Что такое сличительная ведомость инвентаризации ТМЦ

Что такое инвентаризация товарно-материальных ценностей (ТМЦ)

Имущество бизнесмена приносит ему доход, поэтому каждый предприниматель хочет быть уверен в его целостности. Контроль за сохранностью бизнес-собственности осуществляется, в частности, с помощью периодических инвентаризаций.

Сущность процесса инвентаризации заключается в проверке наличия каждого конкретного объекта, который в бухгалтерии отражён как имущество фирмы, а также реального положения дел по части выполнения финансовых обязательств. Проще говоря, на предприятии проводятся контрольные мероприятия, по результатам которых становится видно, всё ли на месте и соответствует ли бумажный (бухгалтерский) перечень имущества фактическому.

Инвентаризация включает в себя несколько этапов:

  1. Подготовительные работы, к которым, в частности, относятся:
    • издание приказа руководителем о составе комиссии, о сроках и объектах проверки;
    • действия кладовщиков, которые обычно проверяют инвентарные карточки по всем ТМЦ (в бумажном виде или в компьютерной программе);
    • деятельность материально ответственных лиц (МОЛ), которые письменно подтверждают, что они передали в бухгалтерию всю документацию на приход и отпуск ТМЦ;
    • работа бухгалтеров, которые разносят по счетам учёта всю информацию по движению ТМЦ и выводят итоги по этим счетам (хорошо, что современные компьютерные управленческие системы все операции разноски совершают автоматически в момент ввода информации о приходе ТМЦ по документам поставщиков и по расходным накладным).
  2. Проведение натуральной и документальной проверки инвентаризуемых ТМЦ: все ценности пересчитывают, обмеряют, взвешивают и проводят их оценку с одновременным отражением в инвентаризационной описи.
  3. Пообъектное сравнение с бухгалтерским учётом и заполнение сличительной ведомости.
  4. Написание акта комиссии по итогам выполненной сверки.
  5. Изготовление протокола комиссии, содержащего заключение об итогах проведённой инвентаризации.

После окончания проверки обязательно проводится комплекс мероприятий, направленных на устраненение обнаруженных проблем.

Что такое сличительная ведомость инвентаризации ТМЦ

Так, бухгалтерия вводит в учётные регистры выявленные отличия реального количества ТМЦ фирмы от того, что было отражено в учёте ранее:

  • вносит проводки по взаимозачету активов, если была выявлена так называемая пересортица;
  • отражает приход излишков, относя их на доходы фирмы;
  • проводит учётные операции по результатам выявления недостач (например, взыскание с МОЛ или отнесение на убытки компании).

При обнаружении существенных отклонений фактического наличия ТМЦ от учётного наступает очередь руководства фирмы фиксировать выводы о качестве работы персонала всех уровней и о материальной ответственности сотрудников, которые в этом виновны (от взыскания недостачи из заработной платы до составления заявления в правоохранительные органы).

Какие существуют сличительные ведомости по инвентаризации ф. 0504092, ИНВ-18 или ИНВ-19?

Сличительную ведомость необходимо заполнять, если по окончании процедуры инвентаризации обнаружилось большее или меньшее число инвентаризируемых объектов.

Сличительная ведомость для коммерческих структур бывает 2 видов:

  • ведомость результатов инвентаризации основных средств и нематериальных активов (ИНВ-18);
  • ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей (ИНВ-19).

ВАЖНО! Компания вправе использовать самостоятельно разработанные бланки сличительных ведомостей с учетом требований оформления первичных документов согласно ст. 9 закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

В бюджетных учреждениях используется форма 0504092.

бланк ИНВ-18

О процедуре проведения инвентаризации читайте в материале «Как провести инвентаризацию перед годовой отчетностью».

Общие правила инвентаризации ТМЦ

Определение частоты и объёма инвентаризаций — право директора, который должен отразить это в специальном приказе. Но иногда инвентаризацию проводят по требованию законодательства.

