Горячая линия бесплатной юридической помощи:
Москва и область:
Москва И МО:
+7(499)938-71-58 (бесплатно)
Регионы (вся Россия, добавочный обязательно):
8 (800) 350-84-13 (доб. 215, бесплатно)
Структура организации и штатная численность персонала

Как составить структуру и штатную численность

В чем разница между двумя документами?

Штатное расписание и организационную структуру нельзя назвать равными понятиями. В первом случае речь идет о документе, содержащем наименование должностей, число штатных единиц по соответствующей должности и объем ставки для каждого сотрудника.

Что касается организационной структуры, то она также является письменным документом, в котором четко прописаны имеющиеся на предприятии должности и субординационный порядок. Грамотное управление организационной структурой и штатным расписанием позволяет устанавливать качественный и количественный состав отдельных подразделений, исходя из содержания и объема поставленных перед предприятием задач с учетом материально-технической базы и бюджета.

Штатная организация предприятия: пример

Вне зависимости от формы собственности предприятия его организационно-штатная структура является основополагающим элементом экономической и правовой регламентации трудовой деятельности сотрудников. Кадровая политика коммерческой или бюджетной организации устанавливает рамки корпоративного поведения работников, систему оплаты их деятельности, поощрений или дисциплинарных взысканий.

Любая организационно-штатная структура служит отражением действующих на предприятии принципов управления персоналом, модели взаимоотношений между руководящим звеном и сотрудниками, тактики распределения между ними обязанностей и компетенции.

Штатное расписание – организационно-правовой документ, устанавливающий количественный и качественный состав работников
предприятия в целом и по каждому из его структурных подразделений. Штатное расписание определяет структуру, численность и должностной состав работников
предприятия с указанием должностных окладов.

Здесь представлен образец оформления штатного расписания на основе унифицированной формы штатного расписания (формы Т-3).

Составляется и утверждается штатное расписание ежегодно по состоянию на 1 января приказом руководителя предприятия. Изменения в штатное расписание
вносятся в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным им лицом.

До 1 января 2013 г. для составления штатного расписания всеми организациями независимо от формы собственности, применялась унифицированная форма
штатного расписания — форма № Т-3, утвержденная Постановлением Госкомстата РФ от 5
января 2004 г.

С 1 января 2013г. формы первичных учетных документов, в том числе и форма Т-3, не являются
обязательными к применению (за некоторым исключением). [2] Тем не менее, многие организации продолжают
использовать в своей работе именно эту форму штатного расписания.

В соответствии с Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (Постановление Госкомстата России
от 5 января 2004 г. № 1), форма Т-3 применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее Уставом
(Положением) и содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве
штатных единиц.

При заполнении графы 4 «Количество штатных единиц» по соответствующим должностям (профессиям), по которым предусматривается содержание
неполной штатной единицы с учетом особенностей работы по совместительству в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, указывается
в соответствующих долях, например 0,25; 0,5; 2,75 и пр.[4]

В графе 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр.» указывается в рублевом исчислении месячная заработная плата по тарифной ставке (окладу),
тарифной сетке, проценту от выручки, доле или проценту от прибыли, коэффициенту трудового участия (КТУ), коэффициенту распределения и пр.

в зависимости от
системы оплаты труда, принятой в организации в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, коллективными договорами, трудовыми договорами,
соглашениями и локальными нормативными актами организации.[4]

В графах 6 — 8 «Надбавки» показываются стимулирующие и компенсационные выплаты (премии, надбавки, доплаты, поощрительные выплаты),
установленные действующим законодательством Российской Федерации (например, северные надбавки, надбавки за ученую степень и пр.

При невозможности заполнения организацией граф 5 — 9 в рублевом исчислении в связи с применением в соответствии с действующим
законодательством Российской Федерации иных систем оплаты труда (бестарифная, смешанная и пр.

Разрабатывая собственную форму штатного расписания, можно взять за основу унифицированную форму Т-3, добавив или удалив часть реквизитов,
учитывая при этом ГОСТ Р 6.30-2003
и ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ, в которой перечисляются обязательные реквизиты первичного учетного документа:

  • наименование и дата составления документа;
  • наименование экономического субъекта, составившего документ;
  • содержание факта хозяйственной жизни;
  • величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
  • подписи, фамилии (с инициалами), а также должности лиц, совершивших сделку, операцию и ответственных за правильность ее оформления, либо лиц, ответственных за правильность оформления
    свершившегося события.

