Горячая линия бесплатной юридической помощи:
Москва и область:
Москва И МО:
+7(499)938-71-58 (бесплатно)
Регионы (вся Россия, добавочный обязательно):
8 (800) 350-84-13 (доб. 215, бесплатно)
Материальная ответственность в должностной инструкции

Как правильно составить служебную записку о материальной ответственности конкретного товара

Кто может писать служебную записку

Трудового кодекса РФ, Федеральном законе «О бухгалтерском учете» и соответствующем приказе Министерства финансов. Прежде чем попытаться вникнуть во все тонкости процесса смены материально ответственных лиц, необходимо уточнить, кто именно может быть таковым назначен, согласно Трудовому кодексу РФ:

  • лица, достигшие совершеннолетнего возраста;
  • работники, чьи должностные обязанности связаны с сопровождением различных ценностей.

Т.о. работник, отвечающий этим требованиям, может быть назначен ответственным лицом взамен предыдущего сотрудника. Согласно Федеральному закону, данная процедура возможна при обязательном условии проведения инвентаризационной проверки.

Служебную записку может писать абсолютно любой работник предприятия, столкнувшийся с какой-либо проблемой. Адресатом записки также может быть каждый сотрудник организации, в том числе руководитель, начальник подразделения или же рядовой работник, при условии, что решение озвученного в записке вопроса входит именно в его компетенцию.

Служебная записка – это форма внутреннего документооборота, позволяющая наиболее эффективно и оперативно решать текущие производственные ситуации.

Целью служебной записки является уведомление какого-либо должностного лица о существующей проблеме, внесение предложений по ее разрешению или согласованию намеченных действий.

Как правильно составить служебную записку о материальной ответственности конкретного товара

Дополнительная польза от такого рода документов состоит в том, что они являются прямым доказательством, что специалист осветил проблему, находящуюся в поле его ведения. В случае если специалист не может разрешить возникшую проблему самостоятельно и в форме служебной записки выносит ее на разрешение другими специалистами, он тем самым снимает с себя ответственность за несвоевременное или некачественное рассмотрение вопроса.

Специальной формы служебных записок не предусмотрено, они составляются в произвольной форме, могут передаваться на бумажном носителе или посредством электронных средств связи.

Основные причины отказа и пути решения

Должностная инструкция работника дополняет и раскрывает трудовую функцию гражданина, предусматривает права и обязанности лица в связи с исполнением им его обязанностей и последствия несоблюдения обязательных требований.

В связи с этим Роструд поясняет: хотя неоформление таких локальных актов не является нарушением закона, их отсутствие может негативно отразиться на трудовых отношениях в части принятия юрлицом некорректных решений (письмо от 09.08.2007 № 3042-6-0).

Так, казенное учреждение через суд взыскивало с мастера участка недостачу. Суд удовлетворил иск к сотруднику только частично, сославшись на противоречивость довода о том, что недостача вызвана ненадлежащим исполнением обязанностей. При этом у гражданина не было должностной инструкции. Суд пояснил, что факт заключения договора о 100%-ной матответственности — это еще не основание для взыскания средств с сотрудника (апелляционное определение Кемеровского облсуда от 21.03.2017 по делу № 33-2742/2017).

То есть для работников определенных категорий важно не только прописывать в трудовых договорах пункты о МО и заключать соглашения о 100%-ном возмещении, но и предусматривать условия о материальной ответственности в должностных инструкциях.

О других аспектах полной МО можно узнать из статьи Полная материальная ответственность работника (нюансы). 

В этой статье мы рассматриваем прежде всего полную МО. То есть речь идет о должностной инструкции материально ответственных лиц. Как отмечалось ранее, к ним относится определенная категория сотрудников, предусмотренная Перечнем.

Если же говорить об ограниченной МО и не указанных в Перечне профессиях, то специально прописывать в таких инструкциях пункты о неполной матответственности не требуется.

В свою очередь, в инструкции с условием о 100%-ом возмещении указываются работы, связанные с непосредственным использованием и обслуживанием имущества, которое было вверено гражданину. При этом работы должны соответствовать Перечню (решение Дзержинского райсуда г. Перми от 09.04.2015 по делу № 2-1584/2015, апелляционное определение ВС РБ от 18.03.2014 по делу № 33-3688/2014).