Положение о бухгалтерском учёте и отчётности в РФ (утвер. Приказом Минфина РФ № 49 от 13.06.1995) устанавливает случаи, когда инвентаризацию должны проводить обязательно:

  • при передаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже, а также в случаях, предусмотренных законодательством при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
  • перед составлением годовой бухгалтерской отчётности (кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчётного года, а также инвентариазции основных средств (может проводиться 1 раз в 3 года) и библиотечных фондов (1 раз в 5 лет));
  • при смене материально ответственных лиц (на день приёмки-передачи дел);
  • при установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи ценностей;
  • в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
  • при ликвидации (реорганизации) организации перед составлением ликвидационного (разделительного) баланса активов фирмы.

В районах, расположенных на Крайнем Севере и приравненных к ним местностях, инвентаризация товаров, сырья и материалов может проводиться в период их наименьших остатков.

Виды инвентаризаций

Инвентаризационные процессы делятся на разные категории в зависимости от признаков их проведения:

  • обязательность;
  • периодичность;
  • широта охвата имущества;
  • тип активов, подлежащих проверке.

Образец заполнения ведомости расхождений по результатам инвентаризации ТМЦ

Что такое сличительная ведомость инвентаризации ТМЦ

Очевидно, что бухгалтерию XXI века трудно представить себе без компьютерных систем учёта. Каждая фирма сегодня использует информационную систему, ориентированную на комплекс учётных и управленческих операций, включая и инвентаризацию ТМЦ.

Крупные торговые склады организуют инвентаризацию с применением цифровых устройств для считывания информации с этикетки каждой упаковки. Для этого используют различные товарные сканеры, например, сканер штрих-кода Mindeo MD 2230AT. Разумеется, упаковка не должна быть повреждена.

Сличительная ведомость по результатам ревизии ТМЦ (форма ИНВ-19) также заполняется в 2 экземплярах. Его структура и правила заполнения аналогичны рассмотренному выше примеру. После оформления ведомости она визируется теми же лицами, что и предыдущая.

Как и любой первичный документ, сличительная ведомость должна иметь обязательные реквизиты. Это название формы, ее принадлежность к классификатору и конкретной организации. Кроме заполненной табличной части каждая страница обязательно заверяется ее оформителями и членами инвентаризационной комиссии.

  • Первый лист заверяется подписью материально-ответственного лица (двух человек, если в проверяемом периоде происходила смена работников).
  • На втором расписывается бухгалтер организации, ответственный за ведение материального учета.
  • Третья страница предназначается для оформления выводов группы проверяющих с их росписями.

В конце инвентаризации ИНВ-19 представляется на рассмотрение руководителю или заместителю по направлению.

Приказ директора о назначении инвентаризации

Единственное законное основание для инвентаризаций любого вида — приказ директора, содержащий необходимые данные. Для его создания рекомендовано использовать форму ИНВ-22, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 18 августа 1998 г. № 88.

Для того чтобы правильно оформить бланк ИНВ-22, следует:

  1. В шапке бланка заполнить реквизиты фирмы: основное наименование, а также название подразделения (если инвентаризация проводится не по всей организации), код по ОКПО (все эти данные заносятся в приказ по учредительным документам фирмы).
  2. В заголовке поставить номер (по реестру регистрации приказов) и дату издания.
  3. В строке «Для проведения инвентаризации» вписать то подразделение, где будет проходить инвентаризация (например, название конкретного магазина).
  4. В списке членов комиссии отразить должности и Ф. И. О. (названия должностей можно сокращать, а Ф. И. О. указывать в виде фамилии и инициалов).
  5. В строке «Инвентаризации подлежит» указать тип имущества, по которому будет проходить инвентаризация (например, «товарно-материальные ценности»).
  6. Назначить точные даты, когда процесс должен быть начат и закончен (у проверяемых МОЛ должен быть некоторый промежуток для подготовки документации к проверке, а у комиссии достаточно времени для самого процесса инвентаризации, учитывая объём работы).
  7. Указать причину проведения инвентаризации (подготовка к годовому отчёту, смена МОЛ и т. п.).
  8. Определить точную дату, до которой комиссия обязана сдать в бухгалтерию документы, составленные при инвентаризации.
  9. Подписать приказ (это делает директор фирмы или лицо, которое уполномочено его приказом (доверенностью) подписывать подобные распоряжения).