Структура и штатная численность — понятия взаимосвязанные.

Как составить структуру и штатную численность

Под организационной структурой понимается состав, взаимодействие, иерархия отделов и работников предприятия. Под штатом имеется в виду собственно персонал.

В зависимости от установленной в организации структуры формируется ее штат.

Виды организационных структур:

  1. Линейная. Структура выглядит как иерархическая пирамида. Имеется руководитель фирмы, которому подчиняются все работники. Затем начальники отделов — они управляют деятельностью сотрудников своих отделов и т. д.
  2. Функциональная структура означает выполнение отдельных функций отделом. За принятие решений и работу в целом несет ответственность весь коллектив. Таким отделом, к примеру, является бухгалтерия.
  3. В линейно-функциональной структуре присутствуют и начальник, и орган управления.
  4. Матричная структура существует внутри линейно-функциональной. Для решения поставленных задач формируется временный отдел из числа работников разных структурных подразделений. 

Приведем небольшой образец штатной структуры организации. Возьмем классический пример — предприятие, выпускающее продукцию и имеющее линейно-функциональную структуру. По штатному расписанию в нем работает 100 человек.

Для него целесообразным будем создание таких крупных отделов, как:

  • производственный отдел;
  • коммерческая дирекция;
  • техническая дирекция. 

Каждый из них состоит из отделов, выполняющих отдельные функции.

Отдельно формируется бухгалтерия и отдел обеспечения.

В случаях расширения ассортимента выпускаемой продукции или его обновления формируется матричная структура, т. е. внутри предприятия создается новый временный отдел из своих сотрудников. 

Управленческая модель организационно-штатной структуры предприятия представляет собой совокупность подразделений, выполняющих ряд функций для подготовки, выработки, принятия и выполнения решений компании.

Несколько моделей организационно-штатной структуры востребованы и применятся на практике. Их формирование соответствует следующим принципам:

  • многофункциональное управленческое устройство предприятия (подразумевается, что каждое подразделение или штатная единица выполняет одну возложенную на него функцию);
  • процессный вид организационной структуры (предполагает осуществление конкретного процесса отдельным подразделением);
  • матричная форма управления (представляет собой сложный механизм реализации проектов группой сотрудников из различных многофункциональных отделов).

Применение еще одной модели, построенной по принципу «одно подразделение – один контрагент» (последним могут быть подрядчики, поставщики, клиентские группы и т.д.), применяется в случаях ограниченного рынка.

Следует рассмотреть один из примеров организационной структуры предприятия. Классический образец – это производственная компания, занимающаяся выпуском продукции. В основе такой фирмы лежит многофункциональное координационное устройство.

  • отдел по производственным вопросам;
  • дирекция по финансовым вопросам;
  • отдел по вопросам сбыта продукции.

Соответственно, каждый из них включает в себя другие, более мелкие структурные единицы, на которые возложена реализация конкретных задач. Как правило, вне организационно-штатного корпуса формируют бухгалтерию и отдел материально-технического снабжения.

При необходимости расширения ассортимента или обновления каталога для удобства предприятие может временно перейти на матричную модель управления, создав внутри компании новое подразделение на период решения поставленных задач.

Определение ставки в штатной структуре

За период существования предприятия его подразделения могут объединяться, менять названия, расформировываться и пр. При этом информация о происходящих изменениях структуры предприятия должна храниться в отделе кадров и каталоге структурных единиц.

Основным элементом организационно-штатной структуры организации и подразделений по отдельности служит ставка, о которой упоминалось выше. На каждом предприятии ее количество соответствует той или иной должности, профессии, условиям оплаты и трудовой деятельности. Численность ставок формируется с учетом штатных структурных единиц.

Штатное расписание: понятие, составление, образец оформления

Штатное расписание – один из основных документов, призванных решать на предприятии вопросы кадрового характера. В нем прописываются вакантные места и их количество, тарифная ставка по той или иной специальности, возможные надбавки.

Составление данного документа является обязательным, так как он уберегает работников от необоснованного увольнения (см. также – как правильно уволить сотрудника), гарантирует правильную оплату труда. Кроме того, без наличия расписания нельзя проводить сокращение согласно ст. 81 ТК РФ и принимать на работу специалистов и рабочих.