И напротив, если профессии и виды работ не содержатся в Перечне, то неправомерно и заключение соглашения о 100%-ном возмещении и включение условия о полной матответственности в должностные инструкции таких сотрудников (апелляционное определение ВС РТ от 14.07.2014 по делу № 33-9528/2014).

Например, суд признал незаконным оформление соглашения о полной МО с начальником отдела информационных технологий, поскольку такая трудовая функция отсутствует в Перечне (апелляционное определение ВС Республики Коми от 20.06.2016 по делу № 33-4052/2016). 

Перечнем среди прочих предусмотрены такие трудовые функции, как:

  • кладовщик;
  • завхоз;
  • завскладом и иные аналогичные позиции. 

А также соответствующие им работы по приему, хранению, отпуску матценнностей на складах, базах, в кладовых и т. д.

Указанные работы напрямую связаны с обслуживанием вверенного сотруднику имущества. Рассмотрим более подробно ДИ кладовщика. Она предусматривает следующие разделы:

  • общие положения (в том числе требования к квалификации, знаниям, указание о полной матответственности);
  • функциональные обязанности;
  • права и последствия несоблюдения обязательных требований. 

К функционалу кладовщика относят среди прочего прием, учет, отпуск имущества, обеспечение его сохранности, участие в его инвентаризации, складские операции и некоторые другие обязанности. 

ВАЖНО! В должностной инструкции предусматривается право сотрудника требовать от администрации надлежащих условий труда. Несоблюдение этого права руководством юрлица может повлечь для организации негативные последствия.

Так, необеспечение работодателем надлежащих условий для хранения имущества на складе в совокупности с некоторыми иными обстоятельствами дела привело к отказу суда по иску о недостаче, предъявленному организацией к кладовщику (решение Альметьевского горсуда от 14.06.2017 по делу № 2-762/2017).

Предлагаем для скачивания примерный образец должностной инструкции: Должностная инструкция кладовщика. 

Таким образом, в рассматриваемом случае рекомендуется готовить такие должностные инструкции, включая в них правила о полной материальной ответственности, не ограничиваясь формулировками в трудовых соглашениях и договорами о 100%-ной МО перед работодателем. В совокупности указанные кадровые документы на практике помогут работодателю более эффективно взыскивать средства с нарушителей.

Законодательно закрепленного понятия «Служебная записка» не существует, поэтому и нет строго установленной формы по ее написанию. Каждый сотрудник может составлять ее в свободном виде или по шаблону, разработанному и утвержденному на предприятии. Писать документ можно как от руки, так и печатать на компьютере, но в обоих случаях он должен содержать «живую» подпись автора.

Главное требование – в записке всегда должны содержаться сведения

  • о наименовании предприятия,
  • дате ее составления,
  • сотруднике, который пишет записку,
  • должностном лице, к которому она направляется.

Также в записке обязательно должна быть точно обозначена конкретная проблема и возможные пути ее решения.

Если служебную записку пишет рядовой сотрудник, то ее желательно заверить у руководителя подразделения, который таким образом свидетельствует о том, что с проблемой знаком и согласен с предлагаемыми вариантами по ее устранению.

После написания служебную записку необходимо зарегистрировать в журнале учета внутренних документов, чтобы ее следы не затерялись в потоке документооборота.

Несмотря на то, что записка не имеет унифицированного образца, с точки зрения делопроизводства оформление вполне стандартно.

  1. В правом верхнем углу документа следует сначала обозначить адресата: кому она направляется (должность, полное наименование предприятия, фамилия, имя, отчество сотрудника). Затем аналогичным образом необходимо вписать сведения о сотруднике, который является автором записки.
  2. Далее, справа, следует вписать наименование документа, а также поставить дату его составления и номер по внутреннему документообороту. Здесь же надо указать населенный пункт, в котором зарегистрировано предприятие, сотрудник которого пишет записку.
  3. После этого следует коротко озаглавить документ (т.е. тезисно обозначить проблему, которой он посвящен).
  4. Вторая часть записки должна быть посвящена сути проблемы. Описывать ее нужно подробно, с указанием других должностных лиц, которые к ней причастны. Далее в записке необходимо предложить варианты решения возникшего вопроса.
  5. В заключение записка должна быть подписана автором (с обязательной расшифровкой подписи) и при необходимости передана для утверждения руководителю подразделения.

Отказать в оформлении права на наследственную собственность в Вашу пользу могут по ряду причин, например если имущество находится под арестом или обременением, возникли правовые разногласия между наследниками и т.д.