Подготовка и сбор инвентаризационной комиссии

Бланк сличительной ведомости для бюджетных учреждений по форме 0504092

Директор определяет состав комиссии и количество участвующих в её работе лиц (три или более человека). Эти сотрудники не должны относиться к категории материально ответственных. Требования к комплектованию комиссии подробно определяются Приказом Министерства финансов № 49 от 08.11.2010. Комиссия должна работать именно в полном составе, определённом в приказе директора, иначе итоги её работы можно будет признать недействительными.

В комиссии можно включать заместителей директора, бухгалтеров, менеджеров, инженеров, сотрудников из подразделения внутреннего аудита. Могут быть приглашены специалисты из независимых аудиторских компаний.

Как провести инвентаризацию

При подготовке к назначенной плановой инвентаризации обычно проверяют имеющиеся ТМЦ и порядок их расположения в местах хранения.

Следует заранее скомпоновать всю документацию, в которой зафиксировано движение ТМЦ:

  • приход (например, приходные накладные),
  • расход ТМЦ при отпуске на производство или на реализацию,
  • списание по различным причинам (например, в брак).

На момент проведения инвентаризации руководство должно обеспечить следующие условия:

  • присутствие на проверяемых территориях минимума клиентов и иных посторонних лиц;
  • наличие достаточного количества правильно проинструктированного персонала для оказания технической помощи на момент работы комиссии.

В период с начала до окончания инвентаризации запрещено корректировать базу данных, отражающую наличие ТМЦ предприятия.

При подготовке к инвентаризации следует учитывать территориальное расположение подлежащих проверке ТМЦ. Это относится как к крупным объектам основных средств, так и к оборотным средствам или товарам для торгового предприятия, расположенным на различных складских территориях. Для мелких фирм (ателье, столовой, небольшого магазина), где нет складов, имеющих статус структурного подразделения с отдельным МОЛ, инвентаризацию ТМЦ проводят одновременно по всему предприятию.

Комиссия исследует и фиксирует в описи фактическое наличие товарно-материальных ценностей и цены их оприходования, проверяет целостность упаковок, этикетки товаров. При работе комиссии всегда присутствует конкретное МОЛ.

Основной этап инвентаризации — это составление инвентаризационной описи. Рекомендуется использовать стандартную форму ИНВ-3.

Такой документ заполняют в процессе перерасчёта, взвешивания, перемеривания ценностей. Все эти операции производят отдельно по каждому месту хранения запасов. Должно быть заполнено два экземпляра описи — один для МОЛ, а второй положено хранить в бухгалтерии фирмы не менее 5 лет.

Итоги

Результаты проведённой инвентаризации должны быть рассмотрены комиссией не позднее 10 дней после формирования и оформления сличительных ведомостей.

Руководство фирмы делает выводы по сохранности имущества, уровню организации его хранения. Они отражаются в протоколе, а при наличии недостачи по конкретному МОЛ руководитель выносит решение.

Также руководитель предприятия может сделать выводы о качестве учётной работы персонала как на уровне складского учёта, так и в бухгалтерском подразделении.

Идеальным вариантом для итогов проверки наличия ТМЦ можно считать случай, когда ТМЦ, отражённые в инвентаризационных ведомостях, полностью соответствуют данным бухгалтерского учёта по этим же ТМЦ (по количеству и по цене). Но обычно отклонения всё же выявляются.

Образец заполнения сличительной ведомости по форме ИНВ-18

По итогам инвентаризации могут быть обнаружены излишки, т. е. количество имущества по инвентаризационной ведомости превышает количество такого же вида имущества по данным учёта. Такие ТМЦ признаются доходом фирмы. Обнаруженное излишнее имущество следует оприходовать по акту с указанием конкретного места хранения и конкретного МОЛ. Цена ТМЦ устанавливается, как правило, по аналогичным ценностям, имеющимся на предприятии, или по прайсам поставщиков.