На основании данного документа руководство выносит следующие постановления:

  • Подписание заявления на работу;
  • Снятия работника с должности;
  • Суммы выплат заработной платы;
  • Установление тарифной ставки того или иного работника.

Руководствуясь все тем же документом отдел кадров:

  • Подбирает необходимые трудовые кадры;
  • Подготавливает необходимые документы в сфере кадров;
  • Анализирует качественный состав работников;
  • Вносит предложения по реорганизации кадрового состава;
  • Подготавливает необходимую документацию.

Отсутствие штатного расписания считается нарушением КЗоТа и карается штрафами

Выписки из кадрового документа могут потребоваться налоговой службе, инспекции по труду, различным фондам – пенсионному и социального страхования и даже Центру занятости.

Как составить структуру и штатную численность

Ответственность за составление может налагаться на различные отделы в зависимости от того, какова структура предприятия. Так, составлять его могут:

  • Специалисты из отдела кадров;
  • Бухгалтер или главный бухгалтер;
  • Экономист;
  • Руководитель предприятия.

При составлении расписания необходимо опираться на ряд нормативных документов, куда относятся:

  • Классификаторы профессий;
  • Трудовой кодекс РФ;
  • Тарифная сетка, утвержденная государством.

Кроме этого, при составлении бумаги рекомендуется брать за основу форму документации №Т-3. Правда, данная форма фиксации расписания не обязательна для применения и служит в качестве шаблона или примера, на основе которого каждое предприятие может составить свою форму для разработки расписания. Стоит отметить, что в форме зафиксированы основные реквизиты для заполнения.

Документ о количестве рабочих и их окладах составляется самостоятельно предприятием и отражает все сведения о сотрудниках, кроме внештатных.

В случае если установленная форма не устраивает руководство предприятия, ее всегда можно адаптировать под требования организации.

В штатном расписании указываются следующие данные:

  • Информация о кадровом составе организации и окладе каждого работника;
  • Структура предприятия – отделы, филиалы, другие подразделы;
  • Должности в соответствии со специальными классификаторами, причем, включая вакантные должности и места для инвалидов. Указанная в документе должность фиксируется в трудовой книжке при приеме на работу;
  • Объем единиц штата для каждой вакансии. В случае вакансии, предусматривающей работу по совместительству, в соответствующей строке фиксируется значение 0.5 или 0.75;
  • Оклад для каждой должности. При заполнении данной строки необходимо помнить о минимальной заработной плате. С помощью данного документа фиксируются доплаты – в процентном или денежном виде. Такие надбавки зачастую предоставляются за стаж, выслугу, тяжелые или опасные условия труда, престижность заведения.

Составляя расписания на одинаковые должности с разным уровнем оплаты труда, для каждой единицы прописывается профессия и квалификация, тарифная ставка.

Количество требуемых специалистов зависит от структуры предприятия, установленными ранее нормативами численности и обслуживания. При этом учитывается объем работы на предприятии.

Предлагаем пример структуры штатного расписания согласно форме № Т-3.

В шапке штатного расписания или на титульной странице указываются следующие данные:

  • Название организации – полное наименование предприятия, при наличии сокращенного варианта оно указывается в скобках сразу за полным;
  • Код по ОКПО – индификационный номер предприятия. Найти его можно воспользовавшись «Общероссийским классификатором предприятий и организаций». Подробнее о коде ОКПО читайте тут;
  • Номер документа – присваивается порядковый номер расписания;
  • Дата составления – указывается число, месяц и год, когда был составлен документ;
  • Утверждено. В данной строке также необходимы места для номера и даты приказа. Заполняются после утверждения расписания;
  • На период – в данной строке указывается дата вступления в действие расписание и срок его окончания;
  • Штат (единиц) – общее количество рабочих мест, отображенных в документе.

Основная часть документа представляет собой таблицу, в которой прописывается:

  • Наименование раздела – отделов, филиалов, представительств. Обычно сначала идут административные отделы, далее – отделы и цеха;
  • Код подразделения – номер в структуре организации. На небольших предприятиях может не заполняться;
  • Должность и квалификация работника. Для заполнения данного столбца можно использовать классификаторами профессий ОК 016-94, классификатором занятий ОК 010-93, другими классификационными справочниками;
  • Количество единиц рабочего штата;
  • Тарифная ставка, оклад;
  • Надбавки – устанавливаются как законодательством, так и самим работодателем. Фиксированная сумма или процент;
  • Всего – указывается сумма оклада со всеми надбавками. При этом если все выплаты указаны в рублях, то считается общая их сумма. В противном случае ставится прочерк, указываются примечания и перечисляются нормативные акты для надбавок;
  • Примечания – внесение дополнительной информации и пояснений.