Каждый случай рассматривается индивидуально, по этому правильным решением будет обратиться за бесплатной консультацией к юристу по телефону:

  • Москва и МО — 84957777777
  • Санкт-Петербург и Ленинградская область — 88125739060
  • Номер по РФ — 88001007010

Либо закажите обратный звонок, через форму онлайн консультанта на нашем сайте, специалист перезвонит в течении двух минут и поможет решить Вашу проблему.

Автор докладной

Документальное оформление результатов инвентаризации возможно после полного проведения процесса.

В процессе списания недостачи ТМЦ используются:

  • акт приема-передачи, как основание;
  • акт о проведении служебного расследования;
  • приказ руководителя, согласно которому проводится списание и возмещение недостачи;
  • книга учета недостачи.

Кроме этого, придется использовать такие документы как:

  • сличительные ведомости;
  • объяснительная и докладная записки;
  • бухгалтерские первичные и учетные документы.

Как оформляется акт?

По результатам инвентаризационного пересчета составляется акт, в котором следует указать такие данные:

  • дата и место оформления;
  • перечень состава уполномоченных лиц;
  • условия хранения ТМЦ;
  • в табличном варианте недостающий товар или материалы;
  • стоимость недостачи;
  • указание на ответственного сотрудника.

Важно: документ должны заверить все члены комиссии, численность которых не менее 3-х человек.

Докладная записка очень важна для прояснения ситуации, ее составителем является виновное или подозреваемое в недостаче лицо. Формировать документ можно от руки, но с обязательной подписью и ее расшифровкой.

Важно: используется для ее составления фирменный бланк компании с логотипом, подается бумага на рассмотрение руководителю вместе с составленным о недостаче актом.

После получения докладной записки записки руководитель должен отметить на ней дату получения и проставить регистрационный номер.

Акт служебного расследования играет важную роль в соблюдении норм законодательства при вынесении взыскания.

Его наличие указывает на соблюдение процедуры выяснения степени вины ответственного лица и соблюдения требований ст. 192 – 193 ТК РФ, все это пригодится в суде.

Проведение служебного расследования происходит согласно распоряжению работодателя и имеет ограниченный срок в 30 дней, в ходе мероприятия будут изучены все материалы и документы, собраны доказательства и сделаны выводы.

Все это оформляется в акте, который должен содержать следующие пункты:

  • решение существует ли нанесение ущерба ответственным лицом предприятию;
  • описание обстоятельств, которые привели к сложившейся ситуации;
  • следствия данных обстоятельств, и связь между причиной и следствием;
  • указание на определенное лицо, признаваемое виновным;
  • описываются обстоятельства, которые могут смягчить/усугубить вину;
  • вывод комиссии – относительно наличия факта правонарушения.

Также с документом знакомят виновное лицо под роспись, если работник отказывается ставить подпись необходимо об этом составить отдельный акт.

Важно: возмещение ущерба из доходов виновного лица может происходить только на основании его согласия – самостоятельные изъятия из зарплаты незаконны даже при наличии вины.

Происходит возмещение согласно распоряжению руководителя. Согласно ст. 248 ТК РФ такое распоряжение может издаться в течение месяца, в противном случае истребование денежной компенсации может произойти через суд.

Приказ оформляется руководителем лично и содержит такие данные:

  • реквизиты организации и ее местоположение;
  • число составления и порядковый номер;
  • основания для оформления распоряжения;
  • указание ФИО виновного лица, с которого должно выполниться взыскание;
  • ссылка на законодательство;
  • ссылка на акт проверки, докладную записку;
  • фраза относительно права контроля руководителем над исполнением распоряжения.

Важно: с документом должен ознакомиться сотрудник, и подписать его.

Многим сотрудникам написание записок дается с трудом, ведь это непривычная для них работа. Чтобы облегчить задачу, предусмотрите правила составления, а также бланки записок в локальном нормативном акте, например в инструкции по делопроизводству, и ознакомьте работников с ней. Фрагмент инструкции может выглядеть, например, так.

Когда сотруднику понадобится написать записку, дайте ему готовый бланк, а лучше образец. Приведем примеры оформления разных записок.

При написании записок помните, что они должны быть краткими (учитывая занятость адресата) и понятными. И если вы установите правила их оформления, то любой работник с этим легко справится.

Рассмотрим на нескольких примерах оформление СЗ. Благодаря образцам, вы сможете самостоятельно составить необходимый вам документ.

