому временное исполнение обязанностей отсутствующего гендиректора оформляют приказом. Его можно издать под конкретный случай (Пример 4) или делегировать полномочия гендиректора автоматически при каждом отсутствии гендиректора (Пример 5).

Важно! Если делегируется подписание документа, который имеет «хождение» не только внутри организации, а должен представляться еще и третьим лицам, то дополнительно право подписи нужно будет подтвердить доверенностью.

Рассмотрим подробнее вариант № 2.1 – делегирование полномочий временно отсутствующего руководителя уставом.

Пример 3

Отражение в уставе делегирования полномочий временно отсутствующего гендиректора

На время отсутствия генерального директора по причине его отпуска, временной нетрудоспособности, командировки его обязанности исполняет заместитель генерального директора, который приобретает соответствующие права и несет ответственность за качество и своевременность выполнения возложенных на него обязанностей.

В этом случае сотрудник становится исполняющим обязанности генерального директора, действуя на основании устава, и, соответственно, обладает всеми полномочиями последнего, в том числе правом подписи документов в пределах его компетенции.

  • нотариально заверенной копией устава или выпиской из него, где сказано, кто руководит юридическим лицом в отсутствие генерального директора;
  • приказом о назначении соответствующего лица на должность заместителя генерального директора;
  • документом, фиксирующим отсутствие гендиректора (больничный либо приказ о направлении в командировку, в отпуск).

Если уставом будет закреплен такой порядок исполнения обязанностей генерального директора, то назначить исполняющим обязанности отсутствующего руководителя можно будет только то должностное лицо, которое указано в уставе. В нашем случае – это заместитель генерального директора.

Теперь рассмотрим вариант № 2.2, когда делегирование полномочий временно отсутствующего руководителя оформляется приказом (в Примерах 4 и 5 показаны образцы таких приказов).

В подобном случае для подтверждения полномочий исполняющего обязанности нужно будет предъявить:

  • приказ об исполнении обязанностей генерального директора в связи с его командировкой, отпуском или временной нетрудо­способностью;
  • если в этом приказе указано Ф.И.О. исполняющего обязанности, а не только его постоянная должность, то приказ о назначении на эту должность конкретного человека предъявлять не потребуется;
  • документ, фиксирующий отсутствие гендиректора.
Пример 4

Разовое делегирование полномочий отсутствующего руководителя

Пример 5

Делегирование полномочий отсутствующего руководителя на постоянной основе

Но есть еще один экзотический вариант, назовем его № 3. На практике возможна ситуация, когда прежний гендиректор уволился, а нового учредители еще не нашли. Если эта ситуация в уставе не предусмотрена, то собрание участников (акционеров) назначает временно исполняющего обязанности.

Для этого необходимо оформить протокол заседания, в котором данная должность временно передается определенному лицу. Именно этот документ и будет подтверждать перед третьими лицами полномочия и право подписи временного руководителя.

На что обратить внимание при составлении распоряжения

На сегодня нет единого унифицированного образца распоряжения, так что предприятия и организации имеют полное право писать его в произвольном виде или по типовому образцу, действующему на предприятии.При этом при составлении документа важно придерживаться некоторых норм делопроизводства, касающихся распорядительной документации. В частности:

  1. Распоряжению обязательно следует
    • присвоить номер,
    • поставить дату его создания,
    • написать наименование организации.
  2. Далее в документе нужно указать
    • обоснование или основание для его формирования,
    • обозначить работника или группу работников, в отношении которых издается распоряжении (с указанием их должностей, имен и отчеств),
    • задачи, которые перед ними стоят,
    • сроки их решения.
  3. Также необходимо назначить ответственное за выполнение распоряжения лицо (автор документа может оставить это право за собой).

Если к бланку прикладываются какие-то дополнительные бумаги, их наличие следует отметить в тексте отдельным пунктом.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Юридическая помощь
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock detector