На основе внесенных данных по окладу и надбавках, а также количеству штатных единиц просчитывается бюджет заработной платы организации. Данная сумма указывается на штатном расписании. Внизу под готовым расписанием необходимы подписи руководителей предприятия, отдела кадров и бухгалтерии. Печать на готовом документе не ставится.

Данная структура может быть использована при составлении штатного расписания любого предприятия.

Зачастую новое расписание составляется в начале года. Готовый документ утверждается руководителем с помощью приказа. После этого в строку «Утверждено» на готовом документе вносятся номер и дата приказа.

В связи с тем, что штатное расписание напрямую связано с оплатой труда, вводить новый вариант лучше всего в начале месяца.

Готовый документ издается в трех экземплярах. Один находится у руководителя предприятия, второй – в отделе кадров, третий – в бухгалтерии.

Руководители структурных подразделений получают извлечения из штатного расписания.

Сроки действия документа строго не нормированы. Зачастую расписание составляется на год, но в некоторых случаях оно может действовать несколько лет или же измениться через пару месяцев в связи с реорганизацией предприятия.

Как составить структуру и штатную численность

В некоторых ситуациях может возникнуть потребность во внесении изменений в действующий документ. Одними из наиболее распространенных причин становятся:

  • Появление новых должностей;
  • Корректировка оклада;
  • Изменения в списке вакантных должностей и должностей по совместительству;
  • Сокращения должностных единиц;
  • Переименование подразделов и должностей.

Изменить действующий документ можно двумя способами:

  1. Составить новое расписание;
  2. Издать указ о внесении изменений в уже готовом документе.

Об изменениях, которые предполагают ухудшение условий работы на предприятии – уменьшение размера заработной платы, увеличение рабочего времени и т.д., руководство обязано известить работников за 2 месяца до их вступления в силу.

Один из наиболее простых способов составления штатного расписания – применение для его составления разнообразных компьютерных программ. Одна из них – 1С. В данном видео-уроке представлена информация о том, как с помощью программы составить штатное расписание и правильно оформить его.

Штатное расписание – базовый документ, на основе которого осуществляется прием на работу, сокращение, а также рассчитывается итоговая заработная плата за месяц. За его составление отвечает любой уполномоченный руководством работник.

Прямого указания на обязательное утверждение структуры и штатной численности в законе не имеется, но о необходимости наличия штатного расписания среди локальных актов организации косвенно говорится в ст. 15 и 57 Трудового кодекса РФ.

Согласно указанным нормам принимаемый на работу сотрудник должен выполнять работы по должности в соответствии со штатным расписанием, а его трудовая функция обязательно прописывается в трудовом договоре.

Таким образом, предприятие должно ввести штатное расписание во избежание споров о том, какую конкретно должность занимает работник и что входит в его обязанности.

Образца документирования организационно-штатной структуры нет, но информация о структуре и штатной численности может быть отражена в унифицированной форме Т-3, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 (далее — форма Т-3).

Принципы формирования организационных структур на предприятии

Таким образом, для реализации функций, от которых зависят успешность и конкурентоспособность компании, важно наличие развитой и эффективной организационно-штатной структуры. Однако для ее формирования важно придерживаться следующих принципов:

  • обеспечение слаженной и бесперебойной работы всех отделов;
  • лояльность и способность маневрировать для молниеносной реакции в случае перестановок рыночной конъюнктуры;
  • приложение усилий для недопущения или нейтрализации социальных конфликтов;
  • минимализм в формировании численности административного и управленческого аппарата с целью сокращения расходов на его финансовое обеспечение и предотвращения наращивания хозяйственных издержек на предприятии;
  • гарантирование высоких результатов и выполнение плана по получению прибыли;
  • своевременное выполнение обязательств перед клиентами, поставщиками, кредиторами.