1. В торговых организациях часто приходится избавляться от испорченного товара. В этом случае работниками магазина составляется служебная записка на списание товара, которая подается на подпись директору магазина.

Этот вид служебной информации, в отличие от других типов записок, адресуется исключительно вышестоящим должностям, уполномоченным лицам, начальству – то есть людям, принимающим реальные решения. Информация, содержащаяся в такой записке, как раз и призвана вызвать к жизни какое-либо действие, какое именно – зависит от цели докладной и содержащихся в ней сведений и предложений.

Докладная предназначена для передачи сведений «по вертикали», а служебная записка передает информацию между равными по статусу работниками. В отличие от докладной, служебная записка не предусмотрена ОКУД. Пишется работником по собственной воле.

Объяснительная записка также направляется «по вертикали», но кардинально отличается целью, заявленной в самом названии документа: объяснить ту или иную сложившуюся ситуацию, чтобы решить вопрос о виновности или невиновности сотрудника. То есть, как и в докладной, представитель вышестоящей должности побуждается к принятию решения, но это решение касается только дисциплинарных нарушений. В ОКУД имеет свой код, как и докладная. Пишется по требованию начальства.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Докладная записка, в зависимости от обстоятельств, может быть написана по собственной инициативе либо по указанию уполномоченных лиц. Этот документ несет юридическую силу.

Теоретически, правом составить докладную записку обладает любой сотрудник организации. Практически, при ее подаче соблюдается принцип субординации. Начальник структурного подразделения пишет докладную на имя генерального директора. Нижестоящие сотрудники должны разрешать возникающие ситуации сначала со своим непосредственным руководством.

Исключение составляет случай, когда докладная записка составляется в связи с жалобой на самого начальника структурного подразделения. В таких случаях любой сотрудник может прямо обратиться к высшему руководству.

Классификация докладных записок

Главное назначение докладных – проинформировать руководство и побудить к дальнейшим действиям. Конкретные функции, которые может выполнять докладная записка, могут быть различными:

  • урегулирование возникшей проблемы производственного или административно-хозяйственного характера;
  • рационализаторские предложения по улучшению производственной деятельности;
  • донесение до руководства мнения по поводу принятого решения (чаще всего таким образом выражается несогласие);
  • объяснение своей позиции при возникновении конфликтной ситуации с коллегами или непосредственным начальством;
  • регулярные отчеты о ходе выполнения работ;
  • жалобы в случае отказа сотрудников выполнять распоряжения непосредственного начальства;
  • разбирательство по поводу неправомерного делегирование обязанностей;
  • доведение до сведения руководства информации о нарушении трудовой дисциплины и распорядка;
  • информация о происшествиях, в результате которых произошли или могли произойти материальные утраты или физический вред;
  • положительные моменты, на которые нужна реакция руководства.

Если рассматривать этот вид служебной документации с разных позиций, можно выделить несколько наиболее часто употребляемых разновидностей докладных.

  1. Содержание. В зависимости от того, какие именно сведения содержит докладная, можно выделить:
    • информирующая – доносящая до начальства необходимые для принятия решения сведения, например, о ходе работ, о возникших нюансах, способах действий; как правило, подается регулярно вплоть до завершения проекта;
    • отчетная – докладывает о завершении какого-либо этапа работ для получения дальнейших указаний и, при необходимости, нормализации ситуации;
    • инициативная – автор вносит свои предложения на основании сообщенных им сведений.
  2. Адресат. От того, кому именно направляется докладная, зависит ее вид:
    • внешняя – направляется руководству другого учреждения;
    • внутренняя – адресована вышестоящим лицам внутри организации.
  3. К СВЕДЕНИЮ! Для внутренней и внешней докладных характерна существенная разница в оформлении: для последних обязателен бланк организации.

  4. Факты. Информация, доносящаяся до сведения руководства, требующая принятия незамедлительных мер, чаще носит негативный характер. Но случается, что нужно известить начальство и об особенных успехах сотрудника. Тип докладной зависит от изложенной в ней ситуации:
    • нарушении трудового распорядка и дисциплины;
    • невыполнении или недостаточном выполнении должностных обязанностей;
    • допущении оскорбления чести и достоинства, недопустимого поведения, провоцировании конфликтов;
    • выдающиеся достижения, достойные награды и пр.