Выявленные при инвентаризации недостачи для компании считаются расходом. Здесь вступают в действие правила учёта недостачи ТМЦ, предусмотренные законодательством.

Недостача, при которой размер ТМЦ находится в рамках норм естественной убыли, относится на расходы предприятия. Недостача имущества, превышающая этот показатель, должна взыскиваться с виновных лиц. Цена устанавливается в соответствии с рыночной. Такой сотрудник должен также быть немедленно отстранён от распоряжения материальными ценностями, и ТМЦ по акту передаются другому человеку, назначенному на эту должность.

При расчёте суммы взыскания производится также расчёт суммы НДС по недостающим материалам, который был возмещён из бюджета при оприходовании таких ТМЦ. Данная сумма подлежит восстановлению и должна быть присоединена к текущей задолженности фирмы по НДС, отражённой по кредиту балансового счёта 68.

Если виновных установить не удалось или судом было отказано во взыскании с виновного лица, недостачу относят на убытки фирмы. Но такого, как правило, не происходит. В этом и смысл регулярного проведения инвентаризации ТМЦ.

Наличие небольших отклонений нельзя считать существенным недостатком в работе с ТМЦ. При выявлении излишков или недостач следует обратить внимание на их объём и постараться найти границу между незначительной неаккуратностью и умышленными злоупотреблениями.

Инвентаризация — непростая процедура в деятельности любой организации. Важно не только провести ее правильно, но и ответственно подойти к документальному оформлению результатов, в т. ч. сличительных ведомостей, в которых фиксируются выявленные при инвентаризации отклонения в наличии имущества.

Сравнение результатов инвентаризации с данными учёта

После окончания пересчёта, обмера, взвешивания и оценки всех ТМЦ и оформления инвентаризационных ведомостей начинается следующий этап — сверка наличия ТМЦ фирмы с показателями учёта. Происходит выявление обнаруженных недостач или излишков ТМЦ на основании записей, занесённых в процессе инвентаризации.

На этом этапе комиссия приступает к формированию сличительной ведомости (рекомендуемая форма ИНВ-19). Она всегда изготовляется в двух экземплярах: для МОЛ и для хранения в бухгалтерии. Такой ведомости обязательно присваивается порядковый номер. По имуществу, которое находится на территории фирмы, но не принадлежит предприятию (например, взято на ответственное хранение), составляют также два экземпляра.

В большинстве современных фирм, где используются программные комплексы для ведения учёта, распечатка заготовки для сличительных ведомостей производится автоматически.

Заполняется документ в таком порядке:

  1. Первый лист сличительной ведомости состоит практически из той же информации, что и первый лист инвентаризационной описи. Отличия состоят в том, что здесь проставляются индивидуальный номер и дата заполнения уже именно сличительной ведомости.
    ИНВ-19, стр. 1
    На первой странице сличительной ведомости указывают основные данные
  2. Главная информация сличительной ведомости размещается на второй странице. Здесь отражают ТМЦ, по которым выявлено несовпадение с учётными данными, отмечают тип несовпадения. Единицы измерения ТМЦ должны быть указаны в принятых обозначениях (шт, г, ед) и с указанием кода ОКЕИ.
    ИНВ-19, стр. 2
    Страница 2 сличительной ведомости содержит перечень ТМЦ
  3. Если необходимо провести зачёт излишков (в случае выявления пересортицы), указываются порядковые номера позиций, по которым они есть, и дата оприходования (графы 24–26 ведомости).

    ИНВ-19, стр. 3
    Страница 3 сличительной ведомости содержит перечень ТМЦ
  4. Пустые строки прочеркиваются.

Сличительная ведомость после заполнения должна визироваться сотрудником бухгалтерии и МОЛ по имуществу, отражённому в этой ведомости.

Для инвентаризации денежных средств в кассе фирмы рекомендуется использовать форму ИНВ-15, а для ценных бумаг — форму ИНВ-16.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Юридическая помощь
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock detector