Широкое распространение получили многофункциональные и процессные модели управления, их модификации, которые используют с начала прошлого столетия. Такие модели управленческой структуры предприятия часто именуют бюрократическими. Эффективность действия иерархических систем объясняется следующими факторами:

  • субординацией, при которой работа всех нижестоящих подразделений контролируется и регулируется вышестоящими структурами;
  • соответствием способностей сотрудников занимаемой должности, т.е. определенной иерархической роли;
  • разделением трудовых обязанностей на дополнительные специализации;
  • формализацией деятельности или введением стандартов, благодаря которым гарантируется однозначный подход сотрудников к реализации возложенных задач;
  • массовостью и обезличенностью выполнения соответствующих функций работниками;
  • строгим отбором работников в соответствии с жесткими квалификационными условиями.

Код структурного подразделения в штатном расписании

Форма Т-3 имеет следующие поля:

  • номер и дата составления документа;
  • период, на который утверждается документ;
  • название и код структурного подразделения;
  • должность или профессия;
  • количество штатных единиц;
  • тарифная ставка / оклад и надбавки. 

Штатное расписание содержит графу «УТВЕРЖДЕНО», где указываются реквизиты приказа, утверждающего структуру и штатную численность организации. О том, как издать такой приказ, смотрите здесь: Как выглядит приказ об утверждении штатного расписания.

Что касается кодов структурного подразделения, то они могут быть присвоены предварительно либо этим же штатным расписанием. Как правило, коды указываются в порядке иерархии — от управления к подчиненным отделам.

При определении должности рекомендуется ориентироваться на Общероссийский классификатор занятий (ОКЗ) ОК 010-2014 (МСКЗ-08), утв. приказом Росстандарта от 12.12.2014 № 2020-ст. 

Структура и штатная численность утверждается локальным актом на определенный период и может продлеваться или изменяться.

Законом не установлена обязанность по принятию данного вида документа, но на практике он утверждается практически всегда, а в некоторых случаях запрашивается контролирующими органами.

Штатная структура как отражение стратегии предприятия

Кроме того, управление организационно-штатной структурой подразумевает учет интересов рабочего коллектива, базирующихся на принципах равносильного партнерства. Выбор грамотной модели руководства для предприятия любой сферы деятельности и формы собственности – один из фундаментальных критериев, определяющих будущее компании.

Направление и стратегия деятельности компании являются отправными точками для планирования организационной структуры. Правильно сформированное координационное устройство фирмы или некоммерческого учреждения должно отвечать следующим требованиям:

  • взаимодействовать с партнерами и клиентами на выгодных условиях;
  • рационально распределять среди персонала объем работы, касающийся решения текущих производственных задач.

Как правильно составить штатное расписание?

Работа каждого предприятия базируется на основании законодательных актов различного уровня подчинения. Большую роль в жизни любой организации играют локальные документы, приняты и изданы для самого предприятия.

К документам локального характера относится и штатное расписание. Ниже раскрыты особенности и особенности оформления этого важного документа.

Штатное расписание – нормативный акт локального характера. Базируется на основании Устава предприятия.

Для унификации Постановлением Службы Государственной статистики была утверждена форма Т-3.

Штатное расписание форма Т-3

На предприятиях используется для оформления штатной численности сотрудников, их состава и структуры.

Включает в себя:

  • Наименование отделов, присвоение им кода.
  • Название должностей, специальностей, профессий, разряда, класса квалификации.
  • Количество сотрудников, оклад, надбавки.

Штатное расписание призвано:

  • Сформировать организационную структуру предприятия.
  • Сформировать численность подразделений и штатных единиц.
  • Сформировать систему оплаты труда сотрудников.
  • Установить надбавки и их размер.
  • Облегчить подбор персонала на вакансии.

Нормативная база

Ссылки на необходимость штатного расписания имеются в следующих законодательных актах:

  • Трудовой кодекс. Ст. 15 и 57 содержат упоминания о штатном расписании. Это связано с тем, что обязанности, права и оплата труда работника исходят из штатного расписания.
  • Инструкция по заполнению трудовых книжек. Указано, что все записи заносятся в трудовую книжку на основании штатного расписания.

Трудовой кодекс РФ

Постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69

Нормативного акта, в котором указана обязанность по ведению штатного расписания, нет. Несмотря на подобную «дыру в законе», все контрольные службы запрашивают данный документ.

С его помощью проверяется и собирается информация о сотрудниках, вознаграждении о проделанной работе и т. д. Поэтому его отсутствие – это нарушение закона о труде и влечет за собой наложение штрафа.

Вывод: штатное расписание должно быть на каждом предприятии.