Такой документ является официальным подтверждением дисциплинарного проступка сотрудника. Для того, чтобы стало возможным наложение на него дисциплинарного взыскания, руководство нужно уведомить о нарушении. Для этого и используется данный тип докладной. В нем содержатся сведения о проступке и просьба о принятии соответствующих мер.

Пример докладной о нарушении трудовой дисциплины

Пример служебной записки

Директору ООО «Гвоздика»

Слободину Владимиру Александровичу

Г. Хабаровск 04 января 2018 года

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

В кондитерском цехе с 02 января 2018 года сломан конвейер. Для его ремонта необходимо приобретение деталей согласно прилагаемому списку. Общая стоимость ремонтных работ с учетом приобретения деталей составляет 12 500 (двенадцать тысяч пятьсот рублей 00 копеек). В связи с тем, что лимит фонда по ремонту и обслуживанию оборудования исчерпан, а в наличии необходимых деталей нет, во избежание простоя цеха

прошу:

  1. Выделить необходимую денежную сумму согласно прилагаемому списку.
  2. Предоставить ремонтную бригаду для проведения работ.

С уважением, начальник кондитерского цеха, Дмитриенко Денис Сергеевич.

Как написать служебную записку в электронном виде, расскажем ниже.

Общие положения о полной матответственности работающих граждан 

Под материальной ответственностью (далее — МО или матответственность) сотрудника следует понимать обязанность работника возместить прямой действительный ущерб, который он причинил юрлицу. По общему правилу лимит возмещения при этом — средний заработок гражданина за месяц (ст. 241 ТК РФ).

Однако в определенных случаях предусмотрено возмещение в 100%-ном объеме. К таким случаям относятся (ст. 243 ТК РФ):

  • несение работником полной материальной ответственности за ущерб в связи с работой согласно федеральным законам;
  • недостача ценностей, вверенных гражданину по соглашению или разовому документу;
  • причинение ущерба умышленно;
  • ущерб в состоянии токсического опьянения;
  • ущерб вследствие преступления или правонарушения по КоАП РФ;
  • причинение ущерба не в связи с работой;
  • разглашение охраняемой законом тайны. 

На руководителе юрлица обязательство по возмещению недостачи полностью лежит по умолчанию (ст. 277 ТК РФ), а на его заместителях и главном бухгалтере — только если это предусмотрено трудовыми соглашениями с ними (ст. 243 ТК РФ).

Также в ТК РФ используется понятие «договоры о полной МО» — индивидуальной и коллективной. Т. е. для определенных видов работ и профессий правомерно изначально на основании специальных соглашений предусмотреть обязательство об исчерпывающем возмещении ущерба от недостачи имущества, которое было вверено гражданину и напрямую использовалось им или обслуживалось (постановление Минтруда РФ «Об утверждении перечней…» от 31.12.2002 № 85, далее — Перечень).

Служебная записка – официальный документ, принятый во внутреннем документообороте компании. Правильное ее составление важно для настраивания успешной коммуникации. Получатель должен ясно понимать, что отправитель желает ему сказать. Для этого в документе нужно указать следующие пункты:

  • Точные цифры (к примеру, размер зарплаты, премии).
  • Даты (к примеру, дата отправки сотрудника в командировку).
  • Перечень оснований для мер, указанных в служебной записке.
  • Перечень материальных объектов, которые присутствуют в прошении отправителя.
  • Данные обо всех лицах, которые фигурируют в записке.

Начинается записка «шапкой», в которой прописываются данные о лицах, участвующих в коммуникации, наименование организации. Нужно также прописать информацию в компании. В завершении записки требуется указать дату, подпись и ее расшифровку.

В последнее время практикуются служебные записки, которые отправляются через электронную почту. Однако классическим вариантом является письменное составление.

Можно сказать, что составление таких записок — способ коммуникации между работниками одного уровня. К примеру, они могут отправляться от руководителя отдела генеральному директору. Обычно руководитель отдела просит за своих сотрудников. Если рядовые сотрудники составляют записку, она будет считаться докладной.

Можно ли вернуть косметику купленную в интернет магазине?

Указанное постановление в своей последней главе содержит исчерпывающий перечень формальной продукции, в отношении которой не может производиться возврат. Косметика здесь отмечена в пункте 3, наряду с медицинскими препаратами и средствами гигиены. Получается, что вернуть ее в магазин в случае, если она не подошла по ряду качеств – нельзя.

За такие качества принимаются:

  • размер;
  • условный фасон;
  • наименование/марка.

В частности с косметикой — это цвет, запах, содержание упаковки, объем, побочные свойства, назначение. В статье 41-ой описываемого постановления делается одно исключение: возврат в магазин будет возможен, если парфюмерия изначально была некачественной. На этот случай ограничение на возврат действовать не будет.

Следует знать, что принять обратно парфюмерию продавец сможет только в том случае, если она просрочена, либо упаковка до этого было вскрыта.

Если средство надлежащего качества, то сдавать его назад нельзя. Магазин будет иметь полное право отказать, руководствуясь статьей 41-ой указанного постановления. Часто покупатели неправильно трактуют положения диспозиции, полагая, что не вскрытая упаковка и наличие чека могут играть важное значение в таком случае.

Да, если покупатель сможет доказать, что косметика изначально являлось некачественной. На практике без вскрытия упаковки это практически невозможно установить.

Исключение составляют лишь случаи со сроком годности, который указан на самом товаре. Если же приобретённая ранее продукция просто не подходит по своим параметрам, то даже не вскрытая упаковка не даст потребителю право обратиться за возвратом. Это правило является императивным, и не предусматривает никаких исключений.

Сам продавец может пойти навстречу покупателю и произвести обратную транзакцию.

Отсутствие чека сегодня не является значимой причиной для отказа со стороны продавца производить обратную транзакцию. Но здесь же опять следует указать на то, что продукция изначально должна быть некачественной.

Это правило отмечено в оглавлении статьи 41. Дни, положенные по закону для возврата здесь не учитываются. Поэтому даже в течении 14-ти дней любая косметика не может быть обменена иди возвращена.

К примеру, если субъект купил в магазине духи за определённую сумму денег, но придя домой, он понял что запах духов ему просто не подходит, то на этом одном основании возврат будет невозможен. То же самое касается и объема духов, оформления упаковки, резкости запаха и всех прочих сопутствующих качеств. Эти положения распространяются на все виды косметики.

Это именно и есть то исключение, о котором было сказано ранее. Если приобретённая косметика является изначально ненадлежащего качества по любым основаниям, то она может быть возвращена без каких-либо ограничений.

Продавец со своей стороны обязан либо произвести прямой обмен на строго аналогичную продукцию, либо вернуть затраченные покупателем ранее денежные средства в полном объеме. Здесь часто возникает и необходимость возмещения морального вреда, какой может иметь место при использовании заведомо некачественной продукции. Все эти положения списком отмечаются в претензии, которую условный потребитель направляет в адрес формального продавца.

Как правило, в интернет-магазинах приобретается профессиональные средства парфюмерии. Но в данном случае это не будет иметь никакого значения, если потребитель захочет вернуть ранее приобретённую продукцию по причине, что ему не подошел запах или цвет.

Получается, что здесь речь идет опять же о заведомо некачественной продукции. В этом случае производятся обратные транзакции.

Оформление документов

Как оформляется акт?

ВАЖНО! Если данный документ будет составлен неверно, он может быть признан юридически недостоверным и, таким образом, потеряет силу доказательства при разрешении спорных моментов.

Внутренняя докладная записка может быть написана или напечатана на обычном листе формата А4. Специального бланка для нее не требуется. Реквизиты, которые приняты для этого вида внутренней документации:

  • название подразделения, адресующего записку – размещается в верхнем левом углу;
  • получатель записки – его ФИО (достаточно инициалов) и должность надо указать в верхнем правом углу;
  • название документа заглавными буквами посередине листа – ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА (допускается расположение по левому краю поля листа);
  • ниже размещается дата в формате дд.мм.гггг арабскими цифрами – это день подписания документа;
  • короткая суть докладной;
  • содержание тремя обособленными блоками;
  • на последней строке ставится подпись автора с расшифровкой и названием должности.

Внешняя докладная записка – исходящий документ. Ее нужно составлять на фирменном бланке организации. Помимо перечисленных выше сведений, внешняя докладная должна содержать такую информацию:

  • сведения об организации-отправителе;
  • присвоенный документу номер;
  • город, в котором составлена докладная;
  • подзаголовок (пишется ниже названия документа и начинается со слов «Касательно…» или «О…»).

Остальные элементы – название документа, данные адресата, текст докладной, подпись автора – оформляются так же, как и во внутренней докладной.

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

Служебная записка как источник первичной информации

Чтобы списать сломавшийся принтер, сгоревший компьютер или иную материальную ценность, нужно своевременно информировать руководство об их состоянии (появлении дефектов, неисправностей, истечении срока эксплуатации, моральном устаревании и др.).