Права подписи в штатном расписании имеет руководитель предприятия, начальники отдела кадров и бухгалтерии. Это значит, что ответственность за составление, оформление, внесение изменений несут сотрудники данных служб.

Подпись ставится в конце документа. В случае если штатное расписание состоит из не одной страницы, подписи ставятся на последней странице в специальных строках для подписи.

При первичной разработке штатного расписания графа для подписей может вноситься на каждую страницу документа.

Нужно каждый год вносить изменения или нет решает каждый руководитель отдельно. Это плановый документ и желательно обновлять его ежегодно.

Ежегодное обновление позволит координировать количественный и качественный состав работников.

При необходимости введения или снятия должностей, упразднения или добавления отделов утверждать новый документ можно реже или чаще.

Внесение изменений возможно несколькими способами:

  • Изменение в целом. Ему присваивается новый регистрационный номер и ратифицируется приказом (распоряжением).
  • Выборочное изменение. Следует зарегистрировать в приказе или распоряжении. Данный способ возможен, если корректировки не существенны.

Внесенные изменения в штатное расписание влияют на уже работающий персонал, соответственно корректировки следует вносить в трудовые документы тех сотрудников, которых они касаются.

Это может быть изменение должности, отдела, дополнительные обязанности, изменение оплаты труда, перевод.

При изменении должности, условий труда сотрудник должен быть в письменной форме проинформирован за два месяца.

Таким образом, внесение изменений состоит из этапов:

  • Согласие сотрудника на внесение корректировок в расписание которые его касаются.
  • Написание и принятие приказа (распоряжения) о внесении корректировок.
  • Написание и принятие приложения к трудовому договору с работником, которого касаются изменения.
  • Запись полученных изменений в трудовую книжку.

Как составить структуру и штатную численность

При написании штатного расписания следует ссылаться организационную структуру предприятия.

Это связано с тем, что при составлении расписания необходимо указать подразделения, которые входят в состав предприятия. Далее заполняется стандартизированная форма.

Этапы внесения данных в стандартизированную форму:

  • Указать название предприятия согласно учредительным документам. При наличии сокращенного названия его также необходимо указать – в скобках или строкой ниже.
  • Указать код ОКПО.
  • Указать порядковый номер, согласно Журналу регистрации документооборота. При многократном внесении корректировок следует ввести отдельную нумерацию (например, с буквенным значением).
  • В специальную графу вносится дата составления документа. Может не всегда совпадать со временем вступления его в силу. В связи с этим в унифицированной форме есть графа, в которой указывается дата, с которой оно вступает в силу.
  • В графу «Штат в количестве … единиц» вносится число должностных единиц .
  • Заполняются графы.

Вносятся отделы, представительства, филиалы.

Данные вносятся сверху вниз.

В первой строке указывается руководство предприятия. Далее следуют финансовый отдел, бухгалтерия, кадры, отдел по экономическим вопросам.

После заполнения граф отделами первого уровня подчинения необходимо внести данные о производстве.

Указываются все цеха и участки. После этого уровня заносятся данные об обслуживающих подразделениях (склад, например).

С помощью данного раздела четко прослеживается иерархическая структура предприятия.

С целью облегчения заполнения данной графы следует воспользоваться отраслевыми классификаторами.

Любому структурному подразделению назначается определенный код в целях облегчения ведения документооборота.

Присвоение начинается с крупных к мелким. Например, департамент – 01, отделы в департаменте – 01.01, 01.02 и т. д., в отделе группа 01.01.01 и т. д.

Заполняется раздел на основе Классификатора профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов.

Для организаций, которые финансируются из федерального бюджета, использование классификатора является неотъемлемой частью процесса документооборота.

Вносятся данные в данную графу в соответствии с особенностями деятельности каждого предприятия.

Содержит данные о количестве рабочих единиц. Штатные единицы бюджетной организации утверждаются вышестоящими организациями.

На предприятии не бюджетных форм собственности штатные единицы определяются его потребностями и экономической целесообразностью. Если на предприятии есть штатные единицы работающие на 0,5 или 0,25 ставки, то при заполнении данного раздела указываются доли.

Свободные рабочие места вписываются в количестве вакантных единиц штата.

В данном разделе содержатся данные о заработной плате по должностям.

С помощью тарифной ставки осуществляется вознаграждение работников за выполненные обязанности согласно трудовому договору. Данный способ оплаты активно используется на государственных предприятиях и организациях. При тарификации окладов необходимо ссылаться на Единую тарифную сетку.

Оклад – фиксированное вознаграждение за выполнение обязанностей, которые непосредственно указаны в трудовом договоре.

Формирование оклада осуществляется за определенный промежуток времени (месяц, квартал, полугодие).

Установление оклада работников бюджетных организаций основывается на Единой тарифной сетке. Предприятия частных форм собственности исходят из финансовых возможностей, но не ниже минимального размера оплаты труда, куда не входят премии, надбавки, выплаты за особые условия труда и т. п.

Данные указываются в рублях.

Содержит данные о стимулирующих выплатах, компенсациях (премии, доплаты), установленные законодательством РФ («северные», за ученную степень) и введенных по усмотрению организации (связанные с условиями труда).

Для предприятий и организаций, которые финансируются из государственного бюджета, размер надбавок устанавливается Правительством РФ, для частных – руководством предприятия.

Надбавки устанавливаются в виде процента от оклада. Доплаты – фиксированная выплата.

Раздел 9 «Итого»

Суммируются графы 5 — 8. Указываются все расходы в течение месяца.

В графу вносятся изменения, уточнения по штатному расписанию.

Составляется штатное расписание при открытии нового предприятия, филиала, дочерней компании и т. д. и при внесении существенных изменений.

В связи с тем, что заработная плата выплачивается ежемесячно, наиболее корректно дату вступления в действие назначить на первое число месяца.

Утверждается штатное расписание на основании приказа или распоряжения за подписью руководителя предприятия или уполномоченного лица.

Также в штатном расписании в графу «Утверждено» следует внести соответствующие реквизиты. Далее данные заносятся в Журнал регистрации, после чего номер вносится в приказ. Далее после процедуры утверждения штатное расписание отправляется на хранение.

При введении штатной численности в штатном расписании могут присутствовать целые единицы и дробные.

Существует два варианта округления штатных единиц:

  • Округление осуществляется по каждому подразделению.
  • Округляются штатные единицы по нескольким подразделениям.

При этом:

  • Ставки менее 0,13=0, т. е. откидываются.
  • Ставки 0,13–0,37 приравниваются к 0,25 штатной должности.
  • Ставки 0,38-0,62 округляются до 0,5 ставки.
  • Штатные ставки 0,63-0,87 приравниваются к 0,75 ставки.
  • Свыше 0,87 — полная ставка.

Согласно законодательству индивидуальный предприниматель может нанять работников. С момента принятия работников он становится работодателем и должен вести штатное расписание. Исключение составляют случаи, когда подробно обязанности, форма деятельности работника расписаны в трудовом договоре.

Штатное расписание помогает избавиться от трудностей непредсказуемых ситуаций при работе со штатом.

При составлении штатного расписания для индивидуальных предпринимателей стоит придерживаться тех же принципов и правил, что и для крупных компаний.

Но как минимум стоит заполнить Графы 1-5.

Штатное расписание — неотъмлемая часть работы любой бюджетной организации. Составляется также согласно стандартизированной форме Т-3 согласно всем вышеперечисленным принципам и особенностям.

Однако для бюджетных учреждения в обязательном порядке является использование:

  • Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов.
  • Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих.
  • Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих (ЕТКС).

О заполнении формы для штатного расписания

Она универсальна и подходит для составления штатного расписания, структуры любой организации. Для оформления документа заполняются следующие поля:

  • регистрационный номер и дата оформления;
  • период, на протяжении которого документ будет считаться действительным;
  • полное название и шифр структурной единицы;
  • профессии и должности сотрудников;
  • общее число штатных единиц и ставок;
  • оклад, наличие или отсутствие надбавки.

Графа «Утверждено», имеющаяся в штатном расписании, содержит данные о приказе, позволяющем вступить документу в законную силу. Коды структурного отдела и каждой его единицы присваиваются здесь же или предварительно.

Указываются они в иерархической последовательности – от руководящего звена к подчиненным подразделениям. Определяя должность, желательно придерживаться положений ОКЗ – Общероссийского классификатора занятий.

Штатная организация предприятия утверждается на конкретный период, в случае необходимости она может быть продлена или изменена. Хотя нормативно-правовым актом обязанность составления этого документа не установлена, по факту его утверждают в 90 % случаев.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Юридическая помощь
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock detector