Сделать это лучше в письменной форме в виде служебной записки о списании материальных ценностей.

Служебная записка является первичным источником информации для запуска процедуры списания материальных ценностей. Ее отличительные признаки:

  • записка является внутренним документом компании (не относится к первичным бухгалтерским или налоговым документам);
  • она не имеет законодательно утвержденной формы, отсутствуют обязательные для всех требования к ее реквизитам и оформлению;
  • ее составляет материально ответственное лицо или сотрудник фирмы, за которым закреплено имущество, в произвольной форме на имя руководителя фирмы, подразделения компании или в адрес иного ответственного лица.

В крупных компаниях (с большой номенклатурой материальных ценностей, сложной организационной и управленческой структурой) форма служебной записки и порядок ее оформления обычно регламентированы внутренним локальным актом (положением, приказом, распоряжением). В них не только разрабатывается шаблон служебной записки, но и устанавливаются требования к ее содержанию и структуре.

В небольших фирмах и микропредприятиях служебные записки могут не оформляться. Руководство таких компаний все свои материальные ценности контролирует лично и отсутствие/наличие служебной записки в данном случае не играет роли (записка не является отчетно-учетным документом).

Из всех разделов служебной записки, о которых мы говорили в предыдущем разделе, затруднение обычно вызывает описательная часть. Чтобы облегчить вам задачу, мы подготовили несколько вариантов формулировок.

Примеры

  1. Прошу Вашего разрешения на списание стула компьютерного (инв. № 2008-067) из проектного отдела в связи с поломкой крестовины и деформацией спинки стула. Проведение восстановления (ремонта) нецелесообразно.
  2. Прошу разрешить списание материальных ценностей:

Наимено-вание объекта

Инвентар-ный номер

Располо-жение объекта

Выявлен-ные дефекты

Причины дефектов

Выводы

1.

Стеллаж металли-ческий

20098-0879

Цех химичес-кой обработки

Коррозия каркаса 85%

Длительное воздействие агрессивной среды

Ремонту не подлежит

2.

Шкаф бытовой

20068-1203

Душевая

Разбуха-ние дверей, полок

Нахождение объекта в условиях повышенной влажности

Ремонт нецелесооб-разен

  1. В связи с тем, что компьютер (инв. номер 383) инженера-проектировщика (отдел ОКС) морально и технически устарел и не способен поддерживать графические программы (CorelDraw, Autocad и др.), прошу списать его и приобрести более мощный компьютер. Параметры требуемого оборудования указаны в приложении.

Особенности электронного документооборота

Если в организации допускается обмен данными при помощи средств электронной связи, в том числе электронной почты, то отправка служебной записки упрощается. К плюсам такого оборота документов внутри предприятия относится также оперативность рассмотрения обращений.

Как писать служебную записку в электронном виде? Точно так же, как в классическом варианте на бумажном носителе. Существенных различий в документах нет. Образец в таком формате практически ничем не отличается от приведенного ранее примера.

Основная часть вашей служебной записки (то есть непосредственно описание ситуации и вносимые на рассмотрение предложения) остается точно такой же, как и в нашем примере.

Единственным исключением является то, что у вас отпадает необходимость указывать в служебной записке адресата. Имя пользователя, которому отправляется обращение, будет внесено в строку «Адрес». Если говорить об обмене документами через общий ресурс (например, один адрес электронной почты на отдел), в строке «Тема» нужно указать, кому адресовано послание.

Помимо этого, при использовании электронной почты (индивидуального почтового ящика) в большинстве случаев уже имеется подпись, которая вставляется в текст письма автоматически. Это позволяет значительно сэкономить время, в том числе и на написание служебной записки. Если ваша почта не позволяет идентифицировать отправителя (например, при использовании общего почтового ящика), в конце письма обязательно укажите свое имя и должность.

Важно: при отправке информации по электронной почте не забывайте запрашивать уведомление о прочтении отправленного сообщения (для этого нужно проставить галочку в соответствующем окне). Данное уведомление является доказательством того, что вы действительно отправили служебную записку определенному адресату в определенное время.

Общие положения о полной матответственности работающих граждан 

Обязательным условием для людей, которые приехали в Российскую Федерацию из-за рубежа, является прохождение миграционного контроля. У Вас есть всего 7 рабочих дней с момента въезда на территорию РФ для постановки на миграционный учет.

Ситуация для иностранных жителей усложнилась после 2007 года. До этого момента действовала система временного пребывания и регистрации по месту пребывания. Теперь официальной и законной мерой является прохождение постановки на миграционный учет. Вся дополнительная информация по этому вопросу сосредоточена в официальных документах и нормативных актах.

Сегодня, согласно законодательству, пребывание иностранного гражданина из СНГ в Российской Федерации подразумевает его 90-дневный срок каждые полгода (подразумевается пребывание гостей из стран, с которыми поддерживаются дружеские отношения и безвизовый режим). 180 дней разрешается пребывать на территории страны гражданам других стран, которые прибыли и по визе.

В любом случае при въезде иностранца в Россию данные о нём сразу же должны попадать в систему миграционного учета.

Как не столкнуться с мошенниками и не получить неофициальную регистрацию? Читайте здесь

Российская Федерация всегда ограничивает срок пребывания иностранцев. Исключением из правил является обстоятельство, когда иностранный житель имеет официальное право на использование жилого помещения на территории Российской Федерации. Иностранный собственник недвижимости может запросить оформление постоянной прописки в приобретённом имуществе.

Чтобы пройти процедуру постановки на миграционный учет, иностранному гражданину понадобится составить уведомление в Главное управление по вопросам миграции Министерства внутренних дел. Обязательным условием является обращение в то территориальное подразделение МВД, которое обслуживает соответствующий район города, выбранный для временного пребывания мигрантом.

Порядок постановки человека на миграционный учет подразумевает наличие трех условных этапов, а именно:

  • постановка на учет и выдача временной регистрации;
  • хранение информации о мигранте и ее обработка;
  • слежка со стороны Российской Федерации за конфиденциальностью информации.

Временная регистрация для иностранных граждан для СНГ подразумевает согласие с условиями федерального закона № 109 «О миграционном учёте иностранных граждан». Эта процедура проходится также по месту пребывания иностранного жителя на территории страны.

Обеспечить процесс постановки приезжего на учёт может физическое или юридическое лицо, которое отвечает за человека, предоставляет ему место для проживания или работу.

Прибывший гражданин может и самостоятельно отправиться в отделение ГУ ВМ МВД и заявить о своем прибытии в случае, если принимающая сторона отказывается от проведения данной процедуры. Уведомление такое разрешается отправить по почте.

Существует ряд нюансов, которые следует учитывать. В зависимости от целей прибытия бывает, что когда временную регистрацию иностранному гражданину необходимо предоставить в гостинице или лечебно-профилактическом заведении. Такой же порядок действий подразумевается, если иностранец отправлен отбывать срок в исправительное учреждение на территории Российской Федерации.

В этом случае на подачу заявления выделяется всего лишь 24 часа. Как было сказан выше, отправку в миграционную службу необходимых документов берет на себя принимающая сторона. В роли исполнительного органа принимающей сторона может выступать администрация учреждения или его руководство. Уведомление о месте временного пребывания иностранца отправляется посредством почтовой службы в органы МВД. Обязательно должна соблюдаться форма заявления. К документу следует прикрепить копию паспорта иностранного гражданина и его миграционную карту.

Регистрация выдается на разный срок. Единственное условие: срок временной регистрации не должен превышать срока оформления временного проживания или же вида на жительство.

В законах Российской Федерации прописывается условие о подаче документов в течение 7 дней с момента прибытия иностранца по своему временному месту жительства. Этим помещением может являться частный дом, квартира и т. д. Жилое помещение должно предоставляться лично владельцем. В этом случае самостоятельно участвовать в процессе постановки на учет в миграционном контроле мигранту нет необходимости. Все издержки берет на себя то лицо, которое принимает иностранца у себя.

Каждому прибывшему из другой страны человеку достаточно предъявить владельцу недвижимости копию подтверждающего личность документа и миграционную карту. Помимо вышеупомянутых документов, принимающей стороне понадобится предъявить в ГУ ВМ МВД ряд других официальных бумаг:

  • РВП или вид на жительство (если есть);
  • фотографии;
  • квитанцию об уплате государственной пошлины;
  • уведомляющее заявление;
  • договор найма.

Если гражданин прибывает из страны с безвизовым режимом, то количество документов остается таким же. Единственным отличием становится получение временного пребывания на разный срок. По его истечении иностранец может подать официальное прошение о продлении срока пребывания в стране.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Юридическая помощь
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